Mindmapping im Unternehmen mit MindManager 2002

Neben den Mindmapping-Funktionen bietet MindManager 2002 Enterprise auch einen leistungsfähigen Konferenzserver für die büroübergreifende Kommunikation.

Artikel erschienen in Swiss IT Magazine 2001/41

     

Mindmaps sind das Tool der Wahl, wenn es darum geht, komplexe Planungs- und Entscheidungsprozesse zu visualisieren oder Brainstorm-Ergebnisse zu organisieren. Klassischerweise werden die Gedankenkarten auf Papier gezeichnet; da sie sich entsprechend der Natur der Gedankenprozesse aber dynamisch entwickeln, macht es Sinn, die Mindmaps direkt auf dem PC zu erstellen, wo sie noch einfacher organisiert, angepasst oder in mehrere Maps unterteilt werden können. Das haben auch die Hersteller gemerkt - Mindmapping-Programme boomen. Vor einem Jahr haben sich mit Mindjet und Norcan Data (Visual Mind) noch zwei Firmen den Markt geteilt, inzwischen ist mit Data Becker ein zusätzlicher Konkurrent aufgetaucht, und Computer Systems Odessa (Hersteller von ConceptDraw) hat ein Mindmapping-Tool angekündigt.




Der Marktführer Mindjet reagiert auf die neue Konkurrenz mit einem Update für seine bestehenden Mindmanager-Versionen Standard und Business und führt bei dieser Gelegenheit mit der Enterprise und der Mobile Edition gleich noch zwei zusätzliche Varianten ein.


Moderne Oberfläche

Nach dem Aufstarten fällt zunächst die überarbeitete, gefällige Oberfläche auf. Das User-Interface wurde an den Standard von Office XP angepasst und bietet dasselbe Look&Feel. Auch andere GUI-Features kennt man schon von Microsofts Bürosoftware, allen voran die Aufgabenbereiche, die nun auch in MindManager den schnelleren, kontextsensitiven Zugriff auf zahlreiche Funktionen erlauben.



Leider hat Mindjet aber auch unsinnige GUI-Funktionen wie das Ausblenden von selten benutzten Befehlen in den Menüs übernommen. Glücklicherweise lässt sich dieses Verhalten aber wie in Office XP ausschalten.




Weitere Neuerungen, die direkt die Oberfläche respektive das Aussehen der Maps betreffen, sind die über 700 neuen Symbole, die für die grafische Gestaltung der Mindmaps zur Verfügung stehen. Die Symbol-Bibliothek lässt sich nach wie vor erweitern, neuerdings aber auch um ganze Clipart-Sammlungen.



Deutlich verbessert wurde auch die Hilfefunktion, die nun über einen verbesserten, dem Standard für Windows-Programme entsprechenden Aufbau sowie einen grösseren Inhalt verfügt. Ergänzt wird die Online-Hilfe durch das sogenannte Learning Center, das diverse Beispielmaps, visuelle Lernprogramme sowie Tips und Tricks enthält.




Detailpflege

Viele wichtige Änderungen in MindManager betreffen die tägliche Arbeit mit dem Programm, die sich nun wesentlich effizienter gestalten lässt und bessere Resultate hervorbringt.



Dazu gehören etwa die verbesserten Möglichkeiten, die Maps mit Farben zu versehen. Dafür sorgen eine vereinfachte und schnellere Farbauswahl, mit der nun endlich auch die Innenfarbe von Zweigumrandungen ausgewählt werden kann. Was dagegen leider noch immer nicht möglich ist, ist die Einfärbung von Zweigtexten - diese sind automatisch immer schwarz, während der Zweig die Farbe ändert.




Die Organisation der Maps wird ebenfalls erleichtert, und zwar durch neue Kontextmenü-Optionen, die eine automatische Umsortierung der Zweige beispielsweise nach links oder rechts ermöglichen, oder dadurch, dass sich Beziehungen zwischen Zweigen nun mit Text und Symbolen verdeutlichen lassen.



Überarbeitet wurde auch der Featurebereich der Präsentation und Veröffentlichung. So lassen sich die Maps nun im Präsentationsmodus fokussieren und die Vorführung kann automatisiert werden. Darüber hinaus hat Mindjet einen Passwort-Schutz integriert, so dass die Maps bei Bedarf geschützt und nur von berechtigten Dritten geöffnet werden können.



