DMS für KMU

Von der internen Weisung über die Kundenrechnung bis zum möglicherweise irgendwann juristisch relevanten E-Mail: Dokumente aller Art müssen über ihren gesamten Lebenszyklus genau dann und dort mit geringstmöglichem Aufwand zugänglich sein, wo sie benötigt werden. Weder die Speicherung auf den PCs und Notebooks der einzelnen Mitarbeiter noch
die meist mehr zufällige als organisierte Ablage auf einem Fileserver – Stichwort «Datensilo» – genügen dieser Anforderung.

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) begleitet die unternehmensrelevanten Dokumente von der Erfassung von Papiervorlagen (Scanning, Texterkennung) über die Klassifizierung anhand von Schlüsselbegriffen (Taxonomie), die Ablage auf einem Fileserver, in einer Datenbank oder einem Data Warehouse, die Suche und situationsgerechte Präsentation der relevanten Dokumente (Retrieval), die langfristige Archivierung zwecks Erfüllung der gesetzlichen Vorschriften bis zur endgültigen Löschung.


Im Grossunternehmen genügt diese klassische Art der Dokumentenverwaltung allerdings nicht. Neben herkömmlichen «Dokumenten» im Stil von Office-Dateien gehören auch sämtliche dokumentenartigen Informationen aus transaktionsorientierten Business-Systemen wie ERP und CRM zum firmenweiten Informationsschatz und müssen eingebunden werden: Dokumentenmanagement wird zum Enterprise Content Management (ECM) beziehungsweise Enterprise Information Management


Anbieter wie EMC (Documentum), IBM
(Filenet P8), Opentext (Livelink ECM, Docs Open, Edocs Suite), Oracle (UCM), Xerox (Docushare) und Saperion offerieren umfassende ECM-Suiten, die auf einer Enterprise-tauglichen Multi-Tier-Architektur aufbauen, sich in eine serviceorientierte IT-Umgebung integrieren lassen und zunehmend auch Funk­tionsbereiche wie Collaboration, Business Process Management und Records Management abdecken. Es existieren auch einige Open-Source-Lösungen, allen voran die Enterprise Edition von Alfresco, die unter der Leitung des Gründers von Documentum und des ehemaligen COO von Business Objects vorangetrieben und unter anderem von der Venture-Kapital-Sparte von SAP finanziell unterstützt wird.