Termine, Arbeitszeiten und Ferien im Griff

Mit der Cloud-basierten, kalender- und zeitorientierten Software Multical betreibt der Münchensteiner Anbieter Computerworks eine SaaS-Plattform, die drei Funktionsbereiche modular unter einem Dach vereint: Einen Teamkalender und Ressourcenplaner, eine Zeiterfassung für die Mitarbeitenden sowie eine Ferienverwaltung. Die drei Module lassen sich gemeinsam oder einzeln einsetzen, was sich auch im Preismodell widerspiegelt. Bis zu vier Nutzer kommen kostenlos in den Genuss des kompletten Funktionsumfangs. Für KMU mit mehr Mitarbeitenden hält Multical eine modulbasierte, an der Gesamtzahl User ausgerichtete Preisstruktur bereit: Pro Modul schlägt ein User mit monatlichen Kosten zwischen 60 Rappen (100 bis 250 User) und einem Franken (bis 10 User) zu Buche. Wer zwei oder alle drei Module bestellt, erhält einen Rabatt von 10 beziehungsweise 20 Prozent. Da die Funktionen der drei Module eng miteinander verzahnt sind, bringt Multical am meisten, wenn alle drei Module zum Einsatz kommen.

Als Erstes werden bei der Einrichtung von Multical die grundlegenden Firmendaten erfasst. Dies erfolgt nach der Anmeldung mit dem Firmennamen und dem Hauptnutzer samt Passwort sowie einer Verifizierung per E-Mail in drei Schritten: Erfassung von Standort und Arbeitszeiten inklusive Normalarbeitsstunden pro Woche und Anzahl Ferientage bei 100 Prozent, Erfassung der Abteilungen und Erfassung der Mitarbeitenden. Im ersten Schritt kann man optional ein Bild hinzufügen, etwa das Firmenlogo, das dann anstelle des Multical-Schriftzugs links oben im Browserfenster erscheint.

Es empfiehlt sich, sich die verschiedenen Abteilungen des Unternehmens gleich im zweiten Schritt vorzunehmen. So stehen die Abteilungen bei der Mitarbeitererfassung bereits zur Verfügung, und jeder Mitarbeiter kann von Anfang an einer oder mehreren Abteilungen zugeordnet werden. Bei der Definition der Abteilungen lässt sich für jede Abteilung ­bestimmen, wie viele Mitarbeiter gleichzeitig anwesend sein müssen und wie viele gleichzeitig fehlen dürfen – dies schlägt sich dann in der Ferienverwaltung nieder, die so auf Unterbesetzungen hinweisen kann.

Beim Eintragen der Mitarbeiter gibt man Name und E-Mail-Adresse, Sprache (mit Auswahl zwischen Deutsch, Englisch und Französisch), Rolle sowie die Abteilung ein, in der der Mitarbeiter tätig ist. Zusätzlich kann ein Bild eingefügt werden. Darüber hinaus lässt sich bestimmen, für welche Abteilungen der Mitarbeiter verantwortlich ist und welche er beobachten kann. Der Beobachterstatus erlaubt es, dass zum Beispiel Mitarbeiter am Empfang sehen können, wer in den Abteilungen anwesend, in den Ferien oder krank ist.