Erfolgsfaktoren bei der Personaleinsatzplanung

Erfolgsfaktoren bei der Personaleinsatzplanung

4. Juli 2020 - Die Aufgabe der Ressourcenplanung scheitert immer wieder an überzogenen Erwartungen. Entscheidend ist die Erkenntnis, dass die unterschiedlichen Welten von Projektleitern und Linien-Managern nach differenzierten Ansätzen bei der IT-Unterstützung verlangen.
Artikel erschienen in IT Magazine 2020/07
Seit Unternehmen existieren, sind die Planung und Steuerung der finanziellen Ressourcen als Grundaufgaben des Managements anerkannt. Wenn es jedoch um den Mitarbeitereinsatz geht, navigieren viele Unternehmen auch heute noch im Blindflug. Dabei ist die richtige Dimensionierung und Steuerung der personellen Ressourcen in unserer projektgetriebenen Welt zu einem zentralen Erfolgsfaktor geworden. Nicht zuletzt die Coronakrise führt uns vor Augen, welche Bedeutung der vorausschauenden, dynamischen Planung der Ressource Mensch zukommt.

Ressourcenplanung in der Matrixsituation

Beim Ressourcen-Management geht es darum, das Angebot (die personelle Kapazität) mit der Nachfrage nach Ressourcen – der über alle auszuführenden Arbeiten resultierenden Belastung – in Einklang zu bringen.

Ressourcenplanung ist Teil der Projektplanung. Ein Projekt wird sein Ziel nur dann erreichen, wenn es über die erforderliche personelle Ausstattung verfügt – dies sowohl quantitativ als auch in Bezug auf die Qualifikation der Teammitglieder. Vor allem aber ist Ressourcen?-Management eine Disziplin des Projektportfolio-Managements. Ressourcenplanung aus Sicht der Organisation führt erst dann zu einer verwertbaren Aussage, wenn diese sämtliche Projekte sowie alle laufenden Geschäftsaufgaben einschliesst. Denn Projekte finden selten auf der grünen Wiese statt, sie sind – überwiegend matrixartig – eingebettet in eine bestehende Organisation.
Projekte wetteifern um die begrenzten Ressourcen, die im Unternehmen zur Verfügung stehen. Dabei gilt es, den Mitteleinsatz so zu optimieren, dass der grösstmögliche Nutzen für das Unternehmen ­resultiert. Durch zielgerichtete Projekt­priorisierung und die richtige Dimensionierung der personellen Kapazitäten sollen Engpässe oder Überkapazitäten vermieden werden. Wer diese Aufgabe konsequent angeht, wird die Ziele in den Projekten besser erreichen, Kosten reduzieren, aber auch das Vertrauen und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden erhöhen.

Ressourcenplanung in der Matrixsituation spricht zwei grundlegend verschiedene Dimensionen und Informationsbedürfnisse an. Da ist auf der einen Seite die Welt des Projektleiters, der seine ganze Aufmerksamkeit und Energie auf sein Vorhaben richtet. Er strukturiert das Projekt, plant Termine und Kosten und fordert Kapazitäten und Kompetenzen für sein Projekt an. Der grössere Kontext interessiert ihn unmittelbar wenig. Ihm steht der Linien-Manager gegenüber, der dafür sorgt, dass sein Team oder die Abteilung das vielfältige Aufgabenportfolio – operatives Geschäft und Projektarbeit – mit der verfügbaren personellen Ausstattung bestmöglich bewältigt. Engpässe will er frühzeitig aufdecken und beheben. Und er möchte wissen, welche Kapazitäten und Kompetenzen er mittel- und längerfristig benötigt, um die Abteilungsziele zu erreichen.

Es ist diese Matrixkonstellation von Linie und Projekt mit den unterschiedlichen Interessen, die zur gefürchteten Komplexität der Ressourcenplanung führt. Der Wettstreit zwischen Projektbedürfnissen und Linienaufgaben birgt ein naturgegebenes Konfliktpotenzial. Die Herausforderung, sowohl in organisatorischer Hinsicht als auch in Bezug auf die Konzeption von Software, ­besteht nun darin, diese beiden Dimensionen, Projekt und Linie, gewinnbringend zusammenzuführen.
 
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