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Test Center – Calenso

Geschickt gebucht

Geschickt gebucht

5. Dezember 2020 - Calenso, entwickelt und betrieben vom Schweizer Software-Unternehmen Braincept, ist ein weitgehend gelungener Web-Dienst, mit dem Unternehmen von der Ein-Personen-Firma bis zum Grosskonzern ihren Kunden Online-Terminbuchungen anbieten können.
Artikel erschienen in IT Magazine 2020/12

Integration nach fast allen Seiten

Calenso bietet von Haus aus zahlreiche Integrationsmöglichkeiten für seine Buchungsfunktionalität. Am einfachsten lässt sich die Calenso-eigene firmenspezifische Buchungsseite nutzen: Auf der eigenen Website braucht es dazu nur einen Link zur von Calenso angebotenen Seite, der im Format my.calenso.com/book/firmenname gehalten ist – aber die Seite erscheint dann halt auch in der von Calenso vorgegebenen Gestaltung, die sich in den Einstellungen nur punkto Farben anpassen lässt. Eine direkte Integration in die eigene Webpräsenz ist mittels Iframe oder Webkomponente möglich.

Darüber hinaus stehen Anleitungen zur Integration des Calenso-Buchungswidgets mit Worpress, Jimdo, Wix und Google Mybusiness bereit. Mit der direkten Verbindung zu Facebook und Instagram hapert es derzeit noch – man stehe mit den Anbietern in Kontakt, damit Calenso als offizielles Online-­Terminvereinbarungstool aufgenommen werde und als Reiter im Firmenprofil erscheinen könne, heisst es bei Braincept. In der Zwischenzeit empfiehlt der Anbieter einen Workaround mit Eintrag des Buchungslinks statt der eigentlichen Firmenwebsite im Facebook- oder Insta­gram-Profil. Via Zapier lässt sich Calenso im Übrigen mit tausenden weiteren Apps und Tools verbinden.

Unkomplizierte Terminbuchung

Zur Terminbuchung wählt der Kunde zuerst die gewünschte Dienstleistung an. Sind einer Dienstleistung mehrere Ressourcen zugeordnet, lässt sich danach die gewünschte Ressource beziehungsweise der zuständige Mitarbeiter bestimmen. Dabei kann allerdings nur eine Position selektiert werden – es ist also nicht möglich, gleichzeitig den Spezialisten und die benötigte Maschine zu buchen. Danach erscheint ein Kalender-Widget, das die verfügbaren Tage anzeigt und darauf eine Liste mit den buchbaren Zeiten am gewählten Tag erstellt. Dabei zeigt sich eine weitere kleine Schwäche von Calenso: Dienstleistungen lassen sich nur in der vom Anbieter erfassten Dauer buchen. Der Anbieter kann jedoch vorgeben, dass Mehrfachbuchungen möglich sind. Wenn eine Beratung zum Beispiel statt der vorgegebenen 30 Minuten voraussichtlich zwei Stunden dauert, müssen hintereinander vier Einheiten jeweils durch Anklicken der zugehörigen Zeiten gebucht werden – etwas unelegant, in der Praxis aber nicht besonders störend. Nach dem Abschluss der Buchung erhalten sowohl der Kunde wie auch der Anbieter eine Buchungsbestätigung per E-Mail, und der Termin erscheint im Online-Kalender von Calenso und den synchronisierten externen Kalendern.

Calenso ist in verschiedenen Abo-Varianten erhältlich. Um alle Funktionen zu testen, steht ein Gratis-Account zur Verfügung, der hundert kostenlose Buchungen ermöglicht. Ein Basic-Account mit unlimitierter Anzahl Buchungen kostet, falls gleich für ein ganzes Jahr bezahlt, neun Franken pro Monat, unterstützt jedoch nur eine Dienstleistung und erlaubt kein eigenes Branding. Das Flatrate-Abo für monatlich 29 Franken unterstützt drei aktive Nutzer, zehn buchbare Ressourcen und ein ­eigenes Logo in der Terminbestätigung. Wer vollständige Branding-Freiheit inklusive Entfernung aller Calenso-Referenzen im Buchungsprozess will, muss für das Whitelabel-Abo pro Monat 129 Franken berappen. Daneben bietet Calenso auf Anfrage auch eine Corporate-Variante an, die unter anderem ein Berechtigungssystem mit Benutzerrollen und AES-256-Verschlüsselung von Kunden- und Termindaten bietet und eine Anbindung an ERP- und CRM-Systeme ermöglicht.

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