Ein jüngst veröffentlichter Bericht zeigt auf, dass „die steigende Menge und Detailliertheit der Informationen, die von Unternehmen erfasst werden, die Sternstunde von Multimedia, Social Media….in naher Zukunft zu einem exponentiellen Anstieg der Datenmengen führen wird“. Des Weiteren weist der Bericht darauf hin, dass „Organisationen, die immer mehr Transaktionsdaten in digitaler Form erzeugen und speichern, genauere und detailliertere Leistungsdaten über alles Mögliche vom Produktbestand bis hin zu den Krankheitstagen sammeln und somit Unbeständigkeiten aufdecken und die allgemeine Leistungsfähigkeit ankurbeln können“.
Ricoh vertritt die Meinung, dass gerade die Fähigkeit, die beschriebene Informationsexplosion zu bewältigen, für viele europäischen Unternehmen zum erfolgsbestimmenden bestimmenden Faktor werden wird, Um sich auf die Bewältigung dieser Daten vorzubereiten, ist es unerlässlich, sich über die wichtigen Geschäftsprozesse im Klaren zu werden. Deren Daten sollen nämlich in Wissen umgewandelt, auf effiziente Weise Mitarbeitenden innerhalb der gesamten Organisation bereitgestellt und schliesslich in Massnahmen umgesetzt werden können. Auf diese Weise handelnde C-Level-Führungskräfte werden über unbegrenzten Zugriff auf eine grosse Datenmenge verfügen, anhand derer sie künftige Entscheidungen besser fällen können. Durch die Wahl der richtigen Herangehensweise bezüglich der Datenflut können sie einzigartige Einsichten in ihre Organisation sowie ihre Kunden erhalten, effizienter werden und schliesslich die Unternehmensbilanz positiv beeinflussen.
Wenn wir mit Organisationen im öffentlichen Sektor sprechen, teilen diese uns mit, dass sie der Aufschlüsselung der Datenflut hohe Priorität beimessen - insbesondere um sicherzustellen, dass sie die geltenden Vorschriften zum Schutz vertraulicher Dokumente sowie zur Verwaltung von Datensätzen erfüllen.
Eine kürzlich von
Coleman Parkes Research durchgeführte Umfrage zeigt jedoch, dass die Mehrheit der Personen, die in Organisationen im öffentlichen Sektor tätig sind, weiterhin Dokumente selbst in Empfang nehmen und verwalten, ohne irgend eine Beteiligung oder Unterrichtung anderer Abteilungen. Dies trifft auf 41 Prozent der Organisationen im Bildungssektor und auf 34 Prozent der Unternehmen im Gesundheitswesen zu. Diese Herangehensweise hat zur Folge, dass der Gesamtwert der Daten nicht vom Unternehmen als Ganzes nutzbar gemacht werden kann, dass Anstrengungen oft doppelt unternommen werden, und dass die Vorzüge vom schnellen Zugriff auf wertvolle Informationen nicht in Anspruch genommen werden kann. Zudem wird die jeweilige Organisation dem Verdacht der Verletzung relevanter Vorschriften ausgesetzt, da Informationen nur schwer zurückzuverfolgen und zu verwalten sind. Allerdings gibt es auch Erfolgsgeschichten. Wir haben kürzlich mit einem europäischen, im Gesundheitswesen tätigen Unternehmen zusammengearbeitet, welches die Notwendigkeit erkannt hatte, die Prozesse in den Personal- und Buchhaltungsabteilungen zu überarbeiten und rationalisieren, um die Produktivität maximieren. Seit der Einführung effizienterer automatisierter Prozesse profitiert die Personalabteilung davon, dass die Zeit zur Auffindung einer bestimmten Information von 6,7 Minuten auf 30 Sekunden reduziert wurde. Zur selben Zeit reduzierte sich in der Buchhaltungsabteilung der Suchvorgang pro Dokument von 4 Minuten auf 30 Sekunden. Des Weiteren hatte die Optimierung zur Folge, dass das Unternehmen eine jährliche Kostenersparnis von ca. 345.000 € verzeichnen konnte.
Diese Situation beschränkt sich nicht ausschliesslich auf den öffentlichen Sektor. 43 Prozent der von Coleman Parkes in ganz Europa befragten Organisationen2 gaben an, dass sie nach wie vor bei ihren geschäftskritischen Dokumentenprozessen auf Kopien in Papierform vertrauten, und nur 22 Prozent machten sich voll automatisierte Arbeitsabläufe zu Nutze. Im streng reglementierten Finanzdienstleistungssektor bestätigten weniger als die Hälfte der europäischen Organisationen (45 Prozent), dass sie im Stande seien, eine Protokollierung aller geschäftskritischen, vertraulichen Dokumente durchzuführen und 20 Prozent gaben an, dass sie überhaupt keine Kontrollprozesse eingerichtet hätten. Diese Zahlen sind bezeichnend und könnten Unternehmen mit rechtlichen Vorschriften wie dem Sarbanes-Oxley-Act in Konflikt bringen. Dieser verpflichtet Organisationen dazu, zu gewährleisten, dass geschäftskritische, vertrauliche Dokumente nicht abgeändert, vernichtet oder verlegt werden.
Neben der Verletzung rechtlicher Vorschriften ist es für Organisationen in ganz Europa ein weiteres 'Big Data'-Rätsel, wie man bei der Datenverwaltung Zeit und Geld einsparen kann. Ungefähr 362 Millionen Arbeitsstunden2 werden in ganz Europa jedes Jahr mit der Verwaltung geschäftskritischer Dokumente verbracht und die hierfür verantwortlichen Mitarbeiter geben zu, dass es noch viel Platz für Verbesserungen gibt, und zwar mit der Begründung, dass bereits eine 10%ige Effizienzsteigerung den gesamten in Europa generierten Profit um 46 Milliarden € anheben könnte2. Daher ist es für Führungskräfte unabdingbar, jetzt zu handeln, um der Situation innerhalb ihrer Organisation Herr zu werden und die bestehenden Prozessineffizienzen aufzudecken. Ein gutes Beispiel für die zu erzielenden Vorteile ist ein in Deutschland ansässiger Kunde von
Ricoh. Die Buchhaltungsfirma überarbeitete die Prozesse bezüglich der Generierung ihrer jährlichen dokumentenintensiven Revisionsberichte. Heute verfügt sie über ein zentralisiertes Managementsystem und automatisierte Dokumentationsabläufe. Die Firma konnte so pro Jahr ca. 600.000 € an Kosten einsparen und erfreut sich nun einer konsistenten und produktiven Arbeitsweise.
Indem sie der Gesamtheit der Geschäftsprozesse - einschliesslich derer, die mit der Dokumenten- und Informationsverwaltung in Bezug stehen - mehr Beachtung schenken, können Unternehmen die Vorteile der Datenflut vollständig nutzbar machen. Es muss sich nicht nur um Problemlösungen drehen – mit der Etablierung der richtigen Systeme kann auch die Rentabilität in den Vordergrund rücken. Rätsel gelöst.
Ein Whitepaper kann unter folgender Adresse heruntergeladen werden:
www.ricoh-europe.com/thoughtleadership
