IT-Kosten in Kooperation mit den Anwendern senken

IT-Kosten in Kooperation mit den Anwendern senken

Artikel erschienen in IT Magazine 2011/11

Kostentransparenz schaffen

Wie geht man nun sinnvoll vor, um wirklich Geld zu sparen und nicht nur die Kosten zu reduzieren? Die wesentliche Voraussetzung ist, eine ausreichende Transparenz der Kosten herzustellen und deren Beziehung zu den IT-Services zu kennen. Ist diese Beziehung nicht bekannt, lassen sich die Auswirkungen der einzelnen Massnahmen nur schwer beurteilen. Ohne eine genaue fundierte Beurteilung geht man jedoch das Risiko ein, dass Teilservices beeinflusst werden, die durch die Einsparungen nicht beeinflusst werden sollen. Es ist sicher nicht notwendig, zuerst eine vollständige Prozesskostenrechnung einführen. Doch es braucht ausreichendes Wissen über die Zusammenhänge zwischen den Services, die man leistet, und den Kosten, die entstehen. Mit geeigneten Kennzahlen zu den einzelnen Services sollten sich die Auswirkungen der Einsparungen auf die Services abschätzen lassen. An Hand dieser Kennzahlen kann man schliesslich auch beurteilen, ob die Einsparungen die erwarteten Auswirkungen haben.

Die echten Kostentreiber identifizieren

Wie weit muss die Transparenz der IT-Kosten getrieben werden, um gezielt Kosten einsparen zu können? Einerseits wird es mit zunehmender Transparenz einfacher, die Auswirkungen von Einschnitten zu beurteilen, andererseits ist auch die Schaffung von Transparenz nicht kostenlos zu haben. Die minimale Transparenz, die man schaffen sollte, ist natürlich abhängig von den Services, die man liefert. In der Regel sollte man in der Lage sein, alle Leistungen und die damit verbundenen Kosten einem Service zuzuordnen. Wesentlich ist hierbei, dass man die indirekten Kosten sachgerecht auf die einzelnen Services verteilt. Dann sind noch die Treiber für die IT-Kosten zu klären, welche man verändern will. In typischen IT-Budgets haben Personalkosten zwar einen grossen Anteil, sind aber nicht unbedingt ausschlaggebend für die Höhe des Budgets. Denn im Gegensatz zu anderen firmeninternen Servicebereichen sind bei den IT-Kosten in einem grossen Umfang Infrastrukturkosten für Ersatzhardware, Softwarelizenzen, Wartungsverträge und Gebühren im Budget zu finden. Da diese Kosten alle miteinander verzahnt sind, muss immer im Einzelfall untersucht werden, welches Element die Kosten wirklich treibt.

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