Eine Fusion bietet den idealen Anlass zur Überprüfung der Infrastruktur. Bei HP und Compaq galt es nicht nur, zwei Unternehmenskulturen zu verbinden; auch der Einsatz von Druckern, Kopierern und Faxgeräten wurde vor dem Merger auf völlig unterschiedliche Art gehandhabt. Grund genug für Arnold Marty, Country Manager Printing and Imaging Solutions bei HP Schweiz, auch bei der eigenen Output-Flotte nach Sparmöglichkeiten zu suchen.
Bei HP und Compaq bot sich eine für viele Unternehmen typische Situation: Niemand wusste genau, wie viele Output-Geräte von welcher Art wo plaziert waren. Bevor überhaupt eine neue Printing-Strategie formuliert werden konnte, musste deshalb eine genaue Bestandesaufnahme durchgeführt werden.
Mit Rückfragen in den damals noch 20 Geschäftsstellen war nach anderthalb Tagen folgendes klar: Während bei Compaq die Drucker und Kopierer bereits weitgehend standardisiert waren und vor allem grössere Multifunktionsgeräte im Einsatz standen, betrug das Verhältnis von Geräten und Mitarbeitern bei HP eins zu vier, wobei zahlreiche Einzelplatzdrucker vorkamen - es gab 35 verschiedene Modelle, die teils bis zu zehn Jahre alt waren. Insgesamt standen bei HP und Compaq vor der Konsolidierung 463 Output-Geräte in 79 Modellen; rund 15 Prozent waren farbfähig.
Marty: "Bei HP als Druckerhersteller gab es einen historisch bedingten Wildwuchs, der im übrigen für alle Unternehmen typisch ist, wo dezentral beschafft wird. Bei Compaq dagegen schoss man mit Kanonen auf Spatzen - trotz Standardisierung führte die geringe Zahl von überdimensionierten Geräten zu hohen Druckkosten von bis zu 60 Rappen pro Seite; die langen Wege zwischen Arbeitsplatz und Drucker wirkten sich negativ auf die Mitarbeiterproduktivität aus."
Noch aufwendiger als das Inventar gestaltete sich die Kostenanalyse: "Es war ein mühseliger Prozess, bis wir nur schon die Ist-Daten hatten - wir mussten jede einzelne Rechnung aus den zwei Buchhaltungen von Compaq und HP berücksichtigen: Die Kosten waren über das ganze Unternehmen verteilt rapportiert, zum Teil in der IT-Abteilung, zum Teil im Einkauf oder dann im Postbüro, das für die Zubehörverwaltung zuständig ist." Insgesamt beanspruchte die Ist-Analyse rund eine Mannwoche - für Marty eine zwar lästige, aber notwendige Anstrengung, bevor überhaupt über eine neue Strategie diskutiert werden kann.
Der hohe Aufwand zur Kostenermittlung ist laut Marty nicht HP-typisch: "Wir mussten mit Erschrecken feststellen, dass die Kosten nicht auf Anhieb sichtbar waren. Ich habe aber in all den Projekten, die wir in den letzten Jahren realisiert haben, noch keinen Kunden gefunden, der auf Knopfdruck die volle Übersicht über die Output-Kosten hatte."
Auf Basis der bisherigen Gegebenheiten wurde sodann die optimale Output-Strategie für die neue HP Schweiz ermittelt. Als effizientestes Szenario erwies sich die Erneuerung des gesamten Geräteparks: In der neuen Output-Flotte kommen noch fünf Modelle vor, die allesamt aus einer Hand stammen - im vorliegenden Fall natürlich von HP selbst.
Bei einer Investition von 1,9 Millionen, wovon der Ausstieg aus den bisherigen langjährigen Leasing-Verträgen der Compaq-Seite rund eine Million ausmacht, prognostiziert Marty eine Kostenreduktion von 1,2 Millionen pro Jahr, zurückzuführen auf geringere Kosten für Toner, Zubehör, Service, Strom und Raumbedarf. Ein Beispiel: Mit einem der gewählten Modelle, dem Laserjet 4600DN, betragen die Druckkosten pro Seite noch 13 Rappen, eine markante Reduktion im Vergleich zu den bis zu 60 Rappen der alten Compaq-seitigen Geräte.
Dazu kommt ein Produktivitätsvorteil, der sich konservativ gerechnet auf rund 150'000 Franken pro Jahr beläuft - hier spielen der verkleinerte Aufwand für die Wartung des vereinheitlichen Geräteparks, die gegenüber den bejahrten bisherigen Geräten geringeren Ausfallraten, die geregelten Supportabläufe sowie neue technologische Möglichkeiten wie die automatische Benachrichtigung der Serviceabteilung bei Tonermangel und Funktionsstörungen die Hauptrolle.
"Bei der Optimierung muss vorsichtig zwischen Kosten und Produktivität abgewogen werden: Man kann auch zu Tode optimieren und nur noch einen zentralen Drucker aufstellen, was von den reinen Geräte- und Druckkosten am billigsten kommt. Das andere Extrem wäre ein Drucker pro Mitarbeiter - auch das will man wohl kaum."
Das Fazit: Mit der neuen Output-Strategie lassen sich enorme Kosteneinsparungen realisieren. Der Payback tritt bereits nach 17 Monaten ein - dabei, dies betont Marty ausdrücklich, habe man mit marktüblichen Preisen und nicht etwa mit den internen HP-Kosten gerechnet. Erst nachdem klar war, dass der Umstieg auch finanziell etwas bringt, wurde das Vorgehen in der Geschäftsleitung diskutiert und der Beschluss zur Umsetzung gefasst. Marty: "Nach der Kostenanalyse gab es keine Fragezeichen mehr, wir haben das Projekt sofort und schnell durchgezogen. Zwischen Dezember 2002 und März 2003 wurden die neuen Geräte installiert und die Supportmechanismen aufgesetzt."
