Herausforderung digitale Archivierung

Herausforderung digitale Archivierung

3. Juni 2012 - Von Dr. Hans Bärfuss

Die elektronische Archivierung von Dokumenten ist für ein Unternehmen eine Herausforderung und immer auch eine Ermessensfrage. Mögliche Schäden fehlender Archivierung müssen gegen Kosten abgewägt werden.
Artikel erschienen in IT Magazine 2012/06
(Quelle: iStock Photo)
Geschäftsdokumente haben eine grosse Bedeutung für jedes Unternehmen, da sie unter anderem der Erfüllung rechtlicher und regulatorischer Vorgaben und Auflagen Rechnung tragen. Dokumente werden zudem auch zur Beweisführung bei Rechtsansprüchen beigezogen. Eine grosse Herausforderung für die Archivare stellt sich dabei durch die grosse Zunahme von digitalisierten Papierdokumenten und durch eine grosse Masse an elektronischen Dokumenten aus unterschiedlichsten digitalen Quellen wie beispielsweise Web, E-Mails, Fax oder elektronischer Rechnungsstellung – um nur einige zu nennen.

Anforderungen an die elektronische Archivierung

Bei der Archivierung elektronischer Dokumente sind verschiedene rechtliche, wirtschaftliche und technische Gesichtspunkte zu berücksichtigen. Für jede Branche und jede Organisation gelten andere Rahmenbedingungen für die Archivierung digitaler Dokumente. So sind beispielsweise in der Pharmabranche andere Compliance-Anforderungen zu berücksichtigen, als dies im Bankenumfeld der Fall ist. Jedes Unternehmen muss deshalb für sich abschätzen, welchen Aufwand es für eine «sichere Archivierung» betreiben und welches unternehmerische Restrisiko es tragen kann und will. Mögliche Zusatzkosten, welche durch Schäden aufgrund einer unsachgemässen Archivierung auftreten können, müssen den Archivierungskosten gegenübergestellt werden. Der richtige Mix ist entscheidend.
 
Seite 1 von 3

Neuen Kommentar erfassen

Anti-Spam-Frage Aus welcher Stadt stammten die Bremer Stadtmusikanten?
Antwort
Name
E-Mail
GOLD SPONSOREN
SPONSOREN & PARTNER