10 Antworten zum Telefonieren mit Teams
10 Antworten zum Telefonieren mit Teams
1. Mai 2021 -
Im Zuge der Pandemie hat die digitale Kollaboration enorm an Bedeutung gewonnen – gerade via Microsoft Teams. Häufig noch nicht integriert ist jedoch die Telefonie, obwohl dies meist möglich wäre. Die wichtigsten Fragen hierzu beantworten wir an dieser Stelle.
Artikel erschienen in IT Magazine 2021/05
Der Autor: Patrick Gmür, Partner Channel Manager und Teams-Telefonie-Experte, Sipcall by Backbone Solutions. (Quelle: Backbone Solutions)
In den Jahren 2017 bis 2019 war die Schweiz im ISDN-auf-VoIP-Umstellungsfieber. Und schon kurz nach dieser Umstellungswelle müssen sich die Unternehmen seit dem letzten Jahr – angefeuert durch die Pandemie – erneut mit der Frage beschäftigen, ob die aktuelle Telefonie-Lösung noch die Richtige ist. Denn: Die Coronasituation hat das Thema digitale Kollaboration ganz klar in den Fokus gerückt. Die Unternehmen überlegen sich heute, wie man die Kollaboration und die Kommunikation unter einen Hut bringt – Stichwort Unified Communications und Collaboration (UCC). In diesem Bereich übernimmt Microsoft Teams die klare Vorreiterrolle.
Microsoft erweitert Teams ständig und hat kürzlich angekündigt, eine enge Partnerschaft mit SAP einzugehen. Da viele Unternehmen SAP als ERP-System einsetzen, kann durch diese Partnerschaft eine Toolverkleinerung stattfinden. Skype for Business Online wird Ende Juli 2021 abgeschaltet. Auch aufgrund dieser Tatsache wird die Umstellung zu Microsoft Teams zusätzlich beschleunigt.
Viele Unternehmen setzen heute einerseits für die Kollaboration Microsoft Teams ein, verwenden aber parallel eine separate Telefonanlage (PBX) für die gesamte externe Kommunikation übers PSTN (Fest- und Mobilnetz). Dies bedeutet, dass für die interne und die externe Kommunikation jeweils ein Anwendungswechsel stattfindet. Aus Effizienz-Sicht ist dies suboptimal, zumal meistens auch zwei Kundendatenbanken gepflegt werden müssen. Durch die Telefonie-Integration in Microsoft Teams kann auch hier wieder eine Toolverkleinerung und Effizienzsteigerung erreicht werden. Aufgrund dieser Überlegungen und der Tatsache, dass immer noch zahlreiche Unternehmen ältere Telefonanlagen im Einsatz haben, ist die Umstellung zur Teams-Telefonie momentan das Thema Nummer eins.
Dabei gilt zu berücksichtigen, dass einige Telefonie-Szenarien (noch) nicht direkt via Microsoft-Teams-Telefonie realisiert werden können. Nachfolgend sollen nun die wichtigsten Fragen rund um das Thema Telefonie im Zusammenhang mit Microsoft Teams beantwortet und aufgezeigt werden, in welchen Fällen weiterhin eine virtuelle Telefonanlage (vPBX) benötigt wird.
Microsoft erweitert Teams ständig und hat kürzlich angekündigt, eine enge Partnerschaft mit SAP einzugehen. Da viele Unternehmen SAP als ERP-System einsetzen, kann durch diese Partnerschaft eine Toolverkleinerung stattfinden. Skype for Business Online wird Ende Juli 2021 abgeschaltet. Auch aufgrund dieser Tatsache wird die Umstellung zu Microsoft Teams zusätzlich beschleunigt.
Viele Unternehmen setzen heute einerseits für die Kollaboration Microsoft Teams ein, verwenden aber parallel eine separate Telefonanlage (PBX) für die gesamte externe Kommunikation übers PSTN (Fest- und Mobilnetz). Dies bedeutet, dass für die interne und die externe Kommunikation jeweils ein Anwendungswechsel stattfindet. Aus Effizienz-Sicht ist dies suboptimal, zumal meistens auch zwei Kundendatenbanken gepflegt werden müssen. Durch die Telefonie-Integration in Microsoft Teams kann auch hier wieder eine Toolverkleinerung und Effizienzsteigerung erreicht werden. Aufgrund dieser Überlegungen und der Tatsache, dass immer noch zahlreiche Unternehmen ältere Telefonanlagen im Einsatz haben, ist die Umstellung zur Teams-Telefonie momentan das Thema Nummer eins.
Dabei gilt zu berücksichtigen, dass einige Telefonie-Szenarien (noch) nicht direkt via Microsoft-Teams-Telefonie realisiert werden können. Nachfolgend sollen nun die wichtigsten Fragen rund um das Thema Telefonie im Zusammenhang mit Microsoft Teams beantwortet und aufgezeigt werden, in welchen Fällen weiterhin eine virtuelle Telefonanlage (vPBX) benötigt wird.
Frage 1: Kann Microsoft Teams meine Telefonanlage ersetzen?
