Der Meeting-Raum wird zum smarten Hybrid-Hub

Der moderne Meeting-Raum spiegelt den Wandel der Kommunikationskultur in Unternehmen wider. Wo früher vor allem Information vermittelt wurde, steht heute der Austausch im Mittelpunkt. Flexible Raumkonzepte und digitale Konferenztechnologien ermöglichen hybride Zusammenarbeit über Standorte hinweg. Damit wird der Meeting-Raum zu einem strategischen Instrument der Unternehmenskultur. Seine Gestaltung beeinflusst nicht nur die Effizienz von Meetings, sondern auch, wie Teams kommunizieren und Entscheidungen treffen.

Bedürfnisse der Kunden

Viele Kunden orientieren sich zunehmend am Trusted-Advisor-Ansatz und wünschen sich einen einzigen strategischen Ansprechpartner, der ihre Branchenanforderungen versteht und den gesamten Meeting-Lifecycle von der Raumgestaltung über die Geräteauswahl bis hin zum Betrieb begleitet. Besprechungsräume sollen hybride und intelligente Funktionen bieten und sich benutzerfreundlich möglichst per Knopfdruck bedienen lassen, ohne dass dafür Technikwissen erforderlich ist. Der Fokus liegt also auf einem positiven Benutzererlebnis und der Entlastung der IT-Abteilung.


Gefordert werden ein konsistentes Erlebnis in allen Räumen und eine einheitliche Bedienung auf allen Geräten. So wird etwa beim Betreten eines Raumes eine Buchung oder ein Näherungsbeitritt automatisch erkannt, sodass das Meeting innerhalb von Sekunden startet. Die Buchung erfolgt dank Integration in Outlook oder Teams intuitiv. Ein digitales Türschild signalisiert den Live-Status und ermöglicht Buchungsmöglichkeiten. Ganz wichtig ist ausserdem die Gleichstellung der Teilnehmenden hinsichtlich Sicht- und Hörbarkeit, unabhängig davon, ob sie remote verbunden oder persönlich anwesend sind.

Raumtyp und Nutzungsszenario

Multifunktionale Besprechungsräume sollten so flexibel gestaltet sein, dass sie sich schnell zwischen klassischem Meeting, Videokonferenz und Workshop umstellen lassen. In der konzeptionellen Planung erfolgt in der Regel eine Einteilung in die Kategorien Raumtyp, Plattform und Design sowie Hardware-Profil. Hersteller von Audio-Video-Geräten ordnen ihre Produkte gezielt verschiedenen Raum­typen zu. Diese Klassifizierung umfasst Huddle Spaces für zwei bis vier Personen, kleine Besprechungsräume für vier bis acht Personen, mittelgrosse Räume für acht bis zwölf Personen, grosse Konferenzräume und Boardrooms sowie Schulungs- und Workshop-Räume. Eine flexible Möblierung aus rollbaren Tischen, mobilen Displays und modularen Sitzgelegenheiten erlaubt eine schnelle Umgestaltung der Räume von einer Frontalpräsentation zu einem Workshop-Setting innerhalb weniger Minuten. Stark im Trend liegen darüber hinaus mobile Whiteboards und digitale Meeting Boards auf Rollen. Sie zählen in vielen Modernisierungsprojekten zu den gefragtesten Ausstattungselementen, da sie spontane Workshops, agile Formate und hybride Zusammenarbeit optimal unterstützen.

Kleinere Räume mit All-in-One-­Meeting-Bars

Die Auswahl der Hardware orientiert sich direkt am Nutzungsszenario und der Raumgrösse. In kleinen Räumlichkeiten werden häufig All-in-One-Meeting-Bars eingesetzt. Diese Systeme vereinen Kamera, Lautsprecher und Betriebssystem in einem Gerät und werden mit einem zusätzlichen Display kombiniert. Dabei minimiert sich der Installationsaufwand deutlich, und potenzielle Fehlerquellen und Komplexität werden reduziert. Alles in allem ermöglichen solche Lösungen eine effiziente und standardisierte Umsetzung von Rollouts. Gerade für Kunden, die über wenig internes IT-Personal verfügen und kein ausgelagertes Managed-IT-Modell wünschen, sind solche All-in-One-Video-Bars oder integrierte Meeting-Boards besonders geeignet. Sie vereinen Kamera, Mikrofon, Lautsprecher und Rechner in einem Gerät und lassen sich weitgehend selbst verwalten.

Grössere Setups mit modularen Lösungen

In Räumen mit aktiven Präsentationen oder hochflexiblen Hybrid-Szenarien wie etwa Workspaces oder Showrooms wird dagegen eher ein modulares Pro-AV-System mit separaten Kameras, DSP-Audio (Digital Signal Processor), Mediensteuerung und Szenen-Presets eingesetzt. Solche Systeme lassen sich per Knopfdruck auf unterschiedliche Anwendungsbereiche (Präsentation, Workshop, Hybrid-Event) umschalten. Bei solch anspruchsvolleren Setups aus modularen Lösungen mit mehreren externen Kameras, Tisch- oder Deckenmikrofonen sowie externen Lautsprechern lassen sich die Einzelkomponenten flexibel neben dem Display oder als Deckenlautsprecher in abgehängten Decken integrieren und sorgen so für eine gleichmässige Ausleuchtung des Bildes und optimale Mikrofonab­deckung im Raum.

Die Frage, welcher Hersteller das breiteste Gesamtportfolio im Bereich Workplace hat, ist von untergeordneter Bedeutung. In kleineren Räumen, in denen die Teilnehmer in unmittelbarer Nähe des Displays sitzen, ist ein sehr grosses Sichtfeld von 150 bis 180 Grad von ­entscheidender Bedeutung. So können auch Personen am Rand oder direkt vor dem Bildschirm vollständig erfasst werden. In solchen Fällen bieten Ultra-Weitwinkel-­Objektive und KI-gestützte Framing-­Funktionen klare Vorteile. In grösseren Räumen mit tiefem Setting, in denen Personen in 10 bis 20 Metern Entfernung sitzen, rücken hingegen Zoom-Fähigkeiten, optische PTZ-Kameras (Pan-Tilt-Zoom), die eine ferngesteuerte Richtungs- und Zoomsteuerung ermöglichen, und Speaker-Tracking in den Vordergrund.


Bei grösseren Projekten oder Kunden spielen Zertifizierungen in den Bereichen Informationssicherheit und Datenschutz (wie ISO 27001), Umweltmanagement (ISO 14001) sowie Nachhaltigkeitsbewertung von Unternehmen eine wichtige Rolle und sollten bei der Auswahl einer Lösung keinesfalls unterschätzt werden.

Gemeinsame Plattform für mehr Sicherheit

Ein wesentlicher Aspekt bei der Wahl der geeigneten Plattform ist die Entscheidung zwischen einem Windows-basierten oder einem Linux-basierten System. Diese Auswahl sollte unter Berücksichtigung des jeweiligen Anwendungsfalles, der IT-Organisation und des gesamten Lebenszyklus erfolgen. Bei Neuinstallationen verzeichnet Android eine steigende Nachfrage, während Windows insbesondere bei komplexen Anwendungen und tiefen Integrationen weiterhin die bevorzugte Lösung ist.


In diesem Zusammenhang hat Microsoft in Sachen Sicherheit im Jahr 2025 ein klares Zeichen gesetzt. Mit der Microsoft Device Ecosystem Platform (MDEP) werden nämlich neu Android-basierte Teams Devices auf einen von Microsoft kontrollierten, gehärteten Plattformstandard gehoben. MDEP kommt mit einer Reihe an Funktionen, darunter Secure/Verified Boot, Hardware-Attestation, monatliche Sicherheits-Updates und eine enge Integration in Defender und Intune. Alle Branchenleader haben sich mittlerweile der Allianz angeschlossen und entwickeln zusammen mit Microsoft das einheitliche Betriebssystem. Damit rückt die Sicherheitsarchitektur Android basierter Teams Devices deutlich näher an die von Windows Systemen gewohnten Standards heran. Eine End-to-End-Sicherheitskette, zentrale Rollen und Rechtekonzepte sowie ein konsistentes, von Microsoft gesteuertes Update- und Compliance-­Modell verschaffen Kunden ein ähnlich hohes Mass an Kontrolle und Konformität wie in der Windows Welt. Damit werden die von Microsoft angekündigten neuen Features sukzessive zeitgleich auf beide Plattformen (Windows und Android) ausgerollt und ein konsistentes Nutzererlebnis gewährleistet.

Audio im Fokus

Gleichzeitig verschwimmen die Grenzen zwischen Audio- und Videoherstellern: Audio-Spezialisten erweitern ihr Portfolio um Kameras und Videobars, während klassische Videoanbieter in Mikrofon-, DSP- und Lautsprechertechnologie investieren, um den Markt ganzheitlich adressieren zu können.

Während die Videoqualität bereits seit Jahren auf sehr hohem Niveau ist und sich nun in Richtung Broadcast-Qualität weiterentwickelt, rückt Audio noch stärker in den Mittelpunkt. In Räumlichkeiten mit suboptimaler Akustik, wie beispielsweise Räumlichkeiten mit viel Glas, Beton oder variabler Bestuhlung, lässt sich durch den Einsatz von leistungsfähigem DSP, Beamforming und KI-basierter Sprachverarbeitung das Beste aus dem Raum herausholen. Technik kann hier viel kompensieren, aber die physikalischen Rahmenbedingungen des Raums bleiben bestehen. Eine schlechte Raumakustik lässt sich entsprechend nur begrenzt durch Signalverarbeitung «wegrechnen».

Standardlösungen mit High-end-Audio

Technologischer Fortschritt entsteht in der Regel durch Verbesserungen bestehender Technologien und nicht durch völlig neue Ansätze. Funktionen wie Beamforming-Mikrofone, KI-basierte Geräuschunterdrückung, raumfüllendes Audio mit Fokus auf eine gleichmässige Sprachverständlichkeit im physischen Raum und automatische Lautstärkeregelung werden zunehmend aus dem High-end-Bereich in Standardprodukte für normale Besprechungsräume integriert.


Die KI-gestützte 4K-Bild- und Tonverarbeitung wird im Meeting-Raum zunehmend zum Standard. Viele bislang manuelle Kamera- und Audioaktionen entfallen, weil das System sie eigenständig ausführt. Anstelle des manuellen Umschaltens zwischen Perspektiven oder des Ein- und Auszoomens auf Sprecher übernimmt die intelligente Automatik diese Aufgaben im Hintergrund. Das System erkennt aktive Sprecher, passt die Darstellung daran an und setzt sie in den Fokus. Gleichzeitig passt das System Raum- und Teilnehmerperspektiven dynamisch an den Gesprächsverlauf an. Dadurch wird für Remote-Teilnehmende ein deutlich natürlicheres und TV-ähnliches Meeting-Erlebnis geschaffen, ohne dass vor Ort jemand die Kameraregie führen muss.

Die Rolle von KI am Beispiel Microsoft Teams

Weiter wird in Sachen Echtzeit versus Post-Processing investiert. Microsoft versucht zum Beispiel, so viel wie möglich in Echtzeit in Meetings zu verarbeiten, um nach den Meetings sofortige Ergebnisse zu liefern. Hierfür wird massiv in die Geschwindigkeit der Backend-Infrastruktur investiert, damit KI-Assistenten künftig nicht nur passiv zuhören, sondern aktiv und ohne spürbare Verzögerung am Gespräch teilnehmen können.

