DMS: Auch für KMU ein Thema

DMS: Auch für KMU ein Thema

Artikel erschienen in IT Magazine 2012/06

Kaum Infrastruktur nötig

Die Infrastruktur, die in einem KMU vorhanden sein muss, um ein DMS einzuführen, ist wenig komplex. Thomas Uhlmann von Löwenfels Partner führt aus: «Ein Windows Server ist eine geeignete Plattform für ein DMS. Scanner-Hardware, falls Eingangsdokumente digitalisiert werden, sollte über Funktionen wie zum Beispiel Doppeleinzugskontrolle und Zweiseitenscan verfügen. Dies ist heute bereits mit Scannern um die 1500 Franken gut machbar. Auf den Arbeitsstationen, also den PCs, genügt im Optimalfall ein Browser, um das DMS zu bedienen. Um archivierte Dokumente über die ganze Aufbewahrungsdauer sicher zu speichern, ist zudem ein Langzeitspeichersystem empfohlen.»
Daneben gibt es aber noch andere Ansätze. So erhält der Kunde bei der Schweizer Lösung Archivista die gesamte Hard- und Software vom Hersteller. Für die Vernetzung der sogenannten Archivistabox braucht es dann lediglich noch eine IP-Adresse, Client-seitig genügt ein Browser.
Manfred Terzer von Kendox führt zudem an, dass für ein DMS theoretisch gar keine Infrastruktur mehr nötig sei, weil die gesamte Anwendung ausgelagert werden könne. «Der Trend geht auf jeden Fall immer stärker in Richtung einer voll virtualisierten Server-Umgebung. Physische Server werden wegen der hohen Wartungs- und Betriebskosten immer seltener implementiert. Die Umsetzung einer schlanken, gut virtualisierbaren Infrastruktur erfordert gerade bei KMU geringe Aufwendungen und Kosten.» Im Prinzip gebe es für KMU drei Möglichkeiten, ergänzt Terzer. Die erste Möglichkeit wäre, die Hardware in einer eigenen IT-Infrastruktur mit Einsatz von eigenen Personalressourcen zu verwalten und zu hosten. Eine weitere Lösung biete das Outsourcing, bei dem die eigene IT-Infrastruktur an einen IT-Dienstleister ausgelagert wird. Als die dritte und besonders für KMU interessante Alternative bezeichnet er das Thema Cloud Services, bei denen Unternehmen sichere, für Firmenanwendungen konzipierte Cloud-Angebote nutzen und so die Anschaffungs- und Betriebskosten massiv reduzieren können.
Einen anderen, jedoch ganz wesentlichen Punkt – wie auch die Fallstudie im Hotel Post in Sargans auf Seite 45 zeigt – fügt Michael Böhm von Anbieter GDS Software an: «Aus unserer Sicht ist die wesentliche Voraussetzung für eine erfolgreiche DMS-Einführung eine integrierte Software-Landschaft. Ein DMS sollte nicht losgelöst von anderen Business-Anwendungen stehen, sondern im Idealfall mit dem CRM, dem Warenwirtschaftssystem und anderen verwendeten Lösungen integriert sein.»

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