Die Kritik vieler, dass Office XP eigentlich nur kleine Änderungen im Vergleich zu Office 2000 enthalten würde und deshalb kaum ein Upgrade wert sei, wollte Microsoft wohl nicht auf sich sitzen lassen. Dafür gibt es nun beim Office System 2003, wie der Name schon andeutet, fundamentale Änderungen - hin zu einer Kombination aus klassischen Client-Anwendungen, Server-Funktionen und Online-Diensten.
Das heisst nun aber keineswegs, dass man alles ändern muss. Wer sich mit seinem Office als einer Suite von lokalen Werkzeugen für die Erstellung von Texten, Tabellen oder auch kleinen Datenbanken ausreichend bedient fühlt, kann mit Office 2003 in der gleichen Form weiterarbeiten. Die Standard Edition besteht auch weiterhin nur aus Word, Excel, Outlook und Powerpoint. In der Small Business Edition kommen der Publisher und der Business Contact Manager für Outlook 2003 hinzu - und damit schon ein erstes neues Programm. In der Professional Edition findet sich dann zusätzlich auch noch Access. Ausserdem gibt es dort die erweiterte XML-Unterstützung und es findet sich auch die IRM-Funktionalität, also das von Microsoft als Information Rights Management bezeichnete DRM (Digital Rights Management). Wem das noch nicht reicht, der kann auch die Enterprise Edition der Professional Edition, also die Microsoft Office Professional Enterprise Edition 2003 - kein Witz, das Ding heisst wirklich so - über die Volumenlizenzprogramme von Microsoft beziehen und erhält dann auch noch InfoPath dazu. Schliesslich liefert Microsoft als kostenpflichtige Ergänzung mit OneNote noch ein weiteres, ausgesprochen interessantes Programm, das nach den ersten Eindrücken durchaus wie ein Geniestreich wirkt.
Wer sich erst mal durch die Liste dieser Editionen gewühlt hat, ist aber immer noch bei den reinen Client-Anwendungen. Microsoft Office, wie man es kennt, nur mit ein paar zusätzlichen Programmen und Funktionen. Das gesamte System umfasst aber noch weitere Dienste. Da sind zunächst die Microsoft Sharepoint Services, die als kostenloses Add-On für den Windows Server 2003 nun zum Download bereitstehen. Auf diesen setzt der Microsoft Office Sharepoint Portal Server 2003, kurz SPS, auf. Schliesslich kommen noch der Live Communications Server und Microsoft Project 2003 samt dem Project Server dazu. Gerade Project ist für diejenigen, die damit vertraut sind, auch das beste Beispiel, um zu verstehen, wohin die Reise eigentlich geht - weg von reinen Client-Funktionen und hin zu Funktionen, die mehrere Anwender gemeinsam nutzen können. Mit Office System 2003 lassen sich Informationen nicht mehr nur lokal mit Word oder Excel erstellen, sondern in vergleichsweise einfacher Form auch anderen Anwendern bereitstellen, gemeinsame "collaborative workspaces" erstellen und vieles mehr. Mit dem Office System 2003 integriert Microsoft die Portal- und die Office-Funktionalität in einem beachtlichen Umfang. Das eröffnet neue Möglichkeiten: Dass die Produkte nun System statt nur Suite genannt werden, ist durch diese Veränderung sicherlich gerechtfertigt.
Die Microsoft Sharepoint Services sind die Basis für die Kollaborationsfunktionen im Office System. Mit ihnen lassen sich relativ einfach Sites anlegen, über die Benutzer dann beispielsweise Dokumente zur gemeinsamen Nutzung bereitstellen, aber auch Diskussionen, Umfragen und andere Funktionen abwickeln können. Als Basis dafür werden so genannte WebParts und ASP.Net-basierende Komponenten verwendet. Die Windows Sharepoint Services setzen den Windows Server 2003 - weil nur dieser die .Net-Unterstützung in der erforderlichen Form bietet - und die Internetinformationsdienste 6.0 sowie ASP.Net voraus. Sie benötigen aber keine gesonderte Lizenz des Sharepoint Portal Servers, sondern sind dessen Fundament.
Die Erstellung von Sites und von Content erfolgt über Assistenten, so dass für den Einstieg in die Nutzung der Sharepoint Portal Services keine Programmierkenntnisse erforderlich sind. Darüber hinaus lassen sich Anpassungen auch mit Hilfe von Frontpage 2003 durchführen - oder, wenn die Anforderungen grösser sind, durch die Entwicklungswerkzeuge für das .Net Framework. Mit den Sharepoint Services hat Microsoft letztlich die Basisfunktionen von Groupware zu einer Standardfunktion im Betriebssystem gemacht.
Damit stellt sich natürlich die Frage, welchen Nutzen der SPS selbst noch bringt, wenn sich Portale für die Kollaboration schon mit den Sharepoint Portal Services realisieren lassen. Die Antwort: Während die Sharepoint Portal Services den Aufbau von einzelnen Sites erlauben, die dann von bestimmten Benutzern gemeinsam verwendet werden können, ist der SPS darauf ausgelegt, unternehmensweite Portal-Lösungen zu schaffen, die einerseits die Sites der Sharepoint Portal Services integrieren und andererseits auch Schnittstellen zu anderen Systemen im Unternehmen bieten. Mit den Sharepoint Portal Services lassen sich also viele kollaborative Treffpunkte schaffen - wirklich integriert werden können diese aber nur mit dem SPS.
Zu den Funktionen des SPS gehört beispielsweise auch die Single-Sign-On-Unterstützung, über die die Authentifizierung an anderen Systemen wie Datenbanken erfolgt, deren Daten in SPS-basierenden Portalen integriert werden sollen. Die Zielrichtung von SPS sind grössere Unternehmen, während mit den Sharepoint Portal Services schnell und einfach auf Ebene von Abteilungen oder verteilten Teams Arbeitsbereiche realisiert werden können, auf die dann über den Browser zugegriffen wird.
Microsoft möchte damit ein anderes Modell der Interaktion und auch der gemeinsamen Nutzung von Dokumenten unterstützen, als das bisher der Fall war. Noch werden die meisten Dokumente entweder über Freigaben im Netzwerk oder als Anhang von E-Mails ausgetauscht. Das ist einerseits relativ umständlich und führt andererseits schnell zu Problemen, wenn es beispielsweise mehrere Versionen eines Dokuments gibt. Die Sharepoint Portal Services - und damit auch der SPS - unterstützen nun eine Versionskontrolle und Check-In/Check-Out-Funktionen, bei denen Benutzer auch automatisch über Änderungen an einem von ihnen erstellten Dokument benachrichtigt werden können.
Wer diese Kollaborationsfunktionen nutzen möchte, muss allerdings zunächst die Voraussetzungen schaffen. Neben dem Windows Server 2003 sind das die darauf installierten Internetinformationsdienste 6.0 und ASP.Net. Wie bei einigen anderen Microsoft-Server-Produkten auch bleibt dabei unverständlich, warum die Installation von ASP.Net nicht aus dem Installationsprogramm für den SPS angestossen werden kann. Statt dessen muss, wenn die Voraussetzung nicht erfüllt ist, die Installation abgebrochen, ASP.Net über die Windows-Systemsteuerung installiert und dann die Installation neu gestartet werden.
Die eigentliche Installation ist anschliessend etwas unstrukturiert, aber relativ leicht zu bewerkstelligen. Dass das Installationsprogramm keine MSDE (Microsoft SQL Server Desktop Engine) installiert, sondern einen eigenständigen SQL Server 2000 mit Service Pack 3 oder höher vorausgesetzt hat, mag dabei an der verwendeten Variante des SPS liegen. Die Auswahl der MSDE war zwar sicht-, aber nicht wählbar. Solche kleine Nickligkeiten bezüglich der Abhängigkeiten von Microsoft-Produkten und -Komponenten machen die Installation unnötig aufwändig - und sie sind nicht nur beim SPS zu beobachten. Auffällig war, dass zunächst ein paar Installations-Optionen für die Sharepoint Portal Services erfragt wurden, dann wieder ein paar Optionen für die Einrichtung des SPS selbst angefordert wurden und nach dessen Installation hinwiederum Konfigurationsparameter verlangt wurden. Was dagegen spricht, alle Informationen auf einmal abzufragen und dann die Installation durchzuführen, wurde nicht klar.
