ECM statt nur Intranet

ECM statt nur Intranet

Artikel erschienen in IT Magazine 2007/20

Intranet stiess an Grenzen

Bisher nutzte Skyguide für die interne Kommunikation das Intranet SWAN (Sun Wide Area Network). Diese Umgebung eignete sich jedoch nicht für die neuen Anforderungen und musste durch ein zentrales und unternehmensweites Informations- und Dokumentenmanagementsystem abgelöst werden.
Irina Kuhnen, Head Information Management bei Skyguide, meint dazu: «Am Anfang ging es weder um Internet noch Extranet, sondern um die Schaffung einer abteilungsübergreifenden, effizienten Intranet-Plattform. Nach dem Projektstart fand eine Erweiterung auf das Internet statt. Die gewählte Lösung deckt auch diesen Bereich technologisch optimal und zukunftsgerichtet ab.»


Aufgrund der bisher gemachten Erfahrungen im gesamten Dokumenten- und Qualitätsmanagement inklusive Wartung und Support war klar, dass die neue Lösung den Umgang mit den Informationen erleichtern, die Prozesse unterstützen und das Publizieren, Strukturieren und Wiederfinden der riesigen Daten- und Informationsmengen beschleunigen muss. Die Mitarbeitenden sollten ihre wertvollen Ressourcen für die effektive Arbeit einsetzen können, statt unnötig viel Zeit mit der Informationssuche zuzubringen.


Eingehende Evaluation

Ein detaillierter Anforderungskatalog mit Spezifikationen punkto Funktionalität, Anwenderfreundlichkeit und Schnittstellen diente als Grundlage im Entscheidungsprozess.


➤ Für die Grobevaluation wurden elf «Killer-Kriterien» definiert, die als Mindestanforderung unbedingt erfüllt sein mussten.
➤ Danach folgte die eigentliche Detailevaluation auf Basis eines Kriterienkatalogs, in dem die Anforderungen an die neue Lösung in den fünf Bereichen Funktionalität, User Service, Schnittstellen, sowie technische und betriebswirtschaftliche Aspekte mit jeweils drei bis sechs Einzelkriterien pro Bereich festgeschrieben wurden.


➤ Für das definitive Ranking wurde zudem auch eine Risikobeurteilung vorgenommen, wie Irina Kuhnen betont: «Beim Aufsetzen von Projekten gehören auch immer Überlegungen zu den Risiken dazu. Was passiert, wenn das Projekt nicht planmässig abläuft? Was ist der ROI, der Nutzen? Wie sieht es in fünf Jahren aus?»


In der ersten Runde reichten acht Anbieter eine Offerte ein. Aufgrund der Grobauswahl blieben drei Lösungen in der engeren Wahl. Nach einer eingehenden Prüfung setzte sich schliesslich Livelink ECM von Open Text gegenüber VIP und Documentum durch: «Open Text erfüllte alle Kriterien. Dass wir heute technologisch optimal eingerichtet sind, wurde uns erst kürzlich erneut von externen Beratern bestätigt.»


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