So wird ein Online-Event zum Erfolg

Viele Firmen suchen aktuell nach Alternativen zu ihren Präsenzveranstaltungen. Entsprechend boomen seit Ausbruch der Coronapandemie Online-Events. Doch deren erfolg­reiche Gestaltung erfordert Kompetenzen, die bisher eher in der TV-Produktion zu finden waren.

Artikel erschienen in Swiss IT Magazine 2021/03

     

Videokonferenzen sind oft ermüdend. Wer längere Zeit auf schlecht ausgeleuchtete Menschen vor Bücherregalen schaut und Referenten lauscht, die nicht auf den Punkt kommen, verliert schnell die Lust. Und wer, wie manch Manager oder Key-Accounter von Unternehmen, seit Monaten täglich viele Stunden in Online-Meetings verbringt, der klagt abends nicht selten über einen platten Po aufgrund des stundenlangen Sitzens.


Corona erfordert neue Event- und Kommunikationsformate

Doch viele Unternehmen haben, solange Corona unser Alltagsleben bestimmt, keine andere Wahl, als mit den unterschiedlichsten Online-Formaten im Veranstaltungs- und Kommunikations­bereich zu experimentieren, betont Jens-Uwe Meyer, «zumindest, wenn sie ihr Business am Laufen halten möchten». Auch weil sonst die Gefahr besteht, dass sie «den Draht zu ihren Mitarbeitern und Kunden verlieren und keine Neukunden mehr akquirieren», ergänzt der Managementberater und Keynote-Speaker mit langjähriger Erfahrung als TV-Produzent aus Leipzig.


Diese Entwicklung registriert auch die internationale Redneragentur Athenas. «Corona sorgt für eine Neuorientierung im Veranstaltungsgeschäft – international», konstatiert deren für die DACH-Region verantwortlicher Country Manager Yan Doll: «Seit Ausbruch der Pandemie steigt die Nachfrage nach Keynote-Speakern für Online-Formate kontinuierlich.» Dabei merkt er jedoch, dass viele Unternehmen mangels Erfahrung die Illusion hegen, dass erfolgreiche Vorträge in Präsenzveranstaltungen auch online ohne Design-Veränderungen eine hohe Wirkung entfalten. Dies ist laut Aussagen der beiden Experten nicht der Fall, weil bei Online-Events die Rahmenbedingungen der Vorträge andere sind. Deshalb raten sie potenziellen Veranstaltern solcher Events dringend, folgende drei Tipps zu beherzigen.

Tipp 1: Sorgen Sie für eindrucksvolle Bilder

Beim Fernsehen gibt es den Begriff «Talking Heads». Er bezeichnet Menschen, die gefühlt ewig auf der Mattscheibe parlieren, ohne eine visuelle Abwechslung für die Zuschauer. Sie sind Quoten-Killer. Dieselbe Erfahrung machen viele You­tuber mit Videos, in denen sie nur vor laufender Kamera sprechen. Für ein, zwei Minuten mag dies für Zuschauer interessant sein, doch länger nicht. Das heisst: Sie verschwinden. «Sogar bei Live-Events gibt es seit Jahren den Trend, die Botschaften der Sprecher mit Bildern und Videos zu visualisieren», betont Meyer. «Bei Online-Events ist das noch wichtiger. Deshalb sollten sich deren Veranstalter schon in einer frühen Planungsphase Gedanken über deren visuelles Konzept machen. «Sonst ermüden Sie die Mitarbeiter oder Kunden», so Meyer.


Tipp 2: Lieber kürzer, doch häufiger

Bei Live-Events haben sich in der Vergangenheit, zumindest im Kongress- und Konferenzbereich, ein- bis zweitägige Formate durchgesetzt; ähnliches gilt für Vertriebstagungen. Ihr Aufbau folgt meist folgendem Muster: Im Programm sind mehrere 30- bis 60-minütige Vorträge vorgesehen. Sie bilden sozusagen den Veranstaltungsrahmen, und dazwischen sind Kaffeepausen und kleine Workshops eingestreut.

