Alles Klara im Büro

Alles Klara im Büro

Artikel erschienen in IT Magazine 2019/06
Seite 3

Aufträge, Rechnungen und Artikel

Die Auftragsverwaltung macht einen recht vollständigen Eindruck. Die Software führt schrittweise durch den gesamten Lebenszyklus eines Kundenauftrags von der Offerte über Auftragsbestätigung und Lieferschein bis zur Rechnung – also wie es sich gehört. Einzelne Schritte wie der Lieferschein können natürlich auch übersprungen werden. Und je nach Usanz kann man auch von Anfang an gleich eine Rechnung erstellen.

Die Basis für alle Offerten und Rechnungen ist der Artikelstamm. Pro Artikel führt Klara neben der Artikelnummer und einem optionalen Bild den Namen des Artikels und eine Beschreibung in bis zu vier Sprachen. Zusätzlich lässt sich ein Barcode eintragen, der mit dem optionalen Kassensystem zusammenspielt. Neben Kategorien analog zum CRM können Filterbegriffe erfasst werden, die auf dem Kassen-Tablet angezeigt werden. Die Artikelverwaltung ist somit für den Retail-Einsatz geeignet – aber wie schon erwähnt bietet Klara keine Lagerverwaltung mit Lagerbestand und automatischer Abbuchung beim Verkauf eines Artikels.

Wichtig ist die Angabe des Produkttyps: Hier unterscheidet die Lösung zwischen Dienstleistung, Produktion und Handel. Und es gibt den Produkttyp Geschenkkarte: Beim Verkauf eines so kategorisierten Artikels wird die Mehrwertsteuer ordnungsgemäss erst dann verrechnet, wenn der Kunde mit der Geschenkkarte etwas kauft und nicht bereits beim Verkauf der Geschenkkarte selbst. Dies sei bei anderen Kassenlösungen nicht üblich, betonte Klara-Berater Thomas Banz im Vorgespräch zum Test.

Nicht verzichten sollte man zudem auf die Angabe eines Tags zu jedem Artikel. Mit Tags lässt sich nämlich die Buchhaltung über den integrierten Kontenplan hinaus wunschgemäss strukturieren: Artikel mit dem gleichen Tag, dem gleichen Mehrwertsteuerfall und dem gleichen Mehrwertsteuersatz werden beim Buchen zusammengefasst, und Buchungen lassen sich mit Tags filtern und finden.

Buchhaltung mit Belegerkennung

Die Besonderheit an der Finanzbuchhaltung von Klara sind automatische Buchungen. Per Scanner oder Myklara-App eingelesene oder als PDF empfangene Rechnungen und andere Belege bucht die KI-gestützte Belegerkennung fast vollautomatisch. Die Software extrahiert aus einer per Drag&Drop eingegebenen PDF-Rechnung mit erstaunlicher Präzision alle nötigen Angaben von der Lieferantenadresse über den Betrag bis zur Referenznummer.

Auch die Wahl des richtigen Buchhaltungskontos ist keine Hexerei: Klara fragt danach, worum es bei dem Beleg gehe und schlägt das passende Konto vor. Gibt man etwa "Internet" ein, wird der Beleg unter "Übriger Betriebsaufwand" verbucht. Jeder Buchung muss zur Strukturierung der Buchhaltung ein Tag hinzugefügt werden. Bei den Rechnungen des Internet-Providers kann so zum Beispiel zwischen Internet-Anschluss, Domains, Hosting und Telefonie unterschieden werden.

Nach diesen Tags lassen sich die Konten­details filtern und ein spezifisches PDF mit allen Buchungen zu einer bestimmten Kombination von Tags generieren. Mit den Tags wird die Buchhaltung übersichtlicher. Im Kontenblatt erscheinen alle Buchungen samt den eingegebenen Tags. Dies ist auch nötig, denn der Kontenplan ist fix vorgegeben und kann nicht geändert werden. Er entspricht laut dem Hersteller den Minimalanforderungen an einen KMU-Kontenplan.

Eine Direktverbindung zum E-Banking bietet Klara im Moment leider erst für Kunden der Valiant Bank an. Weitere Einbindungen sollen aber folgen. Über ein Widget können Credit-Suisse-Kunden zudem mit ein paar Klicks einen Kreditantrag stellen. Klara stellt die nötigen Angaben zusammen und übermittelt sie an die Bank.
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