Start-up PastaHR: Bewerben per Chat

Wer in Filialen, Spitälern, Logistikzentren oder im Gastgewerbe rekrutiert, erlebt oft dieselbe Situation. Viele Kandidatinnen und Kandidaten bewerben sich heute unterwegs auf dem Handy und sind es gewohnt, dass digitale Prozesse schnell, einfach und mobil funktionieren. Im Recruiting treffen sie aber häufig auf Abläufe, die wie aus einer anderen Zeit wirken. Lebenslauf hochladen, Motivationsschreiben verfassen, Pflichtfelder ausfüllen und am Ende noch ein Konto erstellen. Das passt schlecht zu einem Alltag, in dem Kommunikation, Banking oder Einkäufe mit wenigen Klicks erledigt sind. Entsprechend brechen Bewerbungen oft ab, bevor sie überhaupt im HR-Bereich ankommen.


PastaHR setzt genau dort an und ersetzt die Formularstrecken durch eine kurze, mobiloptimierte Konversation. Je nach Stelle läuft sie als Text, Audio oder Video ab, ähnlich wie in einem Messenger. Im Hintergrund unterstützt KI, indem sie gezielt relevante Fragen stellt, Antworten strukturiert erfasst und daraus eine vollständige, sauber aufbereitete Bewerbung erstellt. Dazu gehören auch Angaben wie Verfügbarkeit und die wichtigsten Informationen für die Vorauswahl. Die weitere Kommunikation kann danach im selben Kanal weitergeführt werden.

Vom Retail-Alltag zur Idee

Gegründet wurde PastaHR von Manuel Buri und Patrick Schnyder. Kennengelernt haben sich die beiden im Orgateam des Start Summit 2017. Beide studierten in St. Gallen, absolvierten einen Masterstudiengang in Computer Science.

Erste gemeinsame Produkterfahrung sammelten sie mit Floq, einer Slack-Integration aus der Corona-Zeit, die Teams bei der Planung zwischen Home Office und Büro unterstützte. Rund 500 Personen nutzten die Lösung, bevor die Gründer das Projekt aufgrund der Fokussierung auf Pasta­HR einstellten.


Die Idee für PastaHR entstand wiederum während Buris Zeit bei Valora, wo er ein Produktteam rund um autonome Läden leitete. Dort zeigte sich, wie sehr der Betrieb trotz Technologisierung auf Mitarbeitende angewiesen bleibt, etwa beim Auffüllen von Regalen, Reinigen oder Kontrollieren von Waren. Gleichzeitig war es schwierig, genau jene Personen zu finden, die nur wenige Stunden pro Woche einspringen können, während der Bewerbungsprozess oft so aufwendig war wie bei einer Vollzeitstelle.

«Man muss ein CV hochladen, ein Bewerbungsschreiben machen, aber am Schluss geht es nur um eine Stelle für zwei bis drei Stunden in der Woche», sagt Manuel Buri. Aus dieser Diskrepanz ergab sich die Frage, wie ein zeitgemässer Rekrutierungsprozess aussehen kann, wenn es bei Einsätzen vor allem um schnelle Verfügbarkeit und praktische Details geht.

Die Whatsapp-Bewerbung

Mit einer Whatsapp-Bewerbung startete PastaHR vor rund drei Jahren. Die Idee war simpel. Wenn dieser Kanal ohnehin genutzt wird, sinkt die Schwelle, den ersten Schritt zu machen. Das Team merkte aber rasch, dass die eigentliche Arbeit später nötig ist. Nach der Bewerbung folgen Nachfragen, Abklärungen, Terminabsprachen, Absagen. Genau dort verlieren Recruiting-Teams viel Zeit in repetitiven Abläufen. Aus der Whatsapp-Lösung entwickelte sich so eine KI-Rekrutierungsplattform, die mehrere Kanäle abdeckt und sich in bestehende Bewerbermanagement-Systeme integrieren lässt.


Heute können Kandidatinnen und Kandidaten dynamisch über Whatsapp, Insta­gram oder ein Onlineformular starten. Unternehmen müssen dafür ihre bestehenden Systeme nicht ersetzen. Das Startup versieht die Lösung als zusätzliche Schicht, die Bewerbungen kandidatennah einsammelt und anschliessend in die vorhandene HR-Landschaft integriert. Dabei geht die Unterstützung weit über den reinen Bewerbungseingang hinaus: PastaHR automatisiert auch nachgelagerte Prozesse, indem die KI direkt in der Whatsapp-Kommunikation FAQs beantwortet und das oft mühsame Termin-Ping-Pong durch eine automatisierte Interviewbuchung ersetzt. So werden die Prozesse effizienter, im Sinne von: «weniger Administration, mehr Mensch», wie Buri beschreibt. Denn das Produkt hilft Unternehmen nicht nur, mehr und bessere Bewerbungen zu bekommen, sondern diese auch effizient zu verarbeiten. Wenn weniger Zeit fürs Sortieren, Nachfragen und Koordinieren draufgeht, bleibt mehr Raum für Gespräche, Interviews und das Überzeugen der passenden Personen.

