Kaufen oder mieten - warum alte IT-Denke für KMU zu teuer ist

Die Realität in Schweizer KMU ist oft ernüchternd: Mitarbeitende arbeiten mit veralteten Geräten, die IT kämpft mit langen Boot-Zeiten und hohem Supportaufwand, während die Geschäftsleitung nach Kostentransparenz verlangt. Jede Neubeschaffung wird zur Zitterpartie – von spontanen Einzelkäufen über Budgetdiskussionen bis hin zu langwierigen Freigaben.

Gleichzeitig verändert sich das Arbeitsumfeld rasant: