Die Vorteile einer digitalisierten KMU-Buchhaltung

Die Vorteile einer digitalisierten KMU-Buchhaltung

1. Mai 2021 - Die Vorteile beim Einsatz einer durchgehend digitalen Buchhaltung überwiegen, auch für kleinere KMU und insbesondere in der digitalen Zusammenarbeit mit dem Treuhänder.
Artikel erschienen in IT Magazine 2021/05
Mögliche Gründe, dass Schweizer KMU bisher etwas langsamer bei der Einführung und Anwendung des digitalen Finanz- und Rechnungswesens waren, liegen nicht zuletzt im Schweizer Föderalismus, welcher sich beim Thema Buchhaltung durch die unterschiedlichen Normen bei den Daten- und Datenaustauschsystemen zeigt. So gibt es keine einheitlichen Normierungen der Buchhaltung respektive der Buchhaltungsdatenstruktur für KMU. Der Schweizer Kontenrahmen KMU ist eine Empfehlung, nicht aber Zwang; ansonsten gilt Art. 957A OR («Pflicht zur Buchführung») und nach neuem Rechnungslegungsrecht Art. 959 eine Mindestgliederung von Bilanz- und Erfolgsrechnung – wobei für Personengesellschaften bis 500'000 Franken Jahresumsatz nur eine eingeschränkte Buchführungspflicht verlangt wird, was man gemeinhin als «Milchbüechli» bezeichnet. Hinzu kommt, dass Standards im Zahlungsverkehr mit Banken (QR-IBAN, EBICS) in der Schweiz verhältnismässig spät eingeführt wurden, und dass sich sowohl bei Personenversicherungsgesellschaften als auch bei den Behörden zahlreiche verschiedene Online-Lösungen finden.

Gleichzeitig wird vom Unternehmer die Erledigung der Buchhaltung oft noch als kostenpflichtige Vergangenheitsbewältigung für die Erfüllung der Auflagen der Regulatoren (Steuerbehörden, Ausgleichskasse, Mehrwertsteuer, Revisoren), für die Generalversammlung (Aktionäre) und für das Dossier der Hausbank angesehen. Das ist zum Teil verständlich, denn am Erstellungszeitpunkt des Zwischen- oder Jahresabschlusses durch den Treuhänder auf herkömmliche, sprich kaum digitalisierte Art ist die Geschäftsperiode schon gelaufen.

Dabei geht leider unter, welche Wichtigkeit und welchen Nutzen aktuelle und jederzeit verfügbare Kennzahlen für die operative und taktische Führung eines KMU haben können. Zusätzlich ist der Vorteil einer schnellen Auskunftsbereitschaft durch einfachen Zugriff auf die elektronisch geführten Buchhaltungsunterlagen nicht zu unterschätzen – wer hat nicht auch schon Belege und Dokumente mühsam im Stapel, in Ordnern und im Archiv gesucht?

Freiwerdende Ressourcen dank digitaler Buchhaltung

Dank dem Einsatz einer modernen, digitalen Buchhaltung nehmen repetitive Arbeiten sowohl beim KMU und auch beim Treuhänder ab. Dies zu Gunsten freiwerdender Ressourcen für wertschöpfende Arbeiten beim Unternehmer und in seiner Administration. Und der Treuhänder hat mehr Zeit, dem Unternehmer als wertvolle Navigationshilfe und Sparringpartner zur Seite zu stehen.

Software-Anbieter, Ämter, Banken und Versicherer sind inzwischen auch hierzulande schon weitgehend bereit für die digitale Zusammenarbeit, sowohl für den Geschäftsverkehr als auch für Privatkunden. Steuererklärungen können elektronisch übermittelt werden, AHV- und Versicherungsmeldungen sind online erledigbar. Zustellungen in Papierform von Banken, Ämtern und Wirtschaftsteilnehmern werden zusehends mit Gebühren belastet. Nebst der Vermeidung der Papierflut und dem damit verbundenen positivem Umwelteinfluss senkt die elektronische Übermittlung, Verarbeitung und Aufbewahrung von Belegen dank digitalen Lösungen auch die Kosten. Der Einführung einer digitalen Buchhaltung, welche sich dynamisch an die Unternehmensentwicklung anpasst, steht deshalb objektiv auch für Schweizer KMU nichts mehr im Wege. Auch die Treuhänder haben inzwischen die Digitalisierung ihrer Prozesse in Angriff genommen oder planen zumindest, dies nächstens umzusetzen.

Nicht unterschätzen darf man aber, dass für das kleinere KMU, welches die Buchhaltung inhouse selbst führt – oftmals durch den Ehepartner, Familienangehörige oder langjährige Mitarbeitende –, dies ja subjektiv eine vermeintlich günstige Lösung ist. Im Weiteren ist auch der Respekt vor Veränderungen und eine diffuse Angst vor unerwünschtem und nicht feststellbarem internem und externen digitalem Zugriff auf Zahlen und elektronische Dokumente vorhanden.

Wichtig für das Gelingen eines Digitalisierungsprojektes, auch wenn dieses Projekt «nur» die Buchhaltung betrifft, ist es, die zuständigen Mitarbeiter des KMU und den Unternehmer frühzeitig abzuholen und mit ins Digitalisierungsboot zu nehmen. Hier können auf KMU-Digitalisierung spezialisierte Anlaufstellen und der digital affine Treuhänder als Vertrauensperson, durch Analyse der wirklichen Bedürfnisse und Nutzenvorteile des KMU, im Gespräch mit dem Unternehmer auch die Vorbehalte und Ängste reduzieren und durch das Zurverfügungstellen von auf das KMU abgestimmten Best Practices rund um digitale Buchhaltung – was auch im Monatsabo as a Service möglich ist – positiv unterstützen. Denn die Vorteile einer digitalen Buchhaltung sind mannigfaltig:

- Führungskennzahlen, Zahlen und Belege aktuell, jederzeit und von jedem Ort aus verfügbar
- einfaches Auffinden von Informationen, Belegen, Geschäftsdokumenten
- Automatisierung von repetitiven Arbeiten (Belegverarbeitung, Buchungen)
- einfache Online-Zusammenarbeit mit dem Treuhänder
- Auslagen/Spesen-Belege direkt als Scan vom Smartphone in die Buchhaltung
- Vereinfachung Zahlungsverkehr mit der Bank, automatischer Abgleich Bankkonto/Buchhaltung
- gesetzliche Aufbewahrung der Geschäftsbücher elektronisch (gem. GeBüV, 10 Jahre)
- erhöhte Datensicherheit und Datenschutzunterstützung in der Cloud
- Einsparung Betriebskosten (Miete Raum/Archiv, IT/Geräte, Material/Porto/Papier)
- Einsparung Personalkosten (freiwerdende Ressourcen für wertschöpfende Tätigkeiten)
- Entlastung des Unternehmers, auch für etwas mehr Familien- und Freizeit
 
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