Kosten senken und Produktivität steigern – in den meisten Unternehmen finden sich diese Worte in den Zielen. Im Rahmen von
Managed Document Services (MDS) unterstützt
Ricoh Unternehmen dabei, Potenziale zu erkennen und Sparmöglichkeiten auszuschöpfen. Ziel ist es, ganzheitliche Geschäftslösungen zu verfolgen und somit die Effizienz zu steigern während gleichzeitig die Kosten gesenkt werden können. Auch Adrian Schwizer, Manager New Business bei der Ricoh Schweiz AG vertraut auf MDS: „Noch immer liegen enorme Sparpotenziale im Dokumentenmanagement, welche im Arbeitsalltag oft nicht wahrgenommen werden.
Verbesserungsbedarf ermitteln Wie viel Zeit Mitarbeitende mit Suchen und Wiederbeschaffen von Informationen verbringen, fällt oftmals gar nicht auf. Gemäss der Prozess-Effiziens-Studie von RICOH sind dies bis 22 Prozent eines Arbeitstages, also deutlich über eine Stunde pro Tag. Davon werden alleine 40 Prozent für die Aufarbeitung von Informationen benötigt. „Durch zu viele papierbasierte und ineffiziente Dokumentenprozesse wird Arbeitszeit verschwendet. Für eine Optimierung ist eine systematische Analyse die wichtigste Voraussetzung", erklärt Schwizer.
In einem ersten Schritt soll die Infrastruktur und die Kostenfaktoren der Dokumentenprozesse analysiert werden. Anhand dieser Daten lässt sich eine passende Gesamtlösung für das Dokumentenmanagement erstellen.
Digitalisierung erleichtert InformationslogistikDie Erklärung ist einfach: Während physische Dokumente entweder mehrfach vorhanden sein oder zentral abgelegt werden müssen, sind digitale Dokumente mit der richtigen Archivierung weltweit innert kürze verfügbar. „Scan-to“-Dienste erleichtern in diesem Zuge das digitale Erfassen, Verteilung und Ablegen von Dokumenten. Egal ob USB-Datenquelle, Email oder physisches Dokument, es lässt sich direkt in den Arbeitsablauf einbinden und vermindert Zeitaufwand und Prozesskosten.
Für viele Unternehmen kann es sich dabei lohnen, eine Archivierungslösung in das Dokumentenmanagement zu integrieren und erfasste Dokumente schneller zugänglich zu machen. Zudem können Dokumenten mit einer Archivierungslösung revisionssicher abgelegt werden, was die Archivkosten merklich senkt.
