Werkzeuge für die Zusammenarbeit

Werkzeuge für die Zusammenarbeit

Artikel erschienen in IT Magazine 2013/05

Zugang zu gemeinsamem Material

Kollaboratoren beispielsweise arbeiten meistens mobil. Da nützt es wenig, wenn die Experten ihre Informationen in Intranets abspeichern, auf die man mit schwacher Internet-Verbindung oder wegen den Sicherheitsanforderungen von unterwegs gar nicht zugreifen kann. Damit Kooperation entstehen kann, sind zwei Prinzipien einzuhalten:
-Alle Dokumente müssen auf einer gemeinsamen Datenablage gespeichert sein, auf die alle zugreifen können.
-Es muss allen bekannt sein, wer welche Dokumente und Daten bearbeitet.
Dokumenten-Management-Systeme unterstützen diese Prinzipien. Vom Funktionsumfang her sind solche Lösungen wünschenswert. In der Praxis weichen allerdings viele Teams auf Hilfsmittel wie Dropbox, Google Docs oder PHPFilenavigator aus. Derartige Dienste gibt es zu hunderten, meist sogar kostenlos im Internet. Viele erlauben die Synchronisation von Dateien auf die Festplatte des Laptops. Damit bieten sie auch mobilen Team-Mitgliedern einen hohen Komfort.

Kommunikation

Kommunikation auf Distanz ist immer gestört: Sei es, weil sie schriftlich erfolgt oder weil man sich nicht sehen kann. Dadurch entstehen Missverständnisse und Ineffizienzen. Die folgenden Regeln helfen, diese Nachteile zu mindern:
-Kommuniziert ist erst, wenn Feedback über die erhaltene Information erfolgt ist. Im Face-to-Face-Kontakt erfolgt dies über einfache Gesten wie Kopfnicken. In der Kommunikation auf Distanz muss sie explizit und dem jeweiligen Medium angepasst erfolgen (Bestätigungs-E-Mail, explizite Rückfrage an der Telefonkonferenz etc.).
-Wenn es nicht gut läuft, ist Transparenz und aktive Kommunikation umso wichtiger.
-E-Mails sollten so geschrieben werden, als würde sie jemand lesen (aus der Sicht des Empfängers).
-Weil man nicht sieht, was die anderen gerade machen, muss dies aktiv mitgeteilt werden.
Die Kommunikation wird durch Messaging-Systeme wie E-Mail, Chat, Instant Messaging, Audio- und Videokonferenzen oder Bulletin Boards unterstützt. Sie sind geeignet für die 1:1-Kommunikation und die 1:n-Kommunikation.
Sobald aber mehrere Personen mit mehreren (n:m) sprechen, muss jemand moderieren. Tools wie Instant Messaging oder Chats sind dazu wenig geeignet. Sie dienen aber der Ad-hoc-Koordination. Denn diese Hilfsmittel zeigen oft auch an, wer gerade verfügbar ist, und woran gearbeitet wird. Es können somit nur diejenigen Kollegen angefragt werden, die sich im gleichen Arbeitskontext befinden. Das ist wichtig, denn Unterbrechungen sind oft Ursache für unproduktives Arbeiten. Im Durchschnitt braucht ein Kollege, den man mit einer Instant Message aus dem Kontext reisst, sieben Minuten, bis er wieder dort weiterarbeiten kann, wo er vorher war.
Telefonkonferenzen und Videokonferenzen hingegen sind für die n:m-Kommunikation geeignet. Damit sie mehr Nutzen als Verwirrung stiften, müssen sie allerdings gut vorbereitet und professionell moderiert sein.

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