Vereinfachte IT-Infrastruktur mit Chromebooks

Der Personaldienstleister Randstad ist ein internationaler Konzern mit Sitz in Amsterdam. Er beschäftigt weltweit rund 37'000 interne Mitarbeitende und generiert einen Umsatz von rund 24 Milliarden US-Dollar. In der Schweiz unterhält Randstad 32 eigene Filialen sowie 18 Inhouse-Filialen vor Ort bei den Kunden, die Belegschaft besteht aus rund 320 Mitarbeitenden. Daniel Aumer ist bei Randstad Schweiz in der Rolle als ICT Director für die IT des Unternehmens zuständig.


Bis 2006 hatte Randstad hierzulande das, was Aumer als «eine klassische IT» bezeichnet. Die Mitarbeitenden waren vornehmlich mit Desktop-Rechnern ausgestattet sowie mit einer überschaubaren Anzahl an Notebooks. «Ich erinnere mich noch daran, dass wir damals Notebooks für über 6000 Franken kauften, die mit einer Festplatte und vielleicht 1 Gigabyte Arbeitsspeicher ausgerüstet waren. Als wir dann 2006 die Geräte-Flotte erneuern mussten, entschieden wir uns dafür, auf Thin Clients zu setzen», so Aumer. Die Überlegung dabei war, dass Thin Clients das Gerätemanagement wesentlich erleichtern würden und dadurch auch die Infrastruktur im ganzen Konzern vereinfacht werden könnte.

Eintauchen in das Google-Ökosystem

Erst vor wenigen Jahren, als Multimedia-Inhalte massiv an Bedeutung gewannen, merkte man bei Randstad, dass man mit der Thin-Clients-Strategie und mit Citrix an technologische Grenzen stiess. «Die Systeme waren plötzlich träge, und auch die Mobilität liess zu wünschen übrig. Die IT war einfach nicht mehr State of the Art. Wir haben dann begonnen, Alternativen zu evaluieren, und weil wir vor rund acht Jahren die Google Suite im gesamten Konzern ausgerollt hatten und man bei Randstad in Australien bereits vereinzelt Chromebooks nutzte, haben wir uns auch in der Schweiz mit diesen Geräten auseinandergesetzt», erklärt Daniel Aumer. In der Folge entschied man sich, ab 2016 alle Mitarbeitenden von Randstad Schweiz mit mobilen Geräten und daher mit Chromebooks auszurüsten.

Der Wechsel wurde aber nicht abrupt vollzogen, wie Aumer ausführt: «Es gab zu Beginn noch Übergangslösungen. So hatten wir zunächst noch den Citrix Receiver auf den Chromebooks installiert, weil wir noch ältere Systeme hatten und Applikationen, die auf den Chromebooks nicht liefen. Diese Lösung haben wir aber Ende letzten Jahres abgeschaltet.» Für die IT von Randstad Schweiz war es wichtig, Geräte zu haben, die einerseits portabel sind und andererseits auch Multimedia-tauglich sowie Internet-basiert und einfach zu verwalten. «Ich bringe immer wieder dasselbe Beispiel: Wenn Sie einen PC für einen neuen Nutzer in Betrieb nehmen wollen, dann brauchen Sie dafür eine gewisse Zeit, selbst wenn Sie Images des Betriebssystems zur Hand haben. Bei einem Chromebook benötige ich ab dem Zeitpunkt, in dem ich das Gerät aus der Verpackung nehme, bis ich es in unserer Domäne registriert habe, lediglich rund eineinhalb Minuten», so Aumer.


Und auch für den Nutzer ist das Onboarding denkbar einfach. Wenn er sich zum ersten Mal an einem neuen Chromebook anmeldet, werden alle relevanten Policies geladen. Und Updates werden bei einem Neustart des Chromebooks automatisch aufgespielt, was laut Aumer lediglich rund 30 Sekunden dauert. Ein weiterer Vorteil: Weil alles in der Cloud gehostet wird, kann ein Nutzer irgendein Chromebook des Unternehmens verwenden. Sobald sich also ein Mitarbeiter am Gerät anmeldet, wird immer sein persönliches Profil geladen und er kann sofort damit arbeiten. Betritt er eine Randstad-Filiale, verbindet sich das Chromebook, wenn es in der Domäne registriert ist, automatisch mit dem WLAN, ohne dass eine Authentifizierung nötig wäre.

Der administrative Aufwand reduziere sich dadurch für alle Beteiligten enorm, so der CIO. «Wir können die Updates, die von Google ausgeliefert werden, genauso wie in einer Windows-Umgebung ausgiebig testen, bevor wir sie an die Nutzer ausrollen. Und bei Problemen reagieren die Entwickler von Google umgehend», betont Aumer und fügt an, dass die Erfahrungen mit den Chromebooks bisher so gut waren, dass Randstad die Geräte in rund der Hälfte der 38 Ländergesellschaften bereits eingeführt hat oder noch dabei ist, sie einzuführen.

Chromebooks sind leistungsfähig

Bei Randstad in der Schweiz gibt es nur noch ganz wenige Mitarbeitende, die keine Chromebooks haben, sondern nach wie vor PCs; beispielsweise im Marketing, wo noch spezielle Software wie Photoshop eingesetzt wird. Dass Chromebooks für den Einsatz in einem Unternehmen nicht leistungsfähig genug sein könnten, verneint Aumer: «Die Chromebooks von Acer, die wir heute einsetzen, sind sehr leistungsfähig. Die zentralen Kriterien für ein gutes Chromebook sind die CPU und der Arbeitsspeicher. Unsere haben davon jeweils 8 Gigabyte, und das brauchen sie, damit alle Applikationen flüssig laufen. Consumer-Geräte haben oft nur 4 Gigabyte Arbeitsspeicher, meiner Meinung nach zu wenig für den Business-Einsatz.» Der CIO ist höchst zufrieden mit den angeschafften Chromebooks, und auch die Belegschaft scheint davon angetan zu sein: «Es ist, wie wenn man von einem Deux Chevaux auf einen Porsche umsteigt. Unsere Mitarbeitenden schätzen die Geschwindigkeit der Chromebooks sehr.»

Bevor Daniel Aumer die Geräte von Acer evaluierte und kaufte, die heute bei Randstad Schweiz genutzt werden, standen solche eines anderen Herstellers im Einsatz, allerdings limitierte nach ein paar Jahren der zu geringe Arbeitsspeicher deren weitere Nutzung. «Ähnlich wie bei den Notebooks ist die Marke eines Chromebooks weniger relevant, sondern vielmehr die Leistung der Geräte und der Preis sowie der Zusammenarbeitsvertrag mit dem Hersteller. Als wir nach Ersatz für die in die Jahre gekommenen Chromebooks der ersten Generation suchten, hatte Acer gerade seine ersten Modelle mit 8 Gigabyte RAM auf den Markt gebracht, ausserdem konnte man diese konfigurieren und die verschiedenen Komponenten auswählen.» Letztlich entschied man sich dann aber doch für ein Standard-Modell des Herstellers.


Derzeit steht bei Randstad Schweiz die Umstellung auf Google Voice für die Telefonie an. Auch hier sieht Aumer dank der Chromebooks grosses Potenzial in Bezug auf die Vereinfachung von Geschäftsprozessen und die Einsparung von Kosten: «Wir nutzen schon seit rund 15 Jahren Voice over IP, aber mit Google Voice werden wir keine Telefone mehr benötigen, sondern können Anrufe direkt auf dem Chromebook entgegennehmen. Jeder Nutzer hat dann eine eigene Nummer, die er unabhängig von seinem Arbeitsort nutzen kann, sei es im Büro oder im Home Office.»

Eine Frage des Mindsets

Daniel Aumer ist der Ansicht, dass der Einsatz von Chromebooks auch für KMU spannend sein kann, allerdings brauche es dafür das richtige Mindset: «Es braucht eine Umstellung und eine neue Sicht auf die IT. Gerade kleine Betriebe haben oftmals eine IT, die mit der Zeit und dem Unternehmen gewachsen ist. Nicht selten haben sie nicht wirklich einen IT-Verantwortlichen und beauftragen unter Umständen einen Dienstleister, der ihren Server und ihre Endgeräte administriert. Das kann ganz schön ins Geld gehen. Ganz zu schweigen von den Kosten für die Lizenzen für Betriebssysteme und Office-Pakete. Bei Google for Business braucht man im Prinzip lediglich einen E-Mail Account pro User und erhält dafür unter anderem Speicherplatz und alle Applikationen der G Suite sowie eine Archivierungslösung.»

Aumer gibt zu, dass die Umstellung von der gewohnten Windows-Umgebung auf die Google-Welt für viele KMU auf den ersten Blick schwierig erscheinen könnte, doch die Vorteile würden überwiegen: «Gerade für Firmen, die hauptsächlich Office-Programme und Web-basierte Applikationen nutzen, sind Chromebooks eine gute Wahl. Die G Suite von Google kann mittlerweile praktisch alles, was andere Office-Pakete leisten, und bietet mit ihren weitreichenden Kollaborationsmöglichkeiten viele Erleichterungen im Arbeitsalltag.»


Wie sehr die jetzige Infrastruktur sich auf die Ressourcen von Randstad Schweiz auswirkt, rechnet Daniel Aumer so vor: «Die gesamte IT von Randstad Schweiz, also rund 300 Arbeitsplätze, verwalten wir mit einem dreiköpfigen Team, mich inklusive. Auch hatten wir noch nie einen eigenen Server, unsere Daten liegen alle sicher in einem Rechenzentrum von Google. Wie einfach sich Chromebooks administrieren lassen, zeigt sich zudem, wenn ein Gerät verloren geht oder gestohlen wird. Dieses lässt sich in zehn Sekunden sperren.» Der Finder oder Dieb kann dann nichts mehr mit dem Gerät machen, beim Einschalten erhält er schlicht eine Nachricht, dass er es an Randstad Schweiz zurückschicken soll. Selbst ein Zurücksetzen bringt das Chromebook nicht mehr zum Laufen, nur Randstad kann es entsperren. Die Einstellungen für den Verlustfall sowie alle weiteren Settings für jedes einzelne Gerät lassen sich mit wenigen Klicks in der grafischen Oberfläche der Web-basierten Admin-Konsole vornehmen.

Für Randstad Schweiz hat sich die Umstellung auf Chromebooks mehr als gerechnet. Daniel Aumer darf zwar keine konkreten Zahlen nennen, er spricht aber von «enormen Kosteneinsparungen» für die IT-Infrastruktur und deren Management. «Natürlich gibt es auch in unserem Unternehmen Mitarbeitende, die sich mit dieser Veränderung schwertun, wobei das Alter der Person kaum eine Rolle spielt, die grosse Mehrheit aber äussert sich durchwegs positiv», so Aumer zusammenfassend. (luc)