Wer erwartet, dass er nun gleich anfangen kann zu arbeiten, sieht sich getäuscht. Wesentliche Teile der Konfiguration sind noch nicht erledigt. So gilt es zunächst, die Serverrollen zu konfigurieren und Komponenten zuzuordnen. Das wiederum ist bedauerlicherweise nicht wirklich intuitiv gelöst, weil man dazu nicht einfach den Server und dann Komponenten auswählt, sondern auf ein Dialogfeld am unteren Rand der Seite klicken muss, um die Konfiguration durchzuführen. Dass es dann auch noch Startprobleme von Sharepoint-Diensten gab, die nicht ausreichend schnell während des Systemstarts geladen werden konnten, passt in dieses Bild.
Wer diese Hürden aber erst einmal bewältigt hat, kann über die Assistenten mit wenig Aufwand neue Sites für die Kollaboration aufbauen - wenn er erst einmal herausgefunden hat, wie er dort auch neue virtuelle Server anlegen kann, damit nicht bereits vorhandene Sites überschrieben werden.
Alles in allem sind die Assistenten für die eigentlichen Sharepoint Portal Services aber sehr viel einfacher in der Handhabung als es der Prozess von Installation und Basiskonfiguration befürchten lässt. Eine neue Site ist mit wenigen Angaben zu erstellen und kann dann direkt weiter konfiguriert werden. Wer beispielsweise mit Word arbeitet, kann direkt bei der Erstellung von Dokumenten festlegen, dass diese in einem Arbeitsbereich einer Site der Sharepoint Portal Services abgelegt werden. Die Integration auf dieser Ebene gefällt ausgesprochen gut, selbst wenn man den Befehl eher im Menü Datei als bei Extras erwarten würde.
Der Live Communication Server erweitert das Funktionsspektrum um Instant Messaging. Damit kann eine zentral verwaltete Lösung für die Real-Time-Kommunikation bereitgestellt werden Der Server beinhaltet die Funktionen wie die Protokollierung und Archivierung, den Dateitransfer, Audio- und Video-Konferenzen sowie die gemeinsame Nutzung von Anwendungen.
Wenn man sich die einzelnen Office-Produkte anschaut, dann fällt neben der Integration mit den Sharepoint Portal Services insbesondere die signifikant erweiterten XML-Möglichkeiten auf. So unterstützt Microsoft Office XSDs (XML Schema Definitions). Damit können strukturierte Informationen entsprechend der Schemata in Dokumenten unterstützt werden.
Diese Informationen können dann von anderen Anwendungen verarbeitet werden. Word-Dokumente lassen sich vollständig als XML speichern und mit Hilfe von Transforms dann beispielsweise auch in XHTML umsetzen. Über die Umsetzung von XSDs können die Dokumente aber auch in einem eigenen XML-Schema abgelegt werden, wenn beispielsweise Teilinformationen aus Lebensläufen direkt in HR-Anwendungen übernommen werden sollen.
Access unterstützt den Import und Export von XML, wobei die Abbildungen des XML-Schemas auf die Datenbankstrukturen über eine grafische Mapping-Schnittstelle erfolgen. Besonders gut gefiel aber der XML-Import in Excel. Dabei werden die XML-Daten automatisch in eine Excel-Tabelle umgesetzt. Über ein visuelles Mapping-Werkzeug können dann die automatisch erkannten oder aus der DTD respektive dem Schema übernommenen Strukturen angepasst werden. Als Anwender kann man in Office 2003 XML nutzen, ohne sich wirklich mit den oft keineswegs trivialen Details von XML, XSLT und anderen Standards auseinandersetzen zu müssen.
