Effiziente Zusammenarbeit

Effiziente Zusammenarbeit

4. Dezember 2011 - von Ralph Wieser

Moderne Technologien sind die Treiber für den Wandel in der Arbeitswelt. Ein aktuelles Beispiel ist Managed Communications & Collaboration.
Artikel erschienen in IT Magazine 2011/12
Die Telefonie entwickelt sich weiter zu Unified Communications. (Quelle: Swisscom)
Arbeiten ist nicht gleich arbeiten. Heute ermöglichen unterschiedliche Produkte und Lösungen neue Arten der Zusammenarbeit und Kommunikation, die vor einigen Jahren noch undenkbar schienen. Beispielsweise arbeiten viele Menschen mittlerweile auch von zu Hause aus (Home Office) oder checken ihre Mails bereits unterwegs im Zug oder im Café. Wo früher aufwendige Telefonkonferenzen organisiert werden mussten, können heute ad-hoc Videokonferenzen mit Desktop Sharing vom PC oder Notebook mit wenigen Mausklicks organisiert und durchgeführt werden. Möglich machen dies neue Lösungen wie Managed Communications & Collaboration. Ein weiterer Trend ist «Bring-your-own-Device», das den Arbeitnehmern ermöglicht, ihre eigenen Wunschgeräte ins Arbeitsleben zu integrieren. Begünstigt wird dieser Trend durch die zunehmende Vermischung von Privat- und Arbeitsleben. Zeitgemässes Kommunizieren und Zusammenarbeiten wird heute vorausgesetzt. Unternehmen können sich durch den Einsatz von modernen Kommunikations- und Kollaborationslösungen als attraktive Arbeitgeber positionieren. Dafür müssen aber die technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen geschaffen werden. Und zwar so, dass neben den Anwendern auch das Unternehmen profitiert. Auf dem Weg zu einer modernen Kommunikations- und Kollaborationsumgebung müssen einige Schritte beachtet werden.

Möglichkeiten und eigene Bedürfnisse in Einklang bringen

(Quelle: Swisscom)
In einem ersten Schritt muss definiert werden, auf welche Weise im Unternehmen kommuniziert und zusammengearbeitet werden soll. Inwiefern will man den Mitarbeitern zeitlich und örtlich flexible Rahmenbedingungen zur Verfügung stellen? Hier spielen Themen wie Führungsverständnis, Zeiterfassung und Immobilienkosten eine zentrale Rolle. Ein weiterer Analysepunkt ist die interne Zusammenarbeit. Braucht man eine flexible Projekt-Kommunikation oder reicht eine strikte Linien-Kommunikation aus? Je nach Region, Branche und Grösse des Unternehmens unterscheiden sich die Anforderungen. Ein wichtiger Punkt in der Zusammenarbeit ist auch der Zeitfaktor. Ist das aufwendige Suchen nach Mails und Dokumenten ein Thema, das man angehen möchte? Lösungen hierzu reichen von der Erhöhung der Mailbox-Grösse über die Weisung, statt Dokumente nur noch deren Verlinkungen zu versenden, bis hin zur Nutzung von Unified-Communications-Lösungen, um die Kommunikation auf mehrere Kanäle zu verteilen. Des weiteren muss bestimmt werden, inwiefern technische Neuerungen überhaupt sinnvoll sind im jeweiligen Arbeitsprozess.

Erfahrungen zeigen, dass die Antworten auf diese Fragen entscheidend für die nachfolgenden spezifischen ICT-Entscheidungen sind. Dabei muss beachtet werden, dass die unterschiedlichen Stakeholder innerhalb der Firma individuelle Bedürfnisse haben. Die grosse Herausforderung besteht darin, einen kontinuierlichen Dialog zu pflegen, in welchem Ideen und Sichtweisen vorgebracht, diskutiert und entschieden werden können. Denn entscheidend für eine erfolgreiche Einführung einer neuen Technologie sind das Wohlwollen und die Akzeptanz der späteren Anwender.
 
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