Die Vorteile einer digitalisierten KMU-Buchhaltung

Die Vorteile beim Einsatz einer durchgehend digitalen Buchhaltung überwiegen, auch für kleinere KMU und insbesondere in der digitalen Zusammenarbeit mit dem Treuhänder.

Artikel erschienen in Swiss IT Magazine 2021/05

     

Mögliche Gründe, dass Schweizer KMU bisher etwas langsamer bei der Einführung und Anwendung des digitalen Finanz- und Rechnungswesens waren, liegen nicht zuletzt im Schweizer Föderalismus, welcher sich beim Thema Buchhaltung durch die unterschiedlichen Normen bei den Daten- und Datenaustauschsystemen zeigt. So gibt es keine einheitlichen Normierungen der Buchhaltung respektive der Buchhaltungsdatenstruktur für KMU. Der Schweizer Kontenrahmen KMU ist eine Empfehlung, nicht aber Zwang; ansonsten gilt Art. 957A OR («Pflicht zur Buchführung») und nach neuem Rechnungslegungsrecht Art. 959 eine Mindestgliederung von Bilanz- und Erfolgsrechnung – wobei für Personengesellschaften bis 500'000 Franken Jahresumsatz nur eine eingeschränkte Buchführungspflicht verlangt wird, was man gemeinhin als «Milchbüechli» bezeichnet. Hinzu kommt, dass Standards im Zahlungsverkehr mit Banken (QR-IBAN, EBICS) in der Schweiz verhältnismässig spät eingeführt wurden, und dass sich sowohl bei Personenversicherungsgesellschaften als auch bei den Behörden zahlreiche verschiedene Online-Lösungen finden.

Gleichzeitig wird vom Unternehmer die Erledigung der Buchhaltung oft noch als kostenpflichtige Vergangenheitsbewältigung für die Erfüllung der Auflagen der Regulatoren (Steuerbehörden, Ausgleichskasse, Mehrwertsteuer, Revisoren), für die Generalversammlung (Aktionäre) und für das Dossier der Hausbank angesehen. Das ist zum Teil verständlich, denn am Erstellungszeitpunkt des Zwischen- oder Jahresabschlusses durch den Treuhänder auf herkömmliche, sprich kaum digitalisierte Art ist die Geschäftsperiode schon gelaufen.


Dabei geht leider unter, welche Wichtigkeit und welchen Nutzen aktuelle und jederzeit verfügbare Kennzahlen für die operative und taktische Führung eines KMU haben können. Zusätzlich ist der Vorteil einer schnellen Auskunftsbereitschaft durch einfachen Zugriff auf die elektronisch geführten Buchhaltungsunterlagen nicht zu unterschätzen – wer hat nicht auch schon Belege und Dokumente mühsam im Stapel, in Ordnern und im Archiv gesucht?

Freiwerdende Ressourcen dank digitaler Buchhaltung

Dank dem Einsatz einer modernen, digitalen Buchhaltung nehmen repetitive Arbeiten sowohl beim KMU und auch beim Treuhänder ab. Dies zu Gunsten freiwerdender Ressourcen für wertschöpfende Arbeiten beim Unternehmer und in seiner Administration. Und der Treuhänder hat mehr Zeit, dem Unternehmer als wertvolle Navigationshilfe und Sparringpartner zur Seite zu stehen.

Software-Anbieter, Ämter, Banken und Versicherer sind inzwischen auch hierzulande schon weitgehend bereit für die digitale Zusammenarbeit, sowohl für den Geschäftsverkehr als auch für Privatkunden. Steuererklärungen können elektronisch übermittelt werden, AHV- und Versicherungsmeldungen sind online erledigbar. Zustellungen in Papierform von Banken, Ämtern und Wirtschaftsteilnehmern werden zusehends mit Gebühren belastet. Nebst der Vermeidung der Papierflut und dem damit verbundenen positivem Umwelteinfluss senkt die elektronische Übermittlung, Verarbeitung und Aufbewahrung von Belegen dank digitalen Lösungen auch die Kosten. Der Einführung einer digitalen Buchhaltung, welche sich dynamisch an die Unternehmensentwicklung anpasst, steht deshalb objektiv auch für Schweizer KMU nichts mehr im Wege. Auch die Treuhänder haben inzwischen die Digitalisierung ihrer Prozesse in Angriff genommen oder planen zumindest, dies nächstens umzusetzen.


Nicht unterschätzen darf man aber, dass für das kleinere KMU, welches die Buchhaltung inhouse selbst führt – oftmals durch den Ehepartner, Familienangehörige oder langjährige Mitarbeitende –, dies ja subjektiv eine vermeintlich günstige Lösung ist. Im Weiteren ist auch der Respekt vor Veränderungen und eine diffuse Angst vor unerwünschtem und nicht feststellbarem internem und externen digitalem Zugriff auf Zahlen und elektronische Dokumente vorhanden.

Wichtig für das Gelingen eines Digitalisierungsprojektes, auch wenn dieses Projekt «nur» die Buchhaltung betrifft, ist es, die zuständigen Mitarbeiter des KMU und den Unternehmer frühzeitig abzuholen und mit ins Digitalisierungsboot zu nehmen. Hier können auf KMU-Digitalisierung spezialisierte Anlaufstellen und der digital affine Treuhänder als Vertrauensperson, durch Analyse der wirklichen Bedürfnisse und Nutzenvorteile des KMU, im Gespräch mit dem Unternehmer auch die Vorbehalte und Ängste reduzieren und durch das Zurverfügungstellen von auf das KMU abgestimmten Best Practices rund um digitale Buchhaltung – was auch im Monatsabo as a Service möglich ist – positiv unterstützen. Denn die Vorteile einer digitalen Buchhaltung sind mannigfaltig:

- Führungskennzahlen, Zahlen und Belege aktuell, jederzeit und von jedem Ort aus verfügbar
- einfaches Auffinden von Informationen, Belegen, Geschäftsdokumenten
- Automatisierung von repetitiven Arbeiten (Belegverarbeitung, Buchungen)
- einfache Online-Zusammenarbeit mit dem Treuhänder
- Auslagen/Spesen-Belege direkt als Scan vom Smartphone in die Buchhaltung
- Vereinfachung Zahlungsverkehr mit der Bank, automatischer Abgleich Bankkonto/Buchhaltung
- gesetzliche Aufbewahrung der Geschäftsbücher elektronisch (gem. GeBüV, 10 Jahre)
- erhöhte Datensicherheit und Datenschutzunterstützung in der Cloud
- Einsparung Betriebskosten (Miete Raum/Archiv, IT/Geräte, Material/Porto/Papier)
- Einsparung Personalkosten (freiwerdende Ressourcen für wertschöpfende Tätigkeiten)
- Entlastung des Unternehmers, auch für etwas mehr Familien- und Freizeit

Die digitale Buchhaltung schafft Durchblick

Eine digitale Buchhaltung ist im Idealfall modular ausgestaltbar, das heisst, sie ist je nach Bedarf an die Anforderungen und Grösse des KMU einfach anpassbar. Ebenfalls wünschenswert ist, dass die Lösung zu Monatskosten inklusive Applikations- und Daten-Hosting in der Cloud mit integrierter Wartung, mit Updates und einer Hotline angeboten wird, sei dies pro User, pro Modul oder Volumen-basierend, und dass sie auf die elek­tronische Zusammenarbeit im Home Office und mit dem Treuhänder ausgerichtet ist. Dies birgt den Vorteil, dass je nach Unterstützungsbedarf und -wunsch des KMU die digitale Buchhaltung quasi mit fliessendem Übergang von einer überwiegenden Inhouse-Anwendung hin zur kollaborativen Lösung bis zum vollen Outsourcing eingesetzt werden kann.

Mit einer durchgängig digitalen Buchhaltung einher geht ein Finanzcockpit, das wichtige Führungskennzahlen für das Unternehmen aus der Buchhaltung bereithält. Zu diesen gehören nebst dem aktuellen Stand der liquiden Mittel sowie der Cash-Burn-Rate – also der Information, wie viele Monate die Liquiditätsreserven bei Null-Umsatz reichen – auch der Umsatz selbst, die Bruttomarge (in Prozent) vom Umsatz, der EBITDA (in Prozent) vom Umsatz und die Eigenkapitalquote. Zu diesen Kennzahlen, die per Stichtag erhoben werden, wird empfohlen, sich auch Vergleichszahlen zu den Budgetzahlen und der Vorperiode/Vorjahresperiode anzeigen zu lassen, damit die Entwicklung respektive Trends erkennbar werden und nötigenfalls vertieft und rasch analysiert und notwendige Massnahmen frühzeitig ergriffen werden können.


Erfahrene KMU-Unternehmer sind gute Rechner und wissen, wo sie in etwa stehen mit ihrer Firma. Sie haben das Gefühl für den Markt, die Kundenanforderungen, die richtigen Produkte und wissen Bescheid über den ungefähren Auftragsbestand und die Auslastung. Eine gewisse Unsicherheit aber bleibt, wenn die eigene Einschätzung nicht mit effektiven Ist-Zahlen untermauert werden kann. Dank der quasi tagesaktuellen Zahlen aus der digitalen Buchhaltung und der neutralen Einschätzung durch den Treuhänder mit Zugriff auf diese Zahlen, gepaart mit seinem Analyseflair und Vergleichsmöglichkeiten (Branchenindex, ähnlich gelagerte Betriebe), ermöglicht dies dem Unternehmer ein fundiertes Bild über den aktuellen Stand seiner Unternehmung und erlaubt ihm, entsprechende Justierungsmassnahmen rechtzeitig anzugehen und umzusetzen. Das KMU wird dadurch agiler und kann auf Chancen und Risiken frühzeitig reagieren, was auch das Fortführungsrisiko mindert.

Was kostet eine digitale Buchhaltung?

