Wege zu tieferen IT-Kosten

Neun von zehn deutschen mittelständischen Unternehmen klagen über zu hohe IT-Kosten. Dies besagt die Studie «IT-Perspektiven 2020 – Trendradar Mittelstand» des IT-Dienstleisters Info vom November 2011. Und auch wenn sich die Schweiz in vielen Punkten vom nördlichen Nachbarn unterscheidet, die Klagen über zu hohe IT-Kosten dürften auch hierzulande – gerade angesichts des wieder raueren wirtschaftlichen Klimas – genau so laut sein.

Gemäss der deutschen Studie würden die Unternehmen primär verlangen, dass die Betriebskosten für Hardware und die Beschaffungs­kosten für Software optimiert werden. Im Hardware-Bereich könne dies etwa dadurch geschehen, indem Überkapazitäten beseitigt und Lastspitzen via Cloud aufgefangen werden. Zum Thema Software meint der deutsche Dienstleister Info: «Regelmässig erforderliche Updates, insbesondere bei Sicherheits-Software, sowie komplizierte Lizenzmodelle machen viele Anwendungen für mittelständische Unternehmen häufig unwirtschaftlich. Als Alternativen zum Barkauf notwendiger Software stehen Open Source-Programme oder Software-as-a-Service-Lösungen (SaaS) zur Verfügung. Vor allem SaaS-Anwendungen bieten grosses Potential, um Wartungs- und Supportkosten zu minimieren. Hinzu kommt, dass dieser Service nur nach tatsächlichem Bedarf abgerechnet und somit zu einem variablen Kostenfaktor wird.» Doch wo sehen Schweizer Dienstleister Einsparpotential in der KMU-IT? «Swiss IT Magazine» hat sich bei acht hiesigen Spezialisten umgehört, wie KMU ihre Kosten in den Bereichen Clients, Server, Netzwerk-infrastruktur und Software senken können.

Im Bereich Client-Hardware gehen die Meinungen darüber, wie KMU Geld einsparen können, ziemlich auseinander. So rät beispielsweise Charles Gubler, Geschäftsführer von Technogroup IT-Service in Suhr, nicht einzelne Produkte einzukaufen oder zu ersetzen, sondern möglichst baugleiche Clients mit einheitlichem Betriebssystem einzusetzen. «Der Supportaufwand reduziert sich massiv, und beim Einkauf ergibt sich ein Preisvorteil für grössere Mengen eines gleichen Produktes», so Gubler. Auch Urs Frehner, Head of Sales bei Würth Itensis, geht in diese Richtung und rät zur Standardisierung im Client-Bereich: «Um hier Kosten zu sparen, ist es wichtig, Investitionszyklen zu bestimmen. Das heisst zum Beispiel, alle drei Jahre die gesamte Client-Infrastruktur zu ersetzen. Mit solchen Zyklen können dann auch Business-Prozesse überdacht beziehungsweise überarbeitet werden.» Diesen Aussagen nicht zustimmen kann derweil Gero Stautmeister, Head of Professional Services, Infrastructure Management bei Ontrex. Er ist der Überzeugung, dass viele KMU zu viel Geld für die Client-Hardware ausgeben, da sie immer beim identischen Lieferanten beziehungsweise Hersteller kaufen. Stautmeister führt aus: «Man erhofft sich so oftmals eine einfachere Verwaltbarkeit der Geräte. Wenn man den Hersteller kennt, dann geht man davon aus, dass Treiber für Betriebssysteminstallation und auch Fehlersuche im Supportfall einfach werden. Dies ist aber häufig ein Trugschluss, da viele Hersteller auch innerhalb identischer Hardware-Serien Komponenten wechseln, was eben neue Treiber bedingt.» Man solle also lieber auf den Preis bei der Hardware-Beschaffung schauen und dann mit Hilfe von Endpoint-Management-Systemen die Installation der Geräte automatisieren, rät Stautmeister.

Die Anschaffung der Client-Hardware vorerst einer Bedarfsanalyse zu unterstellen, rät Andrea Filippelli, Senior Consultant Infrastructure & Engineering bei Ti&m. Gerade KMU würden dies oftmals unterlassen. «Somit wird häufig in Geräte investiert, welche über- oder unterkon­figuriert sind. Dies kann die Beschaffungskosten enorm beeinflussen und darüber hinaus zum Teil auch zu Folgekosten führen. Wenn wir davon ausgehen, dass heutzutage viele Anwendungen ohne hohe Client-Ressourcen aus der Cloud bezogen und betrieben werden können, dann beschränkt sich die Investition der Client-Hardware auf ein Minimum beziehungsweise auf die Lauffähigkeit des jeweiligen Betriebssystems und der Darstellung der Anwendung in Bild und Ton.» Letztlich komme es immer auf die Anzahl und die Komplexität der Anwendung selbst an, welche auf den Clients betrieben werden sollten. Ein sorgfältiges Requirement Engineering, welches die Anforderungen des Business transparent der notwendigen Benutzerfreundlichkeit, dem Nutzen und letztlich den Kosten gegenüber stellt, zahle sich auf jeden Fall aus, weiss Filippelli.