Ein gut organisiertes Intranet verteilt Know-how optimal

Ein gut organisiertes Intranet verteilt Know-how optimal

3. Dezember 2001 - Wissen ist Macht – aber nur, wenn es zur richtigen Zeit am richtigen Ort zur Verfügung steht. Eine Intranet ist dafür die beste Lösung.
Artikel erschienen in IT Magazine 2001/43

Wozu überhaupt ein Intranet? Man kam ja bisher auch ohne aus. Stimmt - aber zwei Probleme werden in fast allen Branchen immer drängender: Erstens müssen die Mitarbeiter von der internen Weisung bis zu den aktuellen Ergebnissen der Konkurrenz immer mehr Informationen immer schneller bewältigen, und zweitens wird die effiziente Nutzung der Informationen für den Markterfolg des Unternehmens immer wichtiger. Es genügt nicht, wenn der Sachbearbeiter in Abteilung A erst Tage später vom Hörensagen die Lancierung von Produkt B aus Abteilung C mitbekommt oder nicht weiss, dass Mitbewerber D soeben aus Qualitätsgründen das vergleichbare Produkt E vom Markt nehmen musste. Oft weiss die eine Hand nicht, was die andere gerade tut oder schon erledigt hat.



Je grösser und komplexer das Unternehmen ist, desto wichtiger wird ein Vehikel zur unternehmensweiten Informationsverbreitung. Auch die Zürcher Kantonalbank kannte die Problematik, wie Daniel Voser, von der ZKB, anführt, die kürzlich ein umfangreiches internes Informationssystem eingeführt hat: "Wie bei jeder grösseren Unternehmung war die Menge an Informationen auch bei uns ein grosses Problem. Da Informationen, Aufträge und Weisungen meistens an alle Mitarbeiter verteilt wurden, war die Selektion zwischen relevanten und weniger wichtigen bei jedem Adressaten mit wiederholtem Aufwand verbunden. Hatten die Mitarbeitenden andererseits ein konkretes Informationsbedürfnis, fanden sie in den inzwischen veralteten Informationen kaum die Antwort auf ihre Fragen. Die Hauptanforderung bestand also darin, das Informationsparadox beim Empfänger zu lösen."



Ein Intranet hat also nicht bloss dafür zu sorgen, dass beliebige Dokumente zu beliebigen Zeitpunkten abgerufen werden können. Viel wichtiger: Nur die wirklich relevanten Informationen sollen dem einzelnen Mitarbeiter punktgenau zur Verfügung stehen. Dies aber im ganzen Unternehmen, nicht nur in der Administration. Auch die Mitarbeiter in Produktion und Logistik profitieren von aktuellen Informationen, die auf ihre Funktion zugeschnitten sind. Auch wenn es nur die Einladung zum Sommerfest oder die neueste Rauchpausenregelung ist: Via Intranet verteilte Information erscheint aktueller als eine papierene Weisung und hilft enorm bei der Mitarbeitermotivation.


Nicht mehr den Grössten vorbehalten

Noch vor wenigen Jahren gehörte der Betrieb eines eigenen Informationsnetzwerks zu den Exklusivitäten grosser Konzerne. Kleinere Firmen betrieben einen simplen Mailserver oder leisteten sich allenfalls den Luxus sogenannter Groupware, die jedoch meist so kompliziert zu bedienen war und dem papiergebundenen Informationsverkehr gegenüber so wenige Vorteile brachte, dass die Software schon bald nach der Installation ungenutzt vor sich hin dümpelte.
Die rasende Ausbreitung des Internet in der zweiten Hälfte der neunziger Jahre schafft nun in mehrfacher Hinsicht die Basis für einen generellen Intraneteinsatz auch in kleinen und mittleren Unternehmen:




• Praktisch jede Firma betreibt heute ein leistungsfähiges LAN; Hardware- und Netzwerkinfrastruktur sind an den meisten Orten bereits vorhanden.




• Viele Firmen unterhalten darüber hinaus auch einen eigenen Webserver oder zumindest eine Website - man ist mit der Technologie vertraut.




• Ein Webbrowser ist an jedem Arbeitsplatz Standard; die meisten Mitarbeiter verfügen über das Know-how zum Informationsabruf über E-Mail und Web.




• Neben nach wie vor kostspieligen Enterprise-Portalen und Content-Management-Systemen ermöglichen diverse äusserst kostengünstige Lösungen den Start eines Intranet auch bei magerem Budget.




Artur P. Schmidt, Communication Director des Schweizer Intranetdienstleisters Aseantic stellt fest: "Zukünftig benötigt nahezu jedes Unternehmen ein funktionierendes Intranet. Ein derartiges internes Netzwerk bietet die Basis für die Steigerung der Produktivität und die Senkung der Kosten." Etwas eingeschränkter sieht Urs Bucher, der Zürcher Geschäftsstellenleiter von Namics, einer weiteren bekannten Intranetagentur, die Domäne der Intranet: "Eine Mindestgrösse ist schwierig zu definieren - in meinem Verständnis ist ein Intranet wohl sinnvoll ab mittelgrossen M unter den KMU. In kleineren Firmen kann ein Intranet Sinn machen, wenn das Unternehmen auf verschiedene Standorte verteilt ist."

 
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