Diese Dramaturgie hat ihre Wurzel auch darin, dass die Teilnehmer an solchen Veranstaltungen oft lange Anreisen hatten – häufig so lange, dass sie sogar vor Ort übernachten mussten. Folglich musste ihnen aus Veranstaltersicht rund um die Uhr ein Programm geboten werden, damit sich dieses Zeit-Investment lohnt. Bei Online-Events sind solche knüppeldicken beziehungsweise komprimierten Programme nicht nötig. Bei ­ihnen ist ein solches Veranstaltungsdesign sogar ein Garant für Misserfolg.


«In Online-Konferenzen, -Tagungen und -Kick-Offs muss man die zentralen Botschaften in viel kürzerer Zeit rüberbringen als in den Präsenz-Veranstaltungen», betont Yan Doll. Die Redebeiträge sollten also allgemein kürzer sein, und in die Vorträge sollten interaktive Elemente wie Publikumsfragen per Chat oder Interviews integriert sein.

«In der Kürze liegt die Würze», betont auch Jens-Uwe Meyer. «Die ideale Länge für ein Online-Event sind 30 bis maximal 120 Minuten.» Radio- und Fernsehmacher kennen seit Jahren den Spruch: «Und bist Du noch so fleissig, wir senden nur eins dreissig.» Für Unternehmen beziehungsweise Redner bedeutet dies: Bringen Sie Ihre Botschaften auf den Punkt. Und für Veranstalter? Setzen Sie statt auf Monumental-Events von einer halb- oder ganztägigen Dauer lieber auf Veranstaltungsreihen und -serien. «Selbst die Fernsehsender tun dies inzwischen», betont Meyer, «als Reaktion auf den Erfolg der Serien ihrer Netflix- und Amazon-­Konkurrenz.»


Tipp 3: Schaffen Sie Highlights

Mal ehrlich! Freuen Sie sich, wenn sich in Ihrer Tagesagenda eine Videokonferenz, ein Online-Meeting an das nächste reiht? Wohl kaum! Die meisten Menschen sind nach ein, zwei virtuellen Meetings so erschöpft, dass sie gerne auf ein weiteres verzichten. Und immer mehr Entscheider, die viel Zeit online verbringen, präferieren, wenn sie die Wahl haben, eine Telefon- statt einer Videokonferenz. Denn dann können sie das Mobiltelefon in die Hand nehmen und durch den Raum laufen und müssen nicht die ganze Zeit vor dem Monitor sitzen.

Entsprechend mühsam ist es – auch aufgrund eines gewissen Überangebots im Markt und der schlechten Erfahrungen, die die Adressaten in den zurückliegenden Monaten nicht selten gesammelt haben – inzwischen oft, Teilnehmer für Online-Konferenzen zu akquirieren. Und die sogenannte No-Show-Rate bei Online-Events? Sie ist deutlich höher als bei Präsenzveranstaltungen. Von den angemeldeten Personen nehmen also letztlich viele nicht teil. Bei kostenlosen Kunden-­Events beträgt deren Anteil nicht selten zwei Drittel – «auch weil dem Veranstalter aus Teilnehmersicht hierdurch kein ­finanzieller Schaden entsteht», erklärt Yan Doll das Phänomen. Schliesslich muss er für den Event keinen Raum anmieten und kein Buffet für das an­schliessende Come-together aufbauen.


Zugleich ist jedoch bei Online-Events die Zahl an potenziellen Teilnehmern ­extrem gross, denn im Prinzip können alle Interessierten weltweit daran teil­nehmen, sofern mit Konferenzsystemen die Sprachbarrieren überwunden werden. Deshalb, so die beiden Experten, gilt es im Event-Bereich aus Adressatensicht Highlights zu schaffen und diese zu kommunizieren. Meyers Tipp: «Definieren Sie Ihre Zielgruppe im Vorfeld sehr genau und sprechen Sie die potenziellen Teilnehmer abgestuft, mehrfach gezielt an, um ihre Neugier zu wecken. Steigern Sie Ihr Interesse vor dem Event gezielt – auch über solche Kanäle wie Linkedin, Twitter und Youtube. Und halten Sie nach der Anmeldung ihr Interesse zum Beispiel durch inhaltliche Appetithäppchen vorab hoch. Dann ist die No-Show-Rate niedriger.»

Online-Events sind keine zweitklassige Alternative

Die Coronapandemie zwingt viele Unternehmen, ihre Kommunikationsstrategien radikal zu überdenken. Das wird die Art, wie Events geplant und durchgeführt werden, auch mittel- und langfristig verändern. «Was wir gerade erleben ist kein Strohfeuer», ist sich der Athenas Country Manager Yan Doll sicher. «Professionell durchgeführte Online-Events werden in der Unternehmenskommunikation auch nach der Pandemie eine grosse Rolle spielen.» Auch die Zahl der sogenannten ­hybriden Konferenzen, die Präsenzveranstaltungen mit Live-Übertragungen verbinden, wird steigen, prognostiziert Meyer. Auch das kann man aktuell schon live erleben. So zum Beispiel bei den Talkshows im Fernsehen, bei denen immer häufiger Experten und Zuschauer live zugeschaltet werden und mitdiskutieren.


Unternehmen, die sich für die neue ­digitale Kommunikationswelt rüsten wollen, rät Meyer: Die oben genannten Basis-Tipps beherzigen und dann einfach loslegen und Erfahrungen sammeln. Denn technische Möglichkeiten, um neue, spannende Veranstaltungsdesigns zu entwerfen, gibt es inzwischen viele. «Erfolgsentscheidend ist aber, wie so oft im Leben, das gewusst wie.»

10 Tipps für Online-Reden

Joachim Simon, Managementberater und (Online-)Speaker (www.joachim­simon.info), empfiehlt, sich bei Online-Reden an zehn Prinzipien zu halten, um das Publikum zu fesseln. Diese sind relativ einfach umzusetzen und dabei äusserst effektiv:

1. Nicht sitzen: Wenn Sie als Redner stehen und sich bewegen, senden Sie an Ihre Zuhörer mehr körpersprachliche Signale. Das erhöht Ihre Wirkung und die Ihrer Aussagen.


2. Sich energetisch puschen: Wenn wir mit einem unsichtbaren Publikum kommunizieren, zeigen wir weniger Gestik und Mimik. Dann wirken unsere Worte schnell fad. Puschen Sie sich vor Ihrem Auftritt energetisch – wie ein Schauspieler.

3. Gute Beleuchtung:Achten Sie auf eine gute Ausleuchtung des Raums. Insbesondere auf Ihr Gesicht sollten keine Schatten fallen, damit man Ihre Mimik gut sieht.

4. Kernbotschaften unterstreichen: Online ist es schwieriger, Botschaften glaubhaft und eindrücklich zu vermitteln, als in Präsenzveranstaltungen. Unterstreichen Sie Ihre Kernbotschaften – zum Beispiel mit Grafiken oder kurzen Videos.

5. Die Wirkung der Umgebung checken: Es wirkt zwar menschlich, wenn zum Beispiel in Ihrem Arbeitszimmer Unordnung herrscht. Doch entspricht dies der Botschaft, die Sie vermitteln möchten? Checken Sie dies vor Ihrem Online-Auftritt.

6. Gepflegt-sein: Dasselbe gilt für Ihr Aussehen. Es wirkt zwar lässig, wenn man den Chef mit einem Dreitage-Bart oder die Chefin in einem Schlabber-T-Shirt sieht. Doch welche Wirkung geht davon aus?

7. Die Zuhörer persönlich ansprechen: Bei Online-Reden können Sie mit den Zuhörern nur sehr bedingt mit den Augen kommunizieren. Sprechen Sie deshalb regelmässig einzelne Personen oder Personengruppen direkt an – zum Beispiel die Techniker oder die Mitarbeiter im Home Office.

8. Vorsicht mit der Technik: Je stärker Sie mit der Technik beschäftigt sind, umso unpersönlicher kommen Sie rüber. Sorgen Sie bei Reden mit einem grösseren Auditorium für eine personelle Unterstützung.

9. Für Abwechslungen sorgen: Probieren Sie ab und zu neue Dinge aus – zum Beispiel Musik im Hintergrund. Alles was für eine spannende Dramaturgie sorgt, ist erlaubt.

10. Mit Storytelling arbeiten: Nehmen Sie Ihre Zuhörer möglichst mit auf eine Gedankenreise. Erzählen Sie Ihnen spannende Geschichten.


Der Autor

Lukas Leist arbeitet unter anderem als Fachjournalist für die die Firma Profilberater in Darmstadt. Er ist auf die Themen Digitalisierung, Online-Marketing sowie Personalführung und -entwicklung spezialisiert.



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