Effiziente Zusammenarbeit

Effiziente Zusammenarbeit

4. Dezember 2011 - von Ralph Wieser

Moderne Technologien sind die Treiber für den Wandel in der Arbeitswelt. Ein aktuelles Beispiel ist Managed Communications & Collaboration.
Artikel erschienen in IT Magazine 2011/12

Technische Rahmenbedingungen schaffen

Da eine Managed Communications & Collaboration-Lösung nicht via «Plug & Play» einsatzbereit ist, müssen vorher die zum Unternehmen passenden Systeme evaluiert und entsprechend in die vorhandene Infrastruktur integriert werden. Dabei können drei Herausforderungen auftauchen:

1. Die gewünschten neuen Funktionalitäten sind zueinander nicht kompatibel: Dies ist immer dann festzustellen, wenn mehrere ICT-Lösungen gleichzeitig beschafft respektive implementiert werden. Beispielsweise setzen einige UCC-Anbieter ein Fat-Client-Konzept voraus, bei dem die Applikationen und Daten lokal auf dem jeweiligen Rechner laufen – ungünstig für Firmen, die gerade Thin Clients gekauft haben und alle Applikationen zentral via Terminal Server bereitstellen.

2. Die bestehende Infrastruktur ist nicht kompatibel zur neuen Lösung: Hier gilt es, vor Einführung der neuen Lösung, die eigene Infrastruktur zu konsolidieren und zu aktualisieren. So müssen zum Beispiel für den Einsatz von Videokonferenzen und Desktop Sharing die Bandbreiten ausgebaut und meist auch eine Priorisierung der Sprachkommunikation vorgenommen werden. Zudem erwarten neuen ICT-Lösungen in der Regel performante und aktuelle Software- und Hardware-Komponenten – mit entsprechender Kostenfolge für das Unternehmen.

3. Die neuen Lösungen übersteigen die Skills der eigenen IT-Abteilung: Neue Technologien und Lösungen stellen die bestehende IT-Abteilung vor grosse Lern- und Kompetenz-Herausforderungen. In den wenigsten Fällen haben die eigenen Leute neben dem Tagesgeschäft die Zeit und Musse, sich aktiv in die neuesten Technologien einzuarbeiten und wichtige praktische Erfahrungen zu sammeln. Diese und andere Herausforderungen führen oft dazu, dass Projekte nicht wie geplant abgeschlossen werden können. Damit sinkt die Motivation, neue Projekte zu initiieren. Nichtsdestotrotz handelt es sich aber hierbei auch um eine Chance, das interne ICT-Management weiterzuentwickeln. Zeugt doch die Fähigkeit, ICT-Projekte schnell, effizient und qualitativ hochwertig umzusetzen, davon, wie es um die eigene IT-Abteilung bestellt ist. Ein Lösungsansatz besteht darin, die interne IT-Abteilung auch mehr in Richtung IT-Management zu entwickeln – in dem Sinne, dass die Management-Funktionen wie das Planen, Kontrollieren und Weiterentwickeln stärker gewichtet werden als die eigentlichen Betriebs- und Supportaufgaben.

Selber machen oder nicht?

Mit der technischen und organisatorischen Bereitstellung der neuen Möglichkeiten allein ist es nicht getan. Vielmehr muss die neue Lösung so ausgerollt werden, dass auch die Mitarbeiter verstehen, wie sie die neuen Möglichkeiten effizient einsetzen können. Dieser mehrheitlich kommunikative Teil darf auf keinen Fall unterschätzt werden und muss entsprechende Ressourcen erhalten. Neben der Information und Schulung der Mitarbeitenden muss die IT-Abteilung ebenso fit für die neue Lösung sein. Zudem gilt es, sich nicht nur auf Betrieb und Support zu fokussieren, sondern immer den geplanten Nutzen für das Unternehmen zu vergegenwärtigen. Sprich: Sind die Reisekosten wirklich so stark gesunken wie geplant? Reichen Bandbreite und Server aus oder wurde die Lösung zu klein dimensioniert? Nutzen alle Mitarbeiter die neue Lösung richtig oder gibt es Bedienungsfehler? Entwickelt sich die Arbeitskultur wie gewünscht? Wer solche und andere Fragen immer wieder aufnimmt und adressiert, dem gelingen ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess und eine effiziente Weiterentwicklung der Lösung.

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