Sehr wichtige neue Funktionen sind die Power-Auswahl und der Power-Filter. Die Power-Auswahl erlaubt über die Definition verschiedener Kriterien wie Text, Farbe oder Priorität die gleichzeitige Auswahl von mehreren Zweigen zur Bearbeitung. Dies ist insbesondere in grossen, komplexen Maps von Vorteil, wenn etwa nicht alle Zweige gleichzeitig angezeigt werden können. Die Auswahldefinition kann auch gespeichert werden, wenn sie mehrfach genutzt werden soll. Schneller geht die Mehrfachauswahl allerdings oft per Mausklick.



Auf dieselbe Weise funktioniert der Power-Filter, der die effiziente Verwaltung grosser Maps ermöglicht. Hier werden Zweige, auf welche die Kriterien nicht zutreffen, einfach ausgeblendet, was die Übersicht deutlich steigert.




Verbesserte Projektmanagementfunktionen

Viel getan hat sich in den Bereichen Projektplanung und Integration. Was ersteres anbelangt, so kann MindManager nun beispielsweise ausgewählte Aufgabeneigenschaften direkt auf den Zweigen anzeigen und bietet über den Aufgabenbereich direkten Zugriff auf die Aufgabeneigenschaften. Die Verwaltung von Prioritäten, Fälligkeiten und anderem lässt sich damit sehr effizient erledigen. Ausserdem ermöglicht MindManager den Import und die Synchronisation der Aufgaben mit derselben Kategorie in Outlook und Microsoft Project; mit Project ist auch ein Abgleich in beide Richtungen möglich.



Noch weiter geht die Integration mit einzelnen Komponenten der Office-Suite. So lassen sich Daten etwa nach Word sowohl exportieren als auch importieren. Dabei wird automatisch eine Listenstruktur erstellt und nach Verästelungsgrad des Zweiges formatiert. Leider werden beim Word-Export allerdings keine freien Texte verarbeitet, und Textnotizen, die einem bestimmten Ast zugeordnet sind, werden wie Äste behandelt - eine Nachbearbeitung der exportierten Maps ist oft unumgänglich.




Ebenfalls überarbeitet wurden der Export nach Powerpoint, den Mindjet um verschiedene Optionen erweitert hat, sowie der HTML-Export, der nun 37 Vorlagen und verschiedene Steuerungsmöglichkeiten mit oder ohne Java und Imagemaps zur Verfügung stellt.



Nicht zuletzt gibt es nun auch eine MindManager Mobile Edition, die auf dem Palm OS läuft und den Abgleich von Maps mit den Business- und Enterprise-Editionen erlaubt. Eine Version für Pocket PCs ist derzeit allerdings leider nicht geplant.




Integrierter Konferenzserver

Ein wichtiges Feature insbesondere im Business-Einsatz ist die Konferenzfunktion. Mit ihrer Hilfe lassen sich Arbeiten an der MindMap übers Internet oder in einem Netzwerk gemeinsam mit anderen erledigen. Verschiedene Personen können gleichzeitig auf die Map zugreifen und sie bearbeiten; auch mehrere Maps können bearbeitet werden, Änderungen sind sofort auf allen Bildschirmen sichtbar. Gleichzeitig können sich die Konferenz-Teilnehmer dabei in einem Chat-Fenster unterhalten. In der Konferenz erstellte oder geänderte Maps werden nach Sitzungsende automatisch gespeichert.



Die Konferenzfunktion ist zwar nicht neu, wurde aber überarbeitet und ist nun einfacher zu benutzen. Grundsätzlich wird nun zwischen zwei Konferenz-Arten unterschieden, der Peer-to-Peer- und der Enterprise-Konferenz, wobei prinzipiell beide Varianten sowohl von der Business als auch von der Enterprise Edition unterstützt werden. Allerdings verfügt nur die Enterprise Edition über einen Konferenz-Server, die Enterprise-Konferenz ist deshalb nur möglich, wenn irgendwo im Netz die entsprechende MindManager-Version in Betrieb ist.




Der Konferenz-Server wird als separat zu installierende Software mit der Enterprise Edition geliefert und zeichnet sich durch ein benutzerfreundliches Interface und eine hohe Skalierbarkeit auf bis zu 100 Teilnehmer aus. Auch auf die Sicherheit wurde bei der Entwicklung grossen Wert gelegt: Die Datenübertragung kann verschlüsselt werden, und ein Authentifikationsverfahren sorgt dafür, dass nur registrierte und berechtigte User an der Konferenz teilnehmen können.



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