Kosten sparen mit virtuellen Meetings

Kosten sparen mit virtuellen Meetings

Artikel erschienen in IT Magazine 2009/07

Einfache Installation überzeugt

Bereits vor der Evaluationsphase war für Hüttenmoser klar, dass ein Videokonferenzsystem den «ersten Augenblick» überstehen sowie unkompliziert und einfach in der Bedienung sein muss. «Sonst fällt die Anwendung bei den Mitarbeitenden durch», ergänzt er. Geprüft wurden Funktion und Leistung von Videokonferenzsystemen von den Anbietern Sony, Tandberg und Polycom, von einfachen Plug-and-Play-Systemen bis hin zu technisch komplexen Lösungen. Letztere haben sich als zu aufwendig und kompliziert erwiesen, da bereits in der Testphase ein IT-Mitarbeiter während der gesamten Sitzung anwesend sein musste. Diesen Ressourcenaufwand wollte und konnte sich Hüttenmoser, der zusammen mit zwei Mitarbeitern weltweit die IT der Eftec betreut, nicht leisten.


fAm Ende des Evaluierungsverfahrens haben sich die Videokonferenzsysteme HDX7002 XL und HDX7002 XLP mit Multipointlizenz, SMS-Rollständern und Plasma-Bildschirmen von Polycom durchgesetzt. Die einfache Installation, die flexible Nutzung und die intuitive Bedienung überzeugten. Das Videokonferenzsystem steht zudem auf einem Rollständer und kann dank dem bestehenden IP-System als Plug-and-Play-Lösung in verschiedenen Räumen genutzt werden.

Ein weiteres Kriterium stellte der Notebook-Client dar, der zum System angeboten wird. Eftec setzt zwei solche Clients ein und schliesst nicht aus, den Bestand weiter aufzustocken. «Der Notebook-Client bietet ein Höchstmass an Flexibilität und ermöglicht es Mitarbeitenden, die oft unterwegs sind, Videokonferenzen standortunabhängig durchzuführen bzw. an virtuellen Meetings teilzunehmen», freut sich Hüttenmoser. Im ganzen Entscheidungsprozess jedoch war die Zusammenarbeit mit der Symetria sehr wichtig, die als Integrationsunternehmen von Polycom in der Schweiz fungiert und bei Eftec für die gesamte Planung, Umsetzung und Installation der Lösung verantwortlich zeichnete. Hüttenmoser erklärt: «Die Aufrechterhaltung des gesamten Kommunikationsprozesses ist für uns ein geschäftskritischer Faktor. Symetria hat uns von Anfang an das Gefühl gegeben, den richtigen Implementationspartner an unserer Seite zu haben, der die gleiche Sprache spricht und rund um die Uhr für uns da ist. Im Notfall auch 24 Stunden am Tag und 7 Tage die Woche.»



Hohe Mitarbeiterakzeptanz

Neben dem Hauptsitz in Romanshorn wurden die Gesellschaften in Genk (Belgien), Shanghai (China) und Detroit (USA) mit einem Videokonferenzsystem von Polycom ausgerüstet. Die Konfiguration der einzelnen Komponenten erfolgte zentral durch Symetria in der Schweiz und wurde anschliessend an die Standorte verschickt. Vor Ort konnte das System selbsterklärend aufgestellt, installiert und angeschlossen werden. Die Netzwerkrechte wurden von Romanshorn aus erteilt, und das IT-Team kann sämtliche Einstellungen zentral kontrollieren und anpassen. Durch die intuitive Menüführung war der Schulungsaufwand sehr gering. In einer internen Anleitung sind die Nutzungsregeln ergänzend dazu kurz zusammengefasst worden. «Die Mitarbeiterakzeptanz war von Beginn an sehr hoch», so Hüttenmoser. «Der Mehrwert hinsichtlich Zeit- und Kostenersparnis sowie die einfache Bedienung der Lösung sprechen für sich: Die Kontaktliste aller möglichen Gesellschaften und Kunden ist in einem Verzeichnis hinterlegt. Per Knopfdruck lässt sich der gewünschte Gesprächspartner anwählen und die Verbindung wird erstellt. Neben einer Bild- und Tonübertragung in HD-Qualität ist der Austausch von Multimedia- inhalten wie Präsentationen, Videos oder Bildern möglich. Mit einer Dokukamera lassen sich zudem auch kleinste Produktdetails vergrössern. Ein Riesenvorteil für unsere Entwicklungsabteilung.»


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