Diese Frage ist von den Anforderungen an die Telefonie-Lösung abhängig. Microsoft stellt monatlich neue Funktionen live, unter anderem betrifft dies auch die Teams-Telefonie. Zahlreiche Anforderungen können bereits Out of the Box durch Microsoft Teams abgedeckt werden. Dazu zählen beispielsweise Ringrufe, ein IVR (Interactive Voice Response, sprich ein Sprachdialogsystem) mit Öffnungszeiten und Feiertagsschaltungen, Weiterleitungen mit und ohne Rückfrage und so weiter. Es gilt aber unbedingt zu beachten, dass Microsoft Teams in erster Linie ein Zusammenarbeits-Tool ist, wo es um Filesharing, Chats, Meetings, Projektarbeit oder gleichzeitiges Arbeiten an einem Dokument geht. Die externe Telefonie bietet hierfür die perfekte Ergänzung. Wenn man vorhat, Microsoft Teams nur als Telefonanlage zu nutzen, wäre dies eher der falsche Ansatz.
Frage 2: Calling Plans vs. Direct Routing – was ist besser?
Seit dem 1. Oktober 2020 existiert auch in der Schweiz die Möglichkeit, mittels Anrufplänen (Calling Plans) direkt über Microsoft zu telefonieren. Man bestellt also Rufnummern direkt bei Microsoft oder portiert sie in den Teams-Tenant. Vorteilhaft ist die Tatsache, dass man nur noch eine Rechnung erhält und man mit wenigen Klicks bereits extern telefonieren kann. Die Anrufpläne sind jedoch ziemlich kostenintensiv. Gerade Unternehmen, welche zwar zahlreiche Rufnummern haben, aber nur wenige Teams-User, müssen tief in die Tasche greifen. Bei Microsoft existiert folgende Formel: Die Anzahl Calling-Plans-Lizenzen multipliziert mit 1,1 addiert mit 10 ergibt die Anzahl maximal möglicher Rufnummern, welche sich im Teams-Tenant befinden dürfen. Bei einem 100er-Block beispielsweise werden also mindestens 82 Calling-Plans-Lizenzen benötigt.
Alternativ besteht die Möglichkeit, den bestehenden Provider via Direct Routing an Microsoft Teams anzubinden. Dadurch profitiert man von attraktiven Gesprächskonditionen. Für DECT-Telefone, SIP-Apparate, Türöffner oder für Lifttelefone existiert von Microsoft noch keine Anbindungsmöglichkeit, wobei man hierfür jedoch auf eine vPBX zurückgreifen kann. Bei einigen Providern ist die vPBX bereits inkludiert und verursacht somit keine zusätzlichen Kosten. Ebenfalls schätzen es viele Unternehmen, dass sie für den Telefonie-Teil auf den kompetenten Support des Providers zurückgreifen können.
Diese Frage ist von den Anforderungen an die Telefonie-Lösung abhängig. Microsoft stellt monatlich neue Funktionen live, unter anderem betrifft dies auch die Teams-Telefonie. Zahlreiche Anforderungen können bereits Out of the Box durch Microsoft Teams abgedeckt werden. Dazu zählen beispielsweise Ringrufe, ein IVR (Interactive Voice Response, sprich ein Sprachdialogsystem) mit Öffnungszeiten und Feiertagsschaltungen, Weiterleitungen mit und ohne Rückfrage und so weiter. Es gilt aber unbedingt zu beachten, dass Microsoft Teams in erster Linie ein Zusammenarbeits-Tool ist, wo es um Filesharing, Chats, Meetings, Projektarbeit oder gleichzeitiges Arbeiten an einem Dokument geht. Die externe Telefonie bietet hierfür die perfekte Ergänzung. Wenn man vorhat, Microsoft Teams nur als Telefonanlage zu nutzen, wäre dies eher der falsche Ansatz.
Frage 2: Calling Plans vs. Direct Routing – was ist besser?
Seit dem 1. Oktober 2020 existiert auch in der Schweiz die Möglichkeit, mittels Anrufplänen (Calling Plans) direkt über Microsoft zu telefonieren. Man bestellt also Rufnummern direkt bei Microsoft oder portiert sie in den Teams-Tenant. Vorteilhaft ist die Tatsache, dass man nur noch eine Rechnung erhält und man mit wenigen Klicks bereits extern telefonieren kann. Die Anrufpläne sind jedoch ziemlich kostenintensiv. Gerade Unternehmen, welche zwar zahlreiche Rufnummern haben, aber nur wenige Teams-User, müssen tief in die Tasche greifen. Bei Microsoft existiert folgende Formel: Die Anzahl Calling-Plans-Lizenzen multipliziert mit 1,1 addiert mit 10 ergibt die Anzahl maximal möglicher Rufnummern, welche sich im Teams-Tenant befinden dürfen. Bei einem 100er-Block beispielsweise werden also mindestens 82 Calling-Plans-Lizenzen benötigt.
Alternativ besteht die Möglichkeit, den bestehenden Provider via Direct Routing an Microsoft Teams anzubinden. Dadurch profitiert man von attraktiven Gesprächskonditionen. Für DECT-Telefone, SIP-Apparate, Türöffner oder für Lifttelefone existiert von Microsoft noch keine Anbindungsmöglichkeit, wobei man hierfür jedoch auf eine vPBX zurückgreifen kann. Bei einigen Providern ist die vPBX bereits inkludiert und verursacht somit keine zusätzlichen Kosten. Ebenfalls schätzen es viele Unternehmen, dass sie für den Telefonie-Teil auf den kompetenten Support des Providers zurückgreifen können.