Auf dem Weg zur automatisierten Buchhaltung

Auf dem Weg zur automatisierten Buchhaltung

(Quelle: Proffix)
1. Mai 2021 - Die Digitalisierung in Verwaltung und Wirtschaft ermöglicht es auch Schweizer KMU, ihre Prozesse im Rechnungswesen und den Austausch von Geld und Daten zu digitalisieren und zu automatisieren. Notwendig dazu ist eine vollständig integrierte Finanzbuchhaltung.
Artikel erschienen in IT Magazine 2021/05
In der Studie Digital Switzerland aus dem Jahr 2018 bezeichneten sich noch 85 Prozent der Schweizer KMU als digitale Dinosaurier. Zwischenzeitlich hat sich bezüglich Digitalisierung auf staatlicher Ebene und im Zuge der Harmonisierung des Zahlungsverkehrs nach ISO-20022-Standard im Finanzwesen einiges getan. Gleichzeitig haben der letztjährige Lockdown und das monatelange Home Office die KMU sensibilisiert und vielerorts einen digitalen Umbruch ausgelöst.

Das grösste Potenzial zur Digitalisierung besteht aufgrund des hohen Standardisierungsgrades der Tätigkeiten im Finanz- und Rechnungswesen. Nachdem vielerorts die Ordner langsam aus den Regalen verschwinden und die Kunden- und Finanzdaten elektronisch erfasst sind, gilt der nächste Schritt der Digitalisierung der Prozesse und der Gestaltung automatisierter Workflows. Das bedeutet, dass statt durch die manuell gesteuerte Eingabe, die Software in der Lage ist, definierte Abläufe ganz oder teilweise selbstständig zu erledigen. Moderne Buchhaltungssysteme bieten heute die Voraussetzung, um das Zahlungswesen weitgehend zu automatisieren, den Daten- und Informationsaustausch mit den Behörden elektronisch zu regeln und unternehmerische Entscheidungen schnell und sicher basierend auf aktuellen Daten und Zahlen zu treffen. Doch was braucht es dafür?

Vollständig in die Prozesse integriert

Die Grundlage bildet eine Buchhaltungssoftware, die als Teil eines ERP-Systems eingesetzt oder an eine Branchen- oder Drittlösung angebunden wird. Das Herzstück ist eine vollständig in die Geschäftsprozesse integrierte Finanzbuchhaltung, wodurch alle finanzrelevanten Mutationen automatisch als Buchung übernommen werden. Ergänzend zur Fibu benötigt es eine Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung und je nach Mitarbeiterzahl eine Lohnbuchhaltung sowie die elektronische Anbindung zur Bank. Zeitgemässe ERP-Softwarehersteller stellen heute für eine Mehrheit der Schweizer Finanzinstitute eine Schnittstelle zur Verfügung, über die direkt aus der Finanzbuchhaltung auf das E-Banking zugegriffen werden kann. Dadurch können Datenaustausch und Transaktionen automatisiert geregelt werden.
Die Vorteile einer automatisierten Buchhaltung
- Einsparung von Zeit und Ressourcen (Papier, Druckmaterial und Versandkosten)
- Reduktion der CO2-Belastung dank elektronischer Rechnung
- präzise und schnellere Verrechnung von Waren und Dienstleistungen
- automatisierte Workflows im Rechnungs- und Zahlungswesen
- gesetzeskonforme elektronische Archivierung von Belegen
- korrekte Abrechnung mit Sozialversicherern und Steuerbehörden
- modernes digitalisiertes Personalwesen (elektronische Zeiterfassung, Lohnabrechnung und automatisiertes Lohnmeldeverfahren)
- gesetzlich korrekte Jahresabschlüsse und Unternehmensbesteuerung
- tagesaktuelle Zahlen und Daten für unternehmerische Entscheidungen
 
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