Erst fragen, dann lizenzieren
Wer arbeitet mobil? Wer braucht Teams, Office oder einfach nur Exchange? Gibt es Geräte, die sich Mitarbeitende teilen? Joyce Studier empfiehlt IT-Verantwortlichen, die tatsächliche Nutzung intern abzufragen: „Die Antworten fallen oft anders aus, als angenommen. Das hat Einfluss auf die Lizenzkosten.“ Wie gross der Unterschied sein kann, zeigt die Modellrechnung von VENDOSOFT (s. Abbildung). Über einen Zeitraum von drei Jahren kostet Office 365 E3 plus Teams demnach rund 522'000 Franken. Eine Kombination aus gebrauchten Office-2024-Standard-Lizenzen und Exchange Online Plan 1 kommt dagegen auf nur 180'000 Franken. Fast 342'000 Franken weniger – 66 Prozent gespart! Natürlich gibt es Unterschiede im Funktionsumfang. Deshalb ist es wichtig, zu wissen, was welcher Mitarbeitende wirklich benötigt.
Hybrid spart 30-40 Prozent
Cloud-Dienste für die standortübergreifende Zusammenarbeit, lokal installierte Software für bestimmte Arbeitsplätze, dazu eigene und Cloud-basierte Server: „Hybride Architekturen sind in vielen gewachsenen Produktionsumgebungen Alltag“, sagt Joyce Studier. Wirtschaftlich interessant wird das bei den Kosten: Online-Pläne werden pro User abgerechnet, gekaufte Office-Versionen pro Gerät – bei gemeinsam genutzten PCs wird das zum Preisvorteil. VENDOSOFT bietet Microsoft-Lizenzen zudem gebraucht an. All das kann gegenüber einer reinen Cloud-Lösung 30 bis 40 Prozent sparen.
Neue Anforderungen, neue Lizenzfragen
Preise, Produktpakete und Lizenzbedingungen ändern sich. Server erreichen ihr Supportende, neue Standorte kommen hinzu, Anwendungen verschwinden. „Die günstigste Lösung von heute ist nicht zwangsläufig die richtige von morgen“, betont Joyce Studier. Deshalb vergleichen sie und ihre Kollegen regelmässig verschiedene Szenarien für ihre Kunden. „Um technisch, lizenzrechtlich und über die geplante Nutzungsdauer das Optimum herauszuholen.“
Mit Microsoft 365 Copilot kommen weitere Herausforderungen hinzu: Welche Lizenzen werden vorausgesetzt, welche Kosten entstehen, wie lässt sich die KI wirtschaftlich in die bestehende IT integrieren und was ist datenschutzrechtlich zu beachten? Auch hier zahlt sich das Spezialwissen der Microsoft-Spezialisten von VENDOSOFT aus.
Beschaffung mit Weitblick
Wer bei der Microsoft-Lizenzierung nur an Cloud-Abonnements denkt, übersieht möglicherweise wirtschaftlichere Alternativen. VENDOSOFT zeigt auf, welche Kombination aus Cloud, Kaufsoftware und gebrauchten Lizenzen zum tatsächlichen Bedarf passt. So wird aus Softwarebeschaffung eine strategische Entscheidung – für geringere IT-Kosten, mehr Flexibilität und maximale Datenhoheit.
Die Autorin
Angelika Mühleck ist Inhaberin der Kommunikationsagentur purecontent und freie Fachjournalistin für die Themen IT und Nachhaltigkeit. Besonders gern porträtiert sie Unternehmen, die mit innovativen Lösungen wirtschaftlichen Erfolg und nachhaltiges Handeln verbinden.
