Google Docs als Office-Ersatz

Im März dieses Jahres erschien die erste Ausgabe des St. Galler Lifestyle-Magazins «Sg9000» – zusammengestellt und koordiniert mit Google Docs. Die erste Ausgabe sei noch etwas schwierig gewesen. Das lag aber in erster Linie an der Organisation, die noch optimiert werden musste, und weniger an Google Docs selbst. Auf der Plattform können Dokumente für Mitarbeiter entweder zur Ansicht oder zum Bearbeiten freigeschaltet werden. Die Anzahl Leser und Bearbeiter ist auf 200 begrenzt – vorausgesetzt das Dokument ist nicht öffentlich einsehbar. «Man muss von Anfang an klar festlegen, wer worauf Zugriff hat», so Grob. Zudem sei es wichtig, dass der Ablauf und die zeitliche Planung für alle ersichtlich sind. Sonst passiert es beispielsweise, dass ein noch nicht fertig geschriebener Artikel vom Grafiker bereits ins Layout eingefügt wird. Grob machte deshalb eine Schulung für alle Mitarbeiter, bevor es an die Planung des zweiten Magazins ging. Dabei ging es weniger darum, den Leuten Google Docs näher zu bringen: «Die Anwendungen sind sehr intuitiv und einfach gehalten», so Grob. Vielmehr mussten Prozesse definiert und die Zugriffe geregelt werden. Sein Ziel sei es, so Grob, den Mitarbeitern so viel Freiraum wie möglich zu gewähren. Anders gesagt: Das selbständige Arbeiten sowie die nahtlose Zusammenarbeit so zu fördern, dass er selbst kaum noch eingreifen müsse. Und genau das habe ihm Google Docs ermöglicht. Aber nicht nur: Es erspart ihm und seinen Mitarbeitern auch sehr viel Zeit, die sie sonst mit dem E-Mail-Verkehr mit externen Mitarbeitern und Kunden verbringen würden. Das ständige Hin- und Herschicken von riesigen Datenmengen – seien es Texte oder Bilder – wird überflüssig. Auf Google Docs reicht ein Klick, um ein Artikel mit jemand anderem zu teilen oder ihm diesen in einem Link per Mail zu schicken. Zudem können Statusberichte versendet werden und die Daten sind immer und überall abrufbar - egal an welchem Computer man gerade sitzt.

Auch das gesamte Verlags-Management des Magazins, also Inserateplanung, Verwaltung der Inserenten sowie Ertrag und Ausgaben wickelt das Unternehmen über die Google Tabellen ab. Und das Beste: «Ich brauche dafür keine grosse Server-Infrastruktur», freut sich Grob. Denn die Server stehen alle bei Google und werden von Google unterhalten. Keine mühsamen Updates, keine Server-Ausfälle und dafür unendlich viel Speicherplatz – zumindest fast. Neben Google Docs nutzt Complecta auch den Google Kalender, der mit dem Kalender von Windows Outlook zu vergleichen ist. Er hat jedoch einen entscheidenden Vorteil: Neben den Mitarbeitern können bei Bedarf auch Familienmitglieder auf den Kalender zugreifen, eigene Kalender führen und diese wiederum miteinander abgeglichen werden. Das kann heutzutage von Vorteil sein, wenn es beispielsweise darum geht, wer das Kind am Morgen in die Krippe bringt und wer es am Abend wieder abholt. Zudem nutzt Grob Google Blogs als Intranet für seine Firma. Bezahlen muss er für all diese Anwendungen nichts. Einzig den Speicherplatz muss Grob berappen: Derzeit sind das 20 Dollar pro Jahr für 80 Gigabyte Speicherplatz. Man könnte natürlich auch mehr Speicherplatz kaufen: 1 Terabyte kostet 256 Dollar im Jahr. Doch so viel braucht Complecta für die Erstellung des Magazins nicht. Zum Vergleich: Ein Office-Paket von Microsoft kostet rund 800 Franken, dazu kämen noch Infrastrukturkosten von mehreren Tausend Franken.