KI soll helfen, nicht entscheiden

PastaHR setzt KI für zwei typische Probleme im Recruiting ein. Entweder fehlen Bewerbungen, dann müssen die Einstiegshürden gesenkt werden. Oder es kommen sehr viele Dossiers rein, dann braucht es ein sauberes, schnelles Screening. Das Start-up bietet für beide Szenarien eine Lösung an. KI übernimmt bei PastaHR dabei mehrere Aufgaben. Sie hilft zum einen, Bewerbende mit jobbezogenen Fragen durch den Prozess zu führen und die Antworten so aufzubereiten, dass Recruiter schneller erkennen, wer grundsätzlich infrage kommt. Zum anderen unterstützt die Funktion «JobFit» die erste Beurteilung, indem sie Bewerbungen anhand vorab definierter Kriterien einordnet.

Dabei betont Buri, dass KI nicht zum automatischen Richter werden soll. «Man darf nicht automatisch per KI absagen», sagt er. Entscheidend sei ein menschlicher Blick, nicht nur aus rechtlichen Gründen, sondern auch, weil Modelle Fehler machen können. Automatisch aussortieren liessen sich höchstens harte, vordefinierte Kriterien, etwa wenn für eine Stelle zwingend Deutschkenntnisse notwendig sind. Der Output der KI soll als Vorschlag dienen, der Arbeit spart, aber nicht die Verantwortung verschiebt.


PastaHR wirbt daher auch nicht damit, dass die Plattform Recruiting-Teams ersetzt oder reduziert. Stattdessen soll die Technologie helfen, weniger repetitive Arbeit zu machen und mehr Zeit für Aufgaben zu gewinnen, die Menschen besser erledigen als Software.

Für Unternehmen ist das nicht nur eine Komfortfrage. Buri nennt als Beispiel das Gesundheitswesen, wo fehlende Pflegefachpersonen am Ende dazu führen können, dass Betten oder Stationen geschlossen werden. Im Retail bleiben Filialen unterbesetzt, in der Logistik stockt die Arbeit, wenn nicht genug Leute eingeplant sind. Schneller und sauberer einstellen zu können, hat deshalb direkten Einfluss auf Betrieb und Kosten.

Warum Vertrauen so wichtig ist

Wenn KI im Recruiting eingesetzt wird, zählt vor allem eines: Vertrauen. PastaHR setzt deshalb stark auf Datenschutz, Sicherheit und transparente Abläufe. Daten sollen nicht zum Trainieren von KI-Modellen genutzt werden. Buri sagt, die Plattform sei ISO-zertifiziert, GDPR-­konform und so aufgebaut, dass Vorgaben wie der EU AI Act eingehalten werden können. Das Back-end generiert etwa Reports zu allen User-Aktivitäten sowie Sicherheitsprüfungen bei hochgeladenen Dateien.

Nächster Schritt: Skalierung

Inzwischen sieht PastaHR den Markteintritt abgeschlossen, jetzt erfolgt die Skalierungsphase. Das Unternehmen ist neben der Schweiz auch in Deutschland und Österreich aktiv. Laut Buri kommt ein Teil der Neukunden inzwischen aus dem EU-Raum. Auf der Website nennt PastaHR als Referenzen unter anderem Coop, Aldi, Siemens oder Securitas sowie verschiedene Energie- und Gesundheitsorganisationen. Im Gespräch betont Buri zudem, dass bei vielen Kunden wie Aldi, Coop oder der SV Group der gesamte Bewerbungseingang über die Plattform läuft.

Das Geschäftsmodell ist planbar aufgebaut. PastaHR verkauft Lizenzen in der Regel als jährliche oder mehrjährige Verträge. Die Kosten hängen von Unternehmensgrösse und Bewerbungsvolumen ab, dazu kommen je nach Paket unterschiedliche Funktionen. Bewerbende zahlen nichts, die Plattform versteht sich als Technologiepartner für Arbeitgeber. Das Unternehmen finanziert sich vor allem über eigene Umsätze, bei einem schlanken, effizienten Aufbau.


Produktseitig will PastaHR weiter die Automation ausbauen, ohne den Prozess zu entmenschlichen. Buri spricht von KI-Agenten, die innerhalb klarer Leitplanken Anfragen beantworten oder Recruitern Arbeitsschritte vorbereiten können. Mittelfristig will das Team aus Zürich das Produkt in Europa ausrollen. (dow)