Viele Unternehmen haben ein Problem, grosse Datenmengen sinnvoll zu verwalten. Dass die Datenberge immer weiter wachsen, ist dabei laut der aktuellen Studie von Symantec "2010 Information Management Health Check Survey" im Speicherverhalten der Unternehmen selbst zu suchen, denn zu viele Daten werden für einen unbegrenzten Zeitraum aufbewahrt. Für Abhilfe kann hier ein effektiver Plan für das Informationsmanagement schaffen, mit dem sich hohe Speicherkosten reduzieren und Backupläufe verkürzen lassen.
87 Prozent der weltweit 1680 befragten Unternehmen haben in der Symantec-Studie angegeben, dass sie eine professionelle Speicherstrategie sinnvoll und hilfreich halten. Allerdings verfügt nur etwa die Hälfte (47 Prozent) bereits über formal festgelegte Richtlinien.
Andreas Bechter, Regional Product Manager EMEA Information Management Group und Spezialist für Backup und Disaster Recovery bei Symantec, hat fünf Tipps fürs Informationsmanagement formuliert.
1. Ein Backup ist kein Archiv. Daher haben hier wahllos gespeicherte Informationen und rechtlich relevante Daten nichts verloren. Es ist empfehlenswert, nur die Daten der letzten 30 bis 60 Tage in Backups zu sichern. Spätestens dann sollten Unternehmen die Informationen nach zuvor festgelegten Regeln automatisch löschen oder archivieren
2. Es beschleunigt Prozesse, wenn Backups nur für eine kurzfristige Speicherung und zur Wiederherstellung von Daten nach Störfällen verwendet werden. Deshalb sollten ältere Backups nicht im Jahres-, sondern eher im Monatsrhythmus gelöscht oder sicher archiviert werden. So lassen sich getrost grosse Datenmengen verkleinern oder in das Langzeitarchiv verschieben.
3. Deduplizierung ist das Gebot der Stunde. Unternehmen, die Deduplizierungstechniken bereits an den Informationsquellen anwenden, verschlanken ihr Netzwerk und setzen grosse Server- und die Speicherkapazitäten frei. In Kombination mit kürzeren Speicherzyklen erreichen Unternehmen nach Störfällen eine schnelle und bandlose Wiederherstellung durch Replikationsmechanismen und halten so auch problemlos Service Level Agreements ein.
4. Es empfiehlt sich zudem, Richtlinien zum Thema Informationsmanagement zu entwickeln und zu implementieren. Darin muss festgelegt werden, welche Daten gelöscht werden dürfen und in welchen Zeitabständen. Ein automatisiertes und von Richtlinien bestimmtes Löschen birgt weniger Risiken, als eine manuelle Vorgehensweise. Die Umfrageteilnehmer, die hierbei bereits Vorschriften entwickelt haben (46 Prozent), sollten diese so rasch wie möglich umsetzen. Werden diese Vorschriften nicht eingehalten, stellen sie ein juristisches Risiko dar.
5. Daten lassen sich viel einfacher finden, wenn Unternehmen dazu ein umfassendes Archivierungssystem verwenden, denn es beschleunigt die Suche nach Inhalten und spart Kosten.