Dazu wird KI zum Beispiel für die Gesichtserkennung genutzt, um in Echtzeit zu erfassen, wer im Raum sitzt, um automatisch die Teilnehmerliste zu aktualisieren. Um das Risiko für Fehler oder Fehlinterpretationen zu minimieren, gibt ein zweistufiges Transkriptionsverfahren zunächst sofort den angezeigten Text im Untertitel aus und korrigiert diesen dann anhand des weiteren Gesprächskontexts automatisch.


Auch werden die KI-Agenten wie der Facilitator weiterentwickelt, um die Agenda des Meetings zu verfolgen, Notizen zu erstellen oder als Timekeeper die Zeitkontrolle im Meeting zu übernehmen. Der Agent kann sogar bei der Raumsuche oder bei der Meldung von Problemen an den Administratoren helfen, während ein anderer Agent, der Interpreter, die gesprochene Sprache entfernter Teilnehmender in Echtzeit in eine andere Sprache übersetzt und dabei die charakteristische Stimme des Sprechers beibehält, ohne dass dafür eine vorherige Registrierung mit einem Sprachprofil erforderlich ist.

Offene Schnittstellen für Investitionsschutz…

Abgesehen von Funktionalität und Sicherheit rücken auch Aspekte wie Investitionsschutz und Mehrwert bestehender Installationen immer stärker in den Fokus. Bestehende Displays, Touch-Panels und digitale Türschilder lassen sich heute dank offener Schnittstellen und nativer Digital-Signage-Integrationen auch ausserhalb von Meetings nutzen. Mögliche Anwendungsbereiche sind unter anderem das Aussenden von Unternehmensnachrichten, die Begrüssung von Kunden oder die Darstellung sicherheitsrelevanter Informationen. So kann im Beispiel bei einem Brandalarm das Front-of-Room-Display oder das Türschild automatisch auf Evakuierungshinweise umschalten und Fluchtwege anzeigen. Im Normalbetrieb werden personalisierte Willkommensbildschirme oder Rauminformationen dargestellt. Über Sensor- und API-Anbindungen lassen sich zudem Statusmeldungen wie schlechte Luftqualität direkt im Meeting einblenden. So können Nutzer proaktiv lüften oder den Raum wechseln.


Dank des Einsatzes von API-First-Ansätzen und standardisierten Protokollen wird auch die Kopplung an die Gebäudetechnik (z.B. KNX-Standard) deutlich vereinfacht. Licht, Beschattung und Klima lassen sich ohne zusätzliche proprietäre Medientechnik-Controller über dieselbe Steueroberfläche bedienen, mit der auch das Meeting (Start/Stop, Quellenwahl, Szenen-Presets) kontrolliert wird. Anstelle der Bereitstellung separater Controller für jede Disziplin wird eine integrierte, effiziente Steuerungsebene geschaffen, die zu einer Senkung der Betriebskosten und einer erheblichen Vereinfachung der Nutzererfahrung führt.

… und einheitliche Oberflächen fürs Raum-Management

Alle Hersteller von Audio- und Video-Lösungen stellen ein zentrales Managementsystem zur Verfügung. Der wesentliche Unterschied besteht in der Qualität der Produkte und der Breite der Angebotspalette. Einige Hersteller bieten ein umfangreiches Produktsortiment an, das von Peripheriegeräten wie PC, Maus und Tastatur bis hin zu Kameras und Headsets reicht. Andere konzentrieren sich dagegen nur auf ein oder zwei dieser Produktkategorien, sind dort aber hochspezialisiert und zählen nicht selten zu den führenden Anbietern der Branche. In der Regel entscheiden sich Unternehmen gegen einen einzigen Anbieter für alles und bevorzugen eher die besten Produkte und Lösungen je nach Einsatzgebiet.

