Analyse der Druckerlandschaft - Weniger ist mehr

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Artikel erschienen in IT Magazine 2010/05

Mitarbeiter-Interviews

Schliesslich gehörten in den ersten Analyseschritt auch Mitarbeiter-Interviews. Die beiden Business Consultants unterhielten sich je 15 Minuten mit einem Vertreter aus einer der verschiedenen Geschäftsabteilungen von Vogel Business Media. Im Gespräch analysierte man, was die Bedürfnisse der einzelnen Mitarbeiter sind, wie sie die Geräte nutzen, ob sie zufrieden damit sind, ob sie Verbesserungswünsche haben und wie veränderungswillig sie sind.


Der gesamte erste Analyseschritt dauerte einen halben Tag und ging damit recht schnell vor sich. Natürlich ist die Dauer sehr stark von der Grösse des Unternehmens und der Anzahl eingesetzter Geräte abhängig. Im Schnitt dauert eine umfangreiche Vor-Ort-Analyse gemäss Ricoh einen bis mehrere Tage und umfasst mindestens 25 bis mehrere 100 Geräte. In kleineren Unternehmen wie Vogel Business Media ist es laut Peter Müller deshalb durchaus auch möglich, dass man überhaupt gar keine solch detaillierte Analyse durchführt und die Situation für den Kunden kosteneffizienter und schneller beurteilt. «Wichtig ist aber in jedem Fall, dass wir die Situation vor Ort sehen», erklärt Müller.


Überalterte Infrastruktur

Bereits nach dem Rundgang durch den Betrieb und nach den Interviews war den beiden Ricoh-Vertretern einiges klar: «Wir haben sofort erkannt, dass die vorherrschende Situation nicht optimal ist. Zudem spürten wir, dass die Bereitschaft für Veränderungen da war», erklärt Claudia Huldi. Peter Müller ist aufgefallen, dass sich viele Geräte ihrem End-of-Life nähern. Dann werde es schwer, noch Ersatzteile zu finden und je älter ein Gerät sei, desto anfälliger sei es bekanntlich für Reparaturen.

Ausserdem wurde die Situation mit fünf Herstellern und zwölf verschiedenen Modellen als «nicht optimal» beurteilt: «Dies hat eine aufwendige Verwaltung, beispielsweise beim Verbrauchsmaterial zur Folge», erklärt Claudia Huldi. Zudem gebe es mehrere Ansprechpartner, was den Support nicht vereinfache. Weiter entstehe eine unnötige Vielfalt an Druckertreibern, die bei möglichen Störungen und bei der Einführung von neuen Applikationen einzeln getestet werden müssen.


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