Drucken im Unternehmen: IT-Manager unter Kostendruck

Drucken im Unternehmen: IT-Manager unter Kostendruck

Artikel erschienen in IT Magazine 2011/09

Unternehmen haben keine Output-Manager

Jenseits der Kosten- und Effizienzdiskussion lässt sich aber generell feststellen, dass sich viele Unternehmen noch gar nicht mit dem Thema Planen und Managen von Druckinfrastrukturen im Büro befassen. Es gibt weder eine langfristige Output-Strategie noch wirkliche Output-Spezialisten bei den Unternehmen. Knapp 70 Prozent der befragten IT-Mitarbeiter sagen, dass sie in ihrem Unternehmen eher eine «kurzfristige und nachfrageorientierte Strategie» in Sachen Druckinfrastruktur verfolgen. Wenn es eine langfristige Planung gibt, dann eher in sehr grossen Unternehmen. 39 Prozent der IT-Mitarbeiter von Unternehmen mit mehr als 5000 Mitarbeitern sagen, dass sie eine «langfristig dokumentierte, vorab geplante Strategie» bei der Druckinfrastruktur verfolgen. Bei Unternehmen mit 11 bis 50 Mitarbeitern sind es hingegen nur 16 Prozent. Damit bleibt für einen Grossteil der Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz das Optimierungspotential einer strategisch geplanten Druckinfrastruktur noch ungenutzt. Gründe hierfür gibt es viele. Zum einen ist erfahrungsgemäss das Verwalten und Optimieren von Druckinfrastrukturen bei der IT nicht sehr beliebt, zum anderen gibt es für diese Infrastruktur in den Unternehmen nur wenige Spezialisten oder nur unklare Verantwortlichkeiten. Selbst bei grossen Unternehmen ist in der IT das Verwalten der Druckinfrastruktur eine Gemeinschaftsaufgabe. Auf die Frage «Wie viele IT-Mitarbeiter sind ausschliesslich für die Druckinfrastruktur zuständig?» antworteten 61 Prozent der IT-Mitarbeiter (Unternehmensgrösse 1001 bis 5000 Mitarbeiter): «Keiner, das machen alle gemeinsam.» Was den Unternehmen also fehlt, ist ein Output-Manager, der permanent die Infrastruktur überwacht, optimiert und die Verantwortung für Kosten und Effizienz der Infrastruktur trägt.

MPS als Entlastung der IT

Eine Lösung für den Interessenskonflikt zwischen Anwender und IT-Manager und ein Teilersatz für den Output-Manager im Unternehmen könnte das inzwischen von allen Herstellern unterbreitete Angebot sein, das Managen der Druckinfrastruktur von der IT-Abteilung zu einem Dienstleister auszulagern. Die IT wird ihre ungeliebte Infrastruktur los, behält aber die Kontrolle und kann gleichzeitig die Kosten senken. Denn ein MPS-Dienstleiter übernimmt Wartung, Optimierung, Monitoring und Reporting für die installierte Druckinfrastruktur im Unternehmen, meist zu einem deutlich günstigeren Preis, als wenn die gekaufte Hardware inhouse betrieben wird. Das Unternehmen zahlt dafür eine monatliche Pauschale und einen Preis für den Verbrauch an Seiten und Tinte oder Toner. Allerdings ist MPS noch nicht flächendeckend für Kunden verfügbar. Wie die Printerumfrage11 offenlegt, sind grosse Teile der Händler noch nicht so weit, MPS in ihr Angebot aufzunehmen. Nur 31 Prozent der befragten Händler verkaufen sogenannte Managed Services für Druckinfrastrukturen. Die Gründe, keine MPS anzubieten, sind vielfältig. Am häufigsten genannt wird, dass der Händler einen anderen Fachschwerpunkt setzt (55 Prozent). 35 Prozent der befragten Händler geben an, dass sie schlichtweg keine MPS-Fachkenntnisse besitzen und daher keine MPS anbieten. Für 31 Prozent der Händler, die keine MPS anbieten, sind Managed Print Services laut eigener Einschätzung nicht lukrativ genug. Dies könnte sich in Zukunft als fatale Fehleinschätzung erweisen – denn MPS bedient offensichtlich die Anforderungen von vielen Kunden.

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