Die XML-Unterstützung macht auch die Verarbeitung und Analyse von Dokumenten sehr viel leichter. So können mit XSLT Teile von Dokumenten in andere übernommen und während dieses Schritts auch angepasst werden. Ausserdem ist bei gleichartigen Dokumenten auch die Basis für analytische Anwendungen gegeben, mit denen beispielsweise von in Word geschriebenen Daten Informationen wie der durchschnittliche Betrag ermittelt werden können.
XML lässt sich in Office 2003 wesentlich einfacher nutzen als das bisher der Fall war. Allerdings wird auch davon, wie von den Sharepoint Portal Services, eher das Unternehmen profitieren, das Office 2003 eher als System einsetzt denn der einzelne Anwender. Denn die Entwicklung eigener Schemata und die Nutzung vieler anderer XML-Funktionen wie den Smart Documents, bei denen Informationen in strukturierter Form in Dokumenten abgelegt werden können, setzt doch einigen Entwicklungsaufwand voraus.
Auch das IRM als eine weitere neue Funktionalität ist auf die gemeinsame Nutzung von Office-Dokumenten im Netzwerk ausgelegt. Mit IRM kann für Outlook-Nachrichten ebenso wie für Word-, Excel- und Powerpoint-Dateien festgelegt werden, wer diese in welcher Form weiterverarbeiten darf. Dazu gehört das Lesen ebenso wie das Kopieren oder Weiterleiten. Die Dokumente werden dazu verschlüsselt und können nur innerhalb des Office System 2003 oder mit dem IRM-Viewer wieder gelesen werden.
Mit IRM kann man also beispielsweise verhindern, dass E-Mails unkontrolliert weitergeleitet werden. Ebenso kann man den Leserkreis von Word-Dokumenten, die beispielsweise vertrauliche Berichte enthalten, effizient einschränken. Wenn allerdings nicht alle mit Office 2003 arbeiten, dann ist für berechtigte Benutzer nur ein lesender Zugriff über den IRM-Viewer möglich. Darüber lassen sich Dokumente aber beispielsweise nicht kopieren, selbst wenn ein Benutzer die erforderlichen Berechtigungen hat.
Doch nicht nur Benutzer, die in Netzwerken mit zentralen Office-Funktionen arbeiten möchten, profitieren von Office 2003. Auch ohne das System gibt es viele wichtige Verbesserungen. Bei Word 2003 sind beispielsweise die Überarbeitungsfunktionen wesentlich erweitert worden. Für ein Dokument kann festgelegt werden, welche Überarbeitungen überhaupt zulässig sein sollen. Damit lässt sich erreichen, dass beispielsweise Kommentare eingefügt, aber keine manuellen Formatierungen vorgenommen werden dürfen. Das erleichtert das Übernehmen von Änderungen oft signifikant - wer hat es nicht schon erlebt, dass er ein Dokument nach der Überarbeitung erst einmal neu formatieren durfte, weil eben nicht nur Kommentare, sondern auch direkte Formatanpassungen im Text zu finden waren? Der Änderungs- und Kommentarmodus ist damit wesentlich besser nutzbar.
Bei Excel sind neben der XML-Funktionalität und der Möglichkeit, Teile von Arbeitsblättern auf Sharepoint-Sites in Listenform zu exportieren, insbesondere die überarbeiteten statistischen Funktionen zu nennen. Etliche davon wie VAR oder STDEV
haben bisher bei komplexeren Berechnungen zu Rundungsfehlern geführt - dieses Risiko ist nun deutlich geringer geworden.
Am auffälligsten sind die Neuerungen sicherlich bei Outlook. Dort wurde die gesamte Oberfläche neu gestaltet. Nachrichten lassen sich nun automatisch gruppieren und nachverfolgen. Das Caching von Informationen vom Exchange Server wurde optimiert, die Ansichten verbessert und Anti-Spam-Funktionen integriert.
Bei Powerpoint sind es vor allem die multimedialen Funktionen, die verbessert wurden. So kann nun einfacher als bisher Streaming-Video und -Audio innerhalb einer Präsentation abgespielt werden.
Kurz: Microsoft hat bei allen Produkten an vielen Stellen Verbesserungen vorgenommen - und das macht den Endanwendern die Arbeit deutlich einfacher, ohne dass diese sich an völlig neue Funktionen gewöhnen müssten.
Nun zu den drei neuen Anwendungen: Der Business Contact Manager ist ein einfaches System für die Verwaltung von Kontakten und deren gemeinsamer Nutzung - weit entfernt von richtigem CRM, für viele kleine Unternehmen aber durchaus einen Blick wert. InfoPath ist eine Lösung für die Erstellung von XML-basierenden Formularen. Mit InfoPath können schnell Formulare erstellt werden, über die beispielsweise Eingaben für Backend-Systeme erfolgen. Gerade das Zusammenspiel mit BizTalk spielt dabei eine wichtige Rolle. Mit InfoPath lassen sich die Geschäftsformulare in elektronischer Form abbilden, wobei insbesondere die dabei gebotene Flexibilität erwähnenswert ist. So kann die Anzahl der Eingabefelder für mehrwertige Daten einfach angepasst werden - wenn beispielsweise statt der drei vorgesehenen Eingabefeldern für die Adressen von Firmenstandorten auf einmal fünf nötig sind.
Während InfoPath ein Produkt ist, das wieder eindeutigen System-Charakter hat und das vor allem für zentral entwickelte Lösungen interessant ist, ist OneNote ein Tool für den Endanwender. Mit OneNote erhält man ein Notizbuch in elektronischer Form. Neue Seiten können einfach angelegt, Inhalte kopiert, Notizen gelöscht, zusätzliche Notizen eingefügt werden und so weiter. Im Prinzip so wie in einem echten Notizbuch, nur flexibler. Grafiken lassen sich ebenfalls in OneNote kopieren, und wenn man auf einmal Notizen erweitern möchte, kann man sich Platz schaffen, wo man im echten Notizbuch mit immer kleinerer Schrift arbeiten muss. Während OneNote für Anwender "normaler" PCs schon ein sehr interessantes Werkzeug darstellt, ist es für TabletPC-Besitzer eine Killer-Applikation. Denn die Informationen können dort auch handschriftlich eingegeben werden. Das Notizbuch für den PC - eine Anwendung, die mehr als einen Blick wert ist, bedauerlicherweise aber gesondert lizenziert werden muss.
Schliesslich gibt es mit den LiveMeeting-Services auch noch einen direkt aus Office 2003 aufrufbaren Web-Dienst. Microsoft hat vor einiger Zeit PlaceWare, einen Anbieter von web-basierenden Online-Meetings, übernommen. Und genau diesen Dienst kann man nun als Live Meeting-Service aufrufen - gegen Gebühr, versteht sich.
Mit dem Office 2003 hat Microsoft einen signifikanten Schritt weg von einer Client-Lösung hin zu einem wirklichen System gemacht. Der Einzel-Anwender profitiert von vielen Funktionen schon, wenn er Office 2003 in bewährter Weise als lokale Anwendung nutzt. Unternehmen können aber nun viele Funktionen zentral bereitstellen und Informationen wesentlich einfacher austauschbar machen. Das setzt allerdings voraus, dass man doch einigen konzeptionellen und administrativen Aufwand betreibt, um beispielsweise XSDs für Word-Dokumente zu erstellen, Formulare auf InfoPath umzusetzen oder Kontakte effizient mit dem Business Contact Manager zu nutzen.
Dennoch sollten Unternehmen, die auf Microsoft Office setzen, die neuen Funktionen evaluieren und sich an den schrittweisen Übergang von der Client-Anwendung hin zum System machen. Denn Microsoft hat bei Office 2003 vielleicht den grössten Entwicklungssprung seit der Umstellung von den DOS-Versionen zur grafischen Oberfläche gemacht und die Basis geschaffen, um die Arbeit mit Office-Anwendungen sehr viel effizienter zu gestalten als bisher.
