Bund plant Business Process Outsourcing

Der Bund muss sparen. Einen wesentlichen Beitrag zum erklärten Ziel – Bundesfinanzen ins Lot bringen und Steuern tief halten – kann eine anpassungsfähige, schlanke und kosteneffiziente Bundesverwaltung leisten. Wie man eine solche erreichen könnte, hat das Eidgenössische Finanzdepartement nun mit einer Machbarkeitsstudie zum Potential des Shared-Services-Konzept abgeklärt: Während man zu Optimierungszwecken bisher vor allem die IT-Aufgaben innerhalb der Verwaltungseinheiten gebündelt hat, sollen nun ganze Abläufe und Prozesse in den Bereichen Finanz- und Rechnungswesen sowie Personal weiter optimiert und im Sinne eines Business Process Outsourcing in Shared Service Centers ausgelagert werden. Dies kommt einem Ersatz traditioneller verwaltungsbezogener Ansätze durch heutige unternehmerische Strukturen gleich.

In den Shared Service Centers – laut der Definition des Finanzdepartements marktorientierte Organisationsformen, die ihre Dienste primär internen Kunden auf Basis eines Service Level Agreements anbieten – sollen standardisierte und gut quantifizierbare Prozesse gebündelt und als Dienstleistung angeboten werden. Wie aus der Machbarkeitsstudie, die das Departement gemeinsam mit den IBM Business Consulting Services durchgeführt hat, hervorgeht, kommen dafür primär die unterstützenden HR- und Finanzprozesse in Frage. So könnten beispielsweise ein Grossteil der Abläufe bei der Personalrekrutierung ausgelagert und als Dienst bezogen werden.
Das Optimierungspotential wird in der Studie auf rund 20 Prozent beziffert; dies vor allem dank der Vereinfachung, Standardisierung und Optimierung der Prozesse und der steigenden Spezialisierung der Mitarbeiter. So könnten sich jährlich über 2,5 Millionen Franken einsparen lassen, und die einmaligen Investitionskosten von 3,7 Millionen für die Umsetzung im Finanzdepartement würden sich laut Studie innert 2,5 bis
3 Jahren amortisieren lassen. Bei einer Einführung von Shared Service Centers in der gesamten Bundesverwaltung rechnet man aufgrund von Skaleneffekten sogar mit einem jährlichen Einsparungspotential von 11 bis
16,5 Millionen, was einer Kostenreduktion um rund 30 Prozent entspräche.

Nach dem erfolgreichen Abschluss der Machbarkeitsstudie, die im Rahmen des Executive MBA von einer Jury aus Wirtschaftsvertretern mit der Bestnote ausgezeichnet wurde, will das Finanzdepartement die Pläne nun umsetzen. Im ersten Halbjahr 2006 wird das Projekt ausgeschrieben, worauf bis Februar 2007 die Detail-Konzeption erstellt wird. Ab März 2007 sollen die Shared Service Centers in einem Pilot im Eidgenössischen Personalamt und in der Eidgenössischen Finanzverwaltung in Betrieb genommen werden, während die sukzessive Umsetzung in weiteren Ämtern bis Juni 2008 vorgesehen ist.