E-Mail-Archivierung in der Cloud

E-Mail-Archivierung in der Cloud

3. Juni 2012 - Von Robbert Spierings

Für ein KMU war die Umsetzung einer rechtssicheren Archivierung bislang kein einfaches Unterfangen. Lösungen in der Cloud können nun aber Abhilfe schaffen.
Artikel erschienen in IT Magazine 2012/06
Alle Unternehmen sind bestrebt, ihre geschäftsrelevanten E-Mails so aufzubewahren, dass sie nicht verloren gehen und bei Nachfragen leicht und schnell wieder gefunden werden können. Dies ist die Basisanforderung an jede E-Mail-Archivierung. Ausserdem sind nach kaufmännischer Art geführte Gewerbe in der Schweiz verpflichtet, bestimmte Dokumente so aufzubewahren, dass sie im Falle einer Revision vollständig und unverändert vorgelegt werden können (siehe Kasten «Gesetzliche Archivierungsvorgaben»). Auch dies sollte eine E-Mail-Archivierung leisten. Es ist darüber hinaus ein zusätzliches Plus, wenn diese Archivierung rechtskonform erfolgt und somit im Falle eines Prozesses die inhaltliche Integrität der E-Mails und deren exakte Datierung manipulationssicher nachweisbar sind. Dies bieten jedoch nur professionelle E-Mail-Archivierungslösungen. Nur sie schaffen absolute Sicherheit.

(Quelle: Arcplace)
(Quelle: Arcplace)
(Quelle: Arcplace)


Handeln ist nötig

Somit wird klar: Eine rechtssichere E-Mail-Archivierung ist nicht nur wichtig für den reibungslosen Ablauf zahlreicher Unternehmensprozesse. Sie kann auch bei Rechtsstreitigkeiten über das wirtschaftliche Wohl und Wehe eines Unternehmens entscheiden. Deshalb sollten sich Unternehmen bereits im Vorfeld Gedanken über geeignete Archivierungsmöglichkeiten machen und nicht erst dann, wenn der Schaden bereits entstanden ist und ein Gerichtsverfahren ansteht.
Aus diesem Grund verfügen die meisten grossen Firmen bereits über ein E-Mail-Archiv oder beschäftigen sich zumindest mit der Implementierung eines solchen. Auch im Bereich der KMU gewinnt das Thema mehr und mehr an Bedeutung, allerdings erweist sich hier die Umsetzung einer rechtskonformen E-Mail-Archivierung oft noch als schwierig. Die bisherigen Lösungen im Markt sind vielfach mit erheblichen Kosten verbunden. Zudem verfügen KMU oft nicht über das nötige Know-how oder die Zeit, geeignete rechtskonforme Lösungen in Eigenregie zu installieren und zu betreiben. Aus diesem Grund ist der Einsatz eines rechtskonformen E-Mail-Archivs im Bereich KMU bisher eher die Ausnahme.
 
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