Das bedeutet umgekehrt, dass der Kunde Abstriche machen muss, wenn er einen zentralen One-Vendor-Management-Ansatz verwirklichen möchte. Die Tatsache, dass die Kunden mit dieser Situation meist nicht zufrieden sind, veranlasst die Hersteller dazu, vermehrt auf offene Schnittstellen über APIs auf ihren Management-Plattformen zu setzen. Ziel ist es, Drittanbieter einzubinden, um so den «Single Pane of Glass»-Ansatz für eine einheitliche Management- und Reporting-Oberfläche über alle Systeme anzubieten. Nicht zuletzt lassen sich auf diese Weise komfortabel Marktinformationen über Wettbewerber gewinnen. Ohne diesen Mehrwert wäre das Interesse an solchen Anbindungen vermutlich deutlich geringer. Externe IT-Integrationen können bei Kunden ohne entsprechendem Know-how punkten, indem sie die unterschiedlichen APIs der Hersteller anbinden, die Daten in ein zentrales Business-Intelligence - beziehungsweise Analytics-System überführen und darauf aufbauend ein konsolidiertes Reporting zur Verfügung stellen.


Die Hersteller selbst fokussieren ihre Plattformen heute in erster Linie auf das Bewirtschaften der eingesetzten Geräte, indem Deployment, Monitoring und Troubleshooting zentralisiert werden, um einen stabilen und damit kosteneffizienten Betrieb sicherzustellen. Ziel ist, in Echtzeit zu sehen, welche Geräte wo mit welcher Firmware oder App-Version im Einsatz sind, und bei Bedarf schnell eingreifen zu können: Logs ziehen, Remote Reboot, Konfigurationsanpassungen idealerweise, bevor der Enduser ein Ticket eröffnet.

Darüber hinaus gewinnen automatisierte Health Checks im Raum zunehmend an Bedeutung. Zusatzsensoren in den Geräten oder im umgebenden Ökosystem messen die Luftqualität (CO2), den Stromverbrauch und die Luftfeuchtigkeit. Zudem erfassen sie die Belegung des Raums und können bei Überschreitung definierter Grenzwerte Hinweise direkt auf den Raumdisplays einblenden, etwa wenn sich mehr Personen im Raum aufhalten als vorgesehen. Sämtliche Messwerte lassen sich als Trigger für Alarmmeldungen konfigurieren und anschliessend per API an Ticketsysteme übergeben oder per E-Mail nach Zielgruppen klassifiziert verteilen.

Lifecycle Management, Upgrades und Konfigurationsanpassungen lassen sich heute für grössere Meeting-Raum-Flotten zentral und weitgehend automatisiert verwalten, etwa über spezialisierte Managementportale wie das Teams Rooms Pro Management Portal von Microsoft, HP Poly Lens, Logitech Sync, die Yealink Device Management Platform oder das Jabra Plus Management. Das spart im Betrieb erheblich Zeit, weil Firmware- und App-Updates, Konfigurationsänderungen oder Policy-Anpassungen nicht mehr raumweise vor Ort vorgenommen werden müssen. Zusätzlich stehen Funktionen wie Remote-Reboot und, sofern aus Sicherheits- und Datenschutzsicht freigegeben, der sichere Remote-Zugriff auf die Touch-Konsole inklusive Anzeige des aktuellen Bildschirminhalts des Front-of-Room-Displays zur Verfügung. So können Störungen schnell diagnostiziert und behoben werden, ohne physisch im Raum zu sein.

Intelligente Zusammenarbeit

Auch in Bezug auf Nachhaltigkeit hat sich in den letzten Jahren einiges getan. Die Branchenführer haben sich auch vor dem Hintergrund immer kürzerer Life­cycle-Intervalle zu einer nachhaltigen Produktstrategie, transparenten Lieferketten, langfristigem Update-Versprechen und europäischer Präsenz verpflichtet. Insgesamt entwickelt sich der moderne Meeting-Raum vom reinen Besprechungsort zur intelligenten Plattform für Zusammenarbeit, Kultur und Sicherheit. Wer Raumkonzept, AV Technik, Plattformwahl, Management und KI ganzheitlich denkt, kann mit zukunftssicheren Investitionen nachhaltige Nutzererlebnisse schaffen.