Mehr Ordnung dank DMS

Mehr Ordnung dank DMS

25. Februar 2010 - Die DMS-Lösung D.3 sorgt beim Schweizer Präzisions-Werkzeughersteller Diametal für sichere und übersichtliche Dokumentenprozesse.
Artikel erschienen in IT Magazine 2010/03
Christina von Allmen, verantwortlich für die DMS-Installation bei Diametal.
(Quelle: Vogel.de)

Dokumenten-Management-Systeme (DMS) bilden den gesamten Lebenszyklus aller in einem Unternehmen anfallenden Dokumente ab. Sie unterstützen die Erfassung, Bearbeitung, Weiterleitung, Ablage, Recherche und langfristige Archivierung der Informationen und sorgen somit für eine rationelle Prozessabwicklung. Deshalb ist beim Bieler Präzisionswerkzeug-Hersteller Diametal seit Sommer 2008 die Dokumenten-Management-Lösung D.3 mit rund 80 Arbeitsplätzen von D.velop im Einsatz. Nach einer Vorbereitungszeit von drei Monaten sorgt die Lösung dafür, dass sämtliche Dokumente und Informationen unternehmensweit einheitlich organisiert und archiviert werden. Diametal beschäftigt rund 200 Mitarbeiter und ist weltweit tätig mit Tochtergesellschaften in Frankreich (Oltingue), Italien (Busto Arsizio) und seit einem Jahr auch in China (Nanjing).


«Auch in kleinen und mittleren Unternehmen muss man sich heute Gedanken machen, welche Arten von Informationen im Unternehmen vorhanden sind, wie lange diese gebraucht werden, was sie wert sind und was damit geschehen soll respektive wie sie optimal genutzt werden können», ist Daniel Kruse überzeugt. Kruse ist bei Diametal für Wartung, Unterhalt, IT sowie Sicherheit zuständig und verantwortet zusammen mit Christine von Allmen die DMS-Installation.

Christina von Allmen, verantwortlich für die DMS-Installation bei Diametal. (Quelle: Vogel.de)
Sämtliche Dokumente und Informationen werden bei Diametal dank dem DMS D.3 unternehmensweit einheitlich organisiert und archiviert. (Quelle: Vogel.de)


Umfangreiche Compliance bei KMU

Die Bewältigung der ständig zunehmenden Compliance-Anforderungen – also die Dokumentations- und Informationspflichten an Staat und Institutionen – war einer der Hauptfaktoren, der bei Diametal zur Anschaffung einer DMS-Lösung führte. Denn auch den KMU werden heutzutage umfangreiche Pflichten auferlegt.


Das zweite wichtige Merkmal einer ganzheitlichen DMS-Lösung, von dem Diametal so weit wie möglich profitieren wollte, ist die automatische Bereitstellung von Dokumenten. «Neben der langzeitstabilen Ablage zählt heute besonders die schnelle, automatische Bereitstellung von Dokumenten im Tagesgeschäft – und zwar in ihrem jeweiligen Sachzusammenhang mit unterschiedlichen digitalen Ordnerstrukturen, ohne hierzu die erzeugenden Einzelanwendungen aufrufen zu müssen. Darüber hinaus lassen sich Informationen aus unterschiedlichen Bereichen über die Grenzen von Anwendungen und Abteilungen hinweg zu optimierten Dokumenten-Workflows verknüpfen und in digitalen Akten ablegen», erklärt Thilo Heffner, Geschäftsführer des Baarer Systemintegrators Entana Business Solutions, der die DMS-Lösung bei Diametal implementiert hat. Wichtige Voraussetzung für eine umfassende DMS-Lösung ist dabei eine tiefe Integration in existierende Sys-teme wie E-Mail, ERP, PDM/PLM oder Office, damit aus der Applikation heraus eine Speicherung oder automatische Bereitstellung jedes Dokuments in unterschiedliche Vorgänge einfach und schnell möglich ist.

 
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