Mit MPS und DMS in die Zukunft

Mit MPS und DMS in die Zukunft

Artikel erschienen in IT Magazine 2019/07
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Für Vogt war die Situation unhaltbar geworden: "Ein Kollege, der damals die zentralen Dienste der Schule leitete, und ich entschlossen uns schliesslich, eine Lösung zu suchen. So kam es, dass wir auf die Firma Canon zugingen mit der Frage, welche Möglichkeiten es gebe, um unsere Probleme zu lösen. Die Kundenbetreuerin schlug uns vor, pro Standort einen Multifunktionsdrucker zu installieren. Gleichzeitig haben wir die bestehenden Drucker auslaufen lassen und nicht mehr ersetzt. So legten wir den Grundstein für das Dokumentenmanagementsystem, wie es heute noch besteht." Man habe zunächst zu viele Multifunktionsgeräte installiert, jedoch sei es eine bewusste Entscheidung gewesen, da man sicherstellen wollte, dass die Lernenden und Lehrpersonen zufrieden sind, wie Vogt erklärt. "Als es darum ging, die erste Generation der Geräte abzulösen, haben wir deren Zahl reduziert. Heute sind wir bei der dritten Generation angelangt und haben abermals einen Teil der Geräte abgebaut, auch weil wir den Papierverbrauch mittlerweile gut im Griff haben", freut sich Vogt. Dies sei auch auf die Möglichkeit zurückzuführen, an den Geräten grosse Mengen von Dokumenten scannen zu können. Man müsse die Dokumente nicht mehr einzeln auf das Vorlagenglas legen, sondern könne einen ganzen Stapel aufs Mal scannen und die daraus generierten elektronischen Dokumente beispielsweise direkt an eine E-Mail-Adresse versenden. Auf diese Weise werde das Schulmaterial sukzessive digitalisiert, wie Hanspeter Vogt ergänzt.
Allein die Umstellung der Druckumgebung hat die Informatik der BBB stark entlastet. Wie Vogt vorrechnet, seien dank der Lösung von Canon nicht nur die Druckkosten gesunken, sondern auch der Aufwand für den Betrieb der Drucker. Auch benötige man heute nur noch einen einzigen Treiber für alle Geräte, der bequem über das Netzwerk aktualisiert werden könne. Weitere Vorteile der Vernetzung der Multifunktionsdrucker seien Features wie Security Printing und ­Follow-­me Printing, die von den Nutzern verlangen, sich mit ihrem Badge am Gerät anzumelden, um Dokumente zu drucken. Somit werde verhindert, dass Dokumente am falschen Gerät ausgegeben werden und unter Umständen in falsche Hände geraten. "Für uns ebenfalls sehr wichtig sind die Auswertungsmöglichkeiten. So können wir genau sehen, an welchen Geräten wieviel gedruckt, gescannt oder kopiert wird. Diese Daten sind für uns von unschätzbarem Wert, weil sie uns helfen, die Infrastruktur weiter zu optimieren", so Vogt.
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Kommentare

Mittwoch, 10. Juli 2019 Temperli
Leider ist die Computer Anlage nicht mehr auf dem neusten Stand, davon zeugen die ständigen Abstürze der IT Anlage und Vogt erläutert Selbstverständlichkeiten, die andere Schulen schon lange haben, aber weiter entwickelt haben.

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