Digitalisierter Posteingang

Digitalisierter Posteingang

2. November 2009 - Mit Hilfe von FrontCollect von Beta Systems digitalisiert die Valiant Bank heute sämtliche Kundendokumente.
Artikel erschienen in IT Magazine 2009/11

Die Schaltermitarbeiter in den 88 Geschäftsstellen der Valiant Bank füllen die Kundendokumente in Papierform aus. Der ausgedruckte Antrag ging früher per Kurier in die Zentrale, wo die Unterschriftskarte gescannt und im Prüfsystem SignBase von SignatureNet abgelegt wurde. Eine Kopie des Dokumentes verblieb in der Regel in der Handakte des Filialmitarbeiters. So entstand im Laufe der Jahre eine Schatten-Papierwirtschaft mit vollen Dokumentarchiven. Trotz Kopie am einzelnen Arbeitsplatz kam es oftmals vor, dass ein Schaltermitarbeiter das benötigte Kundendokument gerade nicht zur Hand hatte. Dann war ein Anruf in der Zentrale nötig, um das Dokument kurzfristig per Fax oder E-Mail zu erhalten. Für die Kunden bedeutete dies teilweise längere Wartezeiten bei der Bearbeitung ihrer Anfragen. Um diese Situation zu ändern, sollten Dossiers künftig digitalisiert und von einem zentralen Dokumenten-Archiv jederzeit und von überall her abrufbar sein.


Im Auftrage der RBA-Gruppe, in der sich 47 Schweizer Regionalbanken, darunter auch die Valiant, zusammengeschlossen haben, machte sich die RBA-Tochter Entris Banking auf die Suche nach einer passenden Lösung.


Bestehende Hardware kann bleiben

Mit Content Manager On Demand von IBM stellt der IT-Dienstleister Entris Banking den angeschlossenen Finanzinstituten seit 2006 ein Archivsystem zur Verfügung, in dem sowohl der Host-Output als auch die Eingangsbelege aus dem Zahlungsverkehr eingehen. Für das Scanning, die Klassifikation und die Überführung Papier-basierter Kundendokumente in elektronische Form gab es jedoch lange keine passende Lösung am Markt. Auf Grund der Komplexität der Materie und politischer Entscheidungen brauchte es mehrere Anläufe zum Projekt «DigitFactory», bis schliesslich Software-Entwickler Beta Systems ins Spiel kam.

Der Entscheidung für Beta Systems waren ein Request-for-Proposal Mitte 2007 mit vier Anbietern und ein Proof-of-Concept mit zwei verbliebenen Herstellern Ende April 2008 vorausgegangen. «FrontCollect war im direkten Vergleich am besten und effizientesten einsetzbar», erklärt Michael Zandt, Produktverantwortlicher für die Posteingangslösung bei Entris Banking «und wir mussten auch keine neuen Scanner anschaffen, sondern konnten dank der vom Hersteller geschaffenen Importschnittstelle zur Anbindung von Multifunktionsdruckern die komplette, bestehende Hardware weiternutzen – ein grosser Kos-tenvorteil». An FrontCollect 3.11 wurde nur die übliche Parametrierung geändert. Es gab zwei Erweiterungen: Zum einen wurde eine Schnittstelle gebaut, die das Scannen von dezentralen Geräten aus den Bankfilialen ermöglicht. Zum anderen wurde eine Schnittstelle zwischen FrontCollect und OnDemand realisiert, welche nach der korrekten Archivierung eine OK-Quittung an FrontCollect sendet. Bei Problemen wird eine NOK-Quittung verschickt, welche dafür sorgt, dass der Vorgang wiederholt wird.

 
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