KMU-geeignetes Dokumentenmanagement

KMU-geeignetes Dokumentenmanagement

10. Februar 2006 - Unsere Marktübersicht stellt 16 Dokumentenmanagement-Lösungen vor, die auch kleinere Unternehmen punkto Kosten und Installationsaufwand nicht überfordern.
Artikel erschienen in IT Magazine 2006/03

Die meisten Hersteller von Business-Software bauen Funktionen zum geordneten Ablegen und Wiederfinden von Dokumenten in ihre Produkte ein. So bietet jede bessere Adressverwaltung die Möglichkeit, einer Kontaktperson beliebige Dateien zuzuordnen. Daraus ergibt sich im Lauf der Zeit eine vollständige Kontakt-History. Das ist sicher nützlich, umfassendes Dokumentenmanagement geht aber um einiges weiter.


Was ist Dokumentenmanagement?

Im ursprünglichen Sinn steht der Begriff für eine ganz bestimmte Softwarekategorie: Mit Hife von Scannern und OCR bringen die Archivsysteme Papierdokumente in elektronisch lesbare Form. Dieser Prozess wird auch Imaging genannt. Ergänzt durch Schlagworte werden die Informationen zwecks langfristiger Aufbewahrung auf einem Speichermedium abgelegt. Idealerweise wird der Textinhalt bei der Ablage indexiert, damit im Archiv auch per Volltextsuche recherchiert werden kann.
Mittlerweile liegt der grösste Teil der für ein Unternehmen wichtigen Informationen bereits im Original als elektronisches Dokument vor – Office-Dateien, Belege aus allen möglichen IT-Systemen, E-Mails, Konstruktionszeichnungen aus CAD-Programmen, Bilder, Ton- und Filmaufnahmen. Auch diese Dokumente entfalten ihren langfristigen Nutzen am besten, wenn sie mit DMS-Funktionalität erfasst und verwaltet werden: Die klassischen Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) haben sich zum umfassenden Enterprise Content Management (ECM) entwickelt. Ein weiterer wichtiger Punkt: Einmal archiviert, sollte sich der Inhalt eines Dokuments nicht mehr verändern lassen – dies nicht zuletzt, um den rechtlichen Anforderungen bezüglich Aufbewahrung von geschäftsrelevanten Akten zu genügen (Compliance). Für die «Endlagerung» setzten Dokumentenmanagement-Systeme in der Vergangenheit deshalb auf nur einmal beschreibbare optomagnetische Datenträger (WORM). Heute werden diese meist proprietären Speichermedien zunehmend durch die Standard-DVD oder durch Harddisk-basierte Systeme abgelöst, bei denen die Integrität der Informationen durch softwaretechnische Sicherheitsmechanismen wie konsequentes Journaling und digitale Signaturen garantiert wird. Ein ideales Dokumentenmanagement-System (DMS) erfüllt somit eine Vielzahl von Funktionen:


• Imaging herkömmlicher Papierdokumente


• Kategorisierung mit Schlag­worten: Entweder nur diese Metadaten oder auch das Dokument selbst werden in einer Datenbank gehalten.


• Volltextindexierung


• Versionierung: Das System stellt alle unterschiedlichen Versionen eines Dokuments langfristig zur Verfügung.


• Check-In/Out-Mechanismus: Änderungen an einem bereits erfassten Dokument lassen sich zu jedem Zeitpunkt nur durch eine Stelle vornehmen.


• Integration mit anderen IT-Systemen: (ERP, CRM, SCM, HR, Intranet, Website, Groupware)
zur direkten Übernahme von Dokumenten und Transaktions­belegen.


• Automatische Archivierung des E-Mail-Verkehrs


• Revisionssichere langfristige Aufbewahrung


• Umfassende Funktionen für die Suche nach Schlagworten und Volltext

 
Seite 1 von 2

Neuen Kommentar erfassen

Anti-Spam-Frage Wieviele Fliegen erledigte das tapfere Schneiderlein auf einen Streich?
Antwort
Name
E-Mail
GOLD SPONSOREN
SPONSOREN & PARTNER