Bezüglich Kosten für eine durchgängig digitale Buchhaltung empfiehlt es sich, eine Vergleichsrechnung zu machen, welche auf einer Gesamtkostenbetrachtung basiert. Das bedeutet, dass nicht nur die Projekt- respektive Investitions- und wiederkehrenden Kosten gewertet werden, sondern dass man auch die Einsparungen aus dem Einsatz einer digitalen Buchhaltung mit einkalkuliert. Dabei sind unter anderem diese Faktoren zu beachten:

- Kosteneinsparung (Mietanteil, Archivplatz, Material, IT/Geräte, Reisekosten)
- Zeitersparnis x Unternehmerlohn
- Zeitersparnis x Mitarbeiterlohn (auch wenn der Ehepartner die Buchhaltung «gratis» führt)
- reduzierte Fachausbildungskosten
- reduzierte Personal-, Rekrutierungs- und Fachausbildungskosten durch (Teil-)Outsourcing
- agilere finanzielle Führung des KMU und dadurch positive Auswirkung auf Geschäftserfolg
- hohe Auskunftsbereitschaft, jederzeit Zugriff auf elektronisches Belegarchiv
- Treuhänderkosten für Unternehmer-Sparring anstelle für repetitive Arbeiten
- Reputation gegenüber Stakeholdern steigt (Kunden, Mitarbeiter, Aktionäre, Bank)
- Wertsteigerung des Unternehmens dank Einsatz von digitalen Anwendungen


Für KMU und speziell auch für kleinere Unternehmen lohnt sich der Einsatz einer modernen digitalen Buchhaltung, insbesondere auch im heutigen Home-Office-Umfeld und in der kollaborativen Zusammenarbeit mit einem digital affinen Treuhänder. Die heute auf dem Markt angebotenen Schweizer Lösungen sind inzwischen ausgereift und dynamisch an die Anforderungen und Grösse des KMU anpassbar. Und sie lassen sich mit bereits bestehenden und nützlichen Apps ergänzen.
Der moderne Treuhänder ist in der Lage, seinen KMU-Kunden auf deren Bedürfnisse zugeschnittene digitale Anwendungen anhand von Best Practices zur Verfügung zu stellen; als Variante zukünftig auch im Abo-Modell inklusive Dienstleistungen zum Monats-Fixpreis. Dies ermöglicht dem KMU eine schlanke Einführung der durchgängig digitalen Buchhaltung und führt zu einer massgeblichen Entlastung der Unternehmens- und Unternehmer-Ressourcen.
Die wichtigsten Anforderungen an eine digitale Buchhaltungslösung
- Online, Datenhaltung in der sicheren Cloud
- Geräte- und Standort-unabhängiger Zugang (mit sicherem Login)
- integrierte Scan-App mit Belegs-Inhalterkennung ab Scanner, PDF, Smartphone
- Finanzbuchhaltung, Budget, Debitorenbuchhaltung, Mahnwesen
- Kreditorenbuchhaltung, Zahlungsvorschlagswesen,
- automatischer Zahlungsverkehr und Kontoabgleich Bank (EBICS-Standard, Pay Together)
- MWST-Abrechnung, elektronische Übermittlung der MWST-Abrechnung
- Belege sind direkt beim Buchungssatz hinterlegt, mit Click abrufbar
- Lohn-/Personalwesen/HR (Mitarbeiter-Dossier, elektronische Meldungen AHVeasy, Swissdec, ELM)
- elektronisches Archiv - zertifiziert gemäss Geschäftsbücherverordnung (GeBüV)
- einfaches Auffinden von Belegen, Geschäftsdokumenten über intelligente Suchfunktionen
- Finanzcockpit (Dashboard) für Unternehmer/GL, Bilanz, Erfolgs-, Mittelflussrechnung
- sichere Übermittlung von Dokumenten, Auswertungen (Zugangslink, terminierter Ablauf)
- Visum-/Freigabeprozesse für Spesen, Löhne, Kreditoren
- Zugangsberechtigungen je nach Rolle/Funktion (Unternehmer, Finanz-Admin., Treuhänder)

Mögliche weitere sinnvolle Module zur Ergänzung der digitalen Buchhaltung
- Kunden-/Projektverwaltung, Leistungserfassung, Fakturierung (QR-Rechnung), E-Dossier
- Smartphone-App für Spesenerfassung/Auslagen-Scan, Leistungserfassung, Dossier-Abruf
- digitales Post-Office mit Eingangspost (Outsourcing / elektr. Posteingang digital mit Posteingangsarchiv) und Ausgangspost (Upload in Printcenter / mit Postversand in Couvert frankiert)

Der Autor

Beat Wechsler ist Gründer und Partner der Firma Wechsler & Partner Unternehmensberatung mit Büros in Luzern und Küssnacht SZ. Der dipl. Treuhandexperte und zugelassene Revisionsexperte blickt auf langjährige Erfahrung in der Begleitung von KMU rund um das Thema Finanzen und Rechnungswesen sowie in der Umsetzung von Digitalisierungsprojekten zwischen KMU und Treuhänder zurück. Er ist ausserdem Partner beim Digitalisierungsnetzwerk Parato.


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