Schweizer Zeiterfassung aus der Cloud

Im Schweizer Arbeitsgesetz (ArG, Stand 9. Dezember 2018) ist festgelegt, dass Unternehmen dafür zu sorgen haben, dass Dauer, Beginn und Ende der täglichen und wöchentlichen Arbeitszeit (inklusive Ausgleichs- und Überzeitarbeit) sowie der Pausen von einer halben Stunde und mehr der Mitarbeitenden erfasst werden. Während vermutlich noch in vielen Unternehmen mehr oder minder komplexe Excel-Tabellen zur Erfassung der Arbeitszeit zum Einsatz kommen, erleichtern moderne, Cloud-basierte Lösungen diese administrative Tätigkeit. Eine davon ist Abatime von Abacus, eine Schweizer Lösung, die den Anspruch hat, eine leicht bedienbare und sofort betriebsbereite Zeiterfassung zu sein. Sie erlaubt die Erfassung der Arbeitszeit sowie das Management der Absenzen und die gesetzeskonforme Rapportierung. Ausgerichtet ist das Tool, das als Stand-­alone-Lösung angeboten wird, auf die Bedürfnisse von Kleinunternehmen und soll sich unkompliziert und ohne Vorinvesti­tionen in Betrieb nehmen lassen.

Die Zeiterfassung ist über das Web-Portal oder die Smartphone-App Abaclik sowie über eine optional erhältliche Stempeluhr oder ein Bluetooth Beacon möglich. Wir haben lediglich das Web-Portal unter die Lupe genommen. Das System muss vom Arbeitgeber vorgängig eingerichtet werden. Die Konfiguration geschieht anhand der Personalstammdaten und der Arbeitsmodelle sowie der Organisationsstruktur des Unternehmens.

Die Protokollierung der Arbeitszeit dürfte eine jener Aufgaben sein, die für viele Arbeitnehmende wohl eher lästig sind. Sofern die Arbeitszeit nämlich nicht automatisch am Eingang des Bürogebäudes – beispielsweise mittels Badge – aufgezeichnet wird, müssen die Angestellten diese oft selbst in einem entsprechenden Tool erfassen, das von ihrem Arbeitgeber bereitgestellt wird. Heute kommen solche Lösungen aus der Cloud und sollen den Aufwand für die Zeiterfassung und die Administration minimieren und ausserdem helfen, die gesetzlichen Vorgaben einzuhalten. Abatime kann hier insofern punkten, als dass die Lösung zunächst sehr aufgeräumt daherkommt. Das Web-Portal gibt es in zwei leicht unterschiedlichen Varianten, einer für Mitarbeitende und einer für Vorgesetzte.

Die Einstiegsseite präsentiert sich nach dem Login übersichtlich. Links im Browser-Fenster findet sich eine einfache Liste mit den Menüpunkten Home, Aufgaben / Inbox, Meine Daten, Meine Mitarbeiter (nur bei Vorgesetzten), Zeiterfassung, Absenzen und Auswertungen. Rechts unten im Fenster ist eine graue Lasche mit der Anschrift Dokumente und Links ersichtlich, die mit einem Klick aufgeklappt werden kann und die Verweise auf Hilfethemen beinhaltet. Diese führen zu kurzen Youtube-Videos mit Anleitungen zur Nutzung von Abatime oder etwa zum Helpcenter und verschiedenen Informationsseiten. Diese Funktionen sind nützlich, jedoch sehr einfach gehalten.

In der Mitte der Seite sind derweil ­direkte Zugänge zu den beiden Postfächern mit Aufgaben und Benachrichtigungen untergebracht. Die Postfächer lassen sich aber auch über das Brief- Symbol in der oberen rechten Ecke des Fensters aufrufen. Rechts daneben be- findet sich ein weiteres Symbol mit einem ebenfalls redundanten Link zum Menüpunkt Meine Daten und gleich daneben noch ein Icon, das ein aufklapp- bares Menü beherbergt, das Namen und E-Mail-Adresse des eingeloggten Nutzers zeigt, einen Link zum Benutzerprofil enthält und auch die Abmeldung vom Portal ermöglicht. Hier stellt sich die Frage, weshalb die Entwickler mehrere Zugänge zu einigen der Funktionen von Abatime an verschiedenen Orten im ­Interface platziert haben. Mehrere Optionen zu haben, um beispielsweise die Postfächer aufzurufen, ist nämlich nicht unbedingt bequem, sondern erst einmal verwirrend.