Reinrassige Dokumenten-Scanner fristen in einer Welt voller Multifunktions-Printer (MFP), die allesamt mit integrierter Scanner-Funktionen daherkommen, ein Schattendasein. Bei den meisten Schweizer KMU sieht man daher die altbewährten MFP-Setups herumstehen, die eben alles können, dafür nicht ganz so gut. Aber: Was können Scanner denn besser als ihre Alleskönner-Pendants und warum werden Dokumenten-Scanner noch verkauft? Die Scanner-Experten haben die Antworten.

Masse und Workflows>

Auffällig ist: Nicht alle Hersteller können bei dieser Marktübersicht mitmachen, denn lange nicht alle Hersteller von Druckern und MFPs bieten solche dedizierten Dokumenten-Scanner im KMU-Format überhaupt an. Die Frage, ob solche Geräte noch zeitgemäss sind, scheint also berechtigt zu sein.

«In Mittelstands- und Grossunternehmen mit mittlerem und hohen Dokumentenaufkommen sowie nachgelagerten Workflows sind Scanner und entsprechende Erfassungssoftware ein Muss», ist sich Bettina Eberhard, Marketing Managerin DACH bei Kodak Alaris, sicher.

Die Zauberformel für Scanner besteht für die Hersteller aus OCR – der automatischen Texterkennung – sowie den nachgelagerten Prozessen des Dokumenten-Managements, etwa der automatischen Indexierung. Im Gegensatz zu MFPs sind diese Punkte bei reinen Scannern zwingende Kern-Features, welche diese Geräte ausmachen.

Es geht also um Geschwindigkeit, Durchhaltevermögen und die spezialisierten Features von Dokumenten-Scannern. An Arbeitsplätzen, an denen viel Papier digitalisiert wird und eher weniger Druckaufträge anfallen, ergibt ein solches Gerät also durchaus Sinn. Ein kritischer Faktor können auch knappe Platzverhältnisse sein, wie Andreas Künzli, Category Manager Printing von HP Schweiz, anfügt. «Scanner gehören – auch aufgrund der Baugrösse – eher zur individuellen Arbeitsplatzausstattung. Multifunktionsdrucker sind eher einer ganzen Arbeitsgruppe zugeordnet», so Künzli. Sandro Nizzola, Senior Product Manager bei Brother, ergänzt um einen Punkt, den es zu bedenken gilt: Sind im Unternehmen viele Dokumente zu digitalisieren, so ist der Team-MFP währenddessen besetzt und kann nicht zum Drucken verwendet werden.

Ab welchem Durchsatz sich ein Scanner lohnt – da gehen die Meinungen der Experten auseinander. Während Sandro Nizzola angibt, dass man erst ab etwa 500 Seiten pro Monat zum Dokumenten-Scanner greifen solle, ist Songyan Sun, Leiter Entwicklung bei Plustek, der Meinung, dass sich der Einsatz schon ab wenigen Seiten pro Tag lohnen kann. Vor allem, weil das Digitalisieren der Dokumente eben direkt am Arbeitsplatz geschieht. Als unumgänglich bezeichnet Sun die Dokumenten-Scanner derweil in spezialisierten Betrieben wie Kanzleien, Steuerbüros, aber auch in der Finanz- und Medizinbranche.

Die Vorteile gegenüber MFPs sind also die Grösse, aber auch der tiefere Preis bei vergleichbarer Scan-Leistung, so Andreas Künzle. Der Trend gehe denn auch hin zur sofortigen Digitalisierung von Dokumenten, so Bettina Eberhard von Kodak Alaris, und zwar gleich dort, wo sie ins Unternehmen gelangen, etwa an Kundenschaltern oder in der Logistik. (win)