Wechsel auf MPS richtig gemacht

Wechsel auf MPS richtig gemacht

4. September 2011 - MPS versprechen tiefere Druckkosten und optimierte Prozesse. Damit sich diese Effekte aber auch einstellen, müssen beim Wechsel einige Aspekte beachtet werden.
von Priska Schoch
Artikel erschienen in IT Magazine 2011/09
Dass Unternehmen stets versuchen, ihre internen Prozesse effizienter und kostengünstiger zu gestalten, ist längst kein Geheimnis mehr. Umso erstaunlicher ist es angesichts dieser Tatsache, dass viele Firmen dabei die Analyse und Überarbeitung des gesamten Output-Management-Bereiches auslassen. Dabei sammeln sich bei vielen Firmen während Jahren die verschiedensten Drucker, Scanner, Kopierer, Fax und Multifunktionsdrucker jeglicher Grösse und von verschiedenen Herstellern an. Und diese verschiedenen Komponenten sind weder aufeinander abgestimmt noch optimiert.

Die Gründe für das fehlende Interesse an der Optimierung der Print-Prozesse sind vielfältig. So wissen etwa die meisten Unternehmen nicht, wie viel sie dafür bezahlen. Das Output-Segment wird als Kostenteil oft nicht separat ausgewiesen und damit nicht als eigentlicher Einsparungsbereich erkannt. Laut einer IDC-Statistik entfallen pro Jahr auf einen einzelnen Büromitarbeiter rund 10’000 gedruckte Seiten. Und Gartner zufolge lassen sich im Output-Bereich bis zu 40 Prozent der Kosten einsparen. Im Durchschnitt gibt ein Unternehmen zwischen einem und drei Prozent seines Umsatzes für dieses Segment aus. Gesenkt werden könnten die Kosten mit Managed Print Services (MPS).

Erstellen einer Ist-Analyse

Unter MPS versteht man laut den Marktforschern von Gartner, dass ein Dienstleister die primäre Verantwortung dafür übernimmt, die Kundenbedürfnisse beim Bürodruck zu erfüllen – einschliesslich Geräteausstattung beim Kunden, Verbrauchsmaterialien, Service und dem kompletten Management der Flotte. MPS umfasst die Kontrolle, die Überwachung und das kontinuierliche Optimieren der Output-Umgebung und kann zusätzlich auch Document-Management-Dienstleistungen oder die Restrukturierung des Dokumenten-Workflows beinhalten. Ziel ist es, das unkoordinierte, intransparente Vorgehen in einen koordinierten, strukturierten und überwachten Prozess umzuwandeln, von dem man sich Kosteneinsparungen, weniger Ausfälle und eine höhere Mitarbeiterproduktivität verspricht.

Dieser Umwandlungsprozess in Richtung MPS läuft bei den meisten Firmen sehr ähnlich ab. In einem ersten Schritt erfolgt die Ist-Analyse, die mit einem Optimierungs-Bericht vervollständigt wird. Nur so kann man entscheiden, welche Änderungen vorgenommen werden müssen um zudem später festzustellen, ob die versprochene Kosteneinsparung tatsächlich erfolgt ist. Firmen, die darauf verzichten, fehlt die eigentliche Grundlage, um die richtigen Entscheide zu fällen.
Oft wurden in der Vergangenheit riesige Gerätepark-Verträge abgeschlossen, um ein günstiges Angebot zu erhalten. Unnötig viele Geräte bedeuten aber hohe Unterhaltskosten. Erst die Analyse zeigt auf, wo beim Druckerpark eingespart, reduziert und verbessert werden kann und wie man mit weniger Systemen und tieferen Kosten einen besseren Service bekommt.

Bei der Ist-Analyse geht es nicht nur um die Hardware-Kosten, vielmehr muss die Total Cost of Ownership (TCO) erarbeitet werden. Darunter fallen neben den Gerätekosten die Laufzeit der Verträge, Mietvereinbarungen, die Anzahl kopierter oder gedruckter Papiere und der Toner- und Papierverbrauch.
Eine firmeninterne Analyse der Gesamt­kosten ist aber oft schwierig zu erstellen, weil die Kompetenzen und Zuständigkeiten für die diversen Geräte bei verschiedenen Abteilungen liegen. Gerade aber für Unternehmen, die ihre Gesamtkosten nicht kennen, macht eine Analyse Sinn. Hilfe erhalten sie dabei von MPS-Spezialisten, die auf Standardangaben für Kosten und Verbrauch der verschiedenen Geräte zurückgreifen können. So entsteht trotz fehlender Grundlagen eine gute Transparenz. Zu fehlenden Angaben zu Kosten des IT-Helpdesk, der Beschaffung und der Installation sowie zur Häufigkeit von Druckerausfällen können aber auch die Profis keine Standardwerte liefern.
Nach der Analyse des Ist-Zustandes arbeitet der MPS-Spezialist einen Optimierungsvorschlag aus. Dabei stellt er die richtige Kombination der gewünschten Geräte, der Software, der Standorte und des Supports zusammen. Hat man sich auf ein Szenario geeinigt, folgt die Implementierung.
 
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Kommentare

Mittwoch, 7. September 2011 Daniel Bracher
Hallo Frau Schoch, ihr Text trifft die Thematik sehr gut und zeigt in kompakter Weise auf was unter MPS zu verstehen ist inkl. einiger Rahmenbedingungen. Für potentielle MPS Kunden sehr empfehlenswert. Daniel Bracher

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Anti-Spam-Frage Wieviele Fliegen erledigte das tapfere Schneiderlein auf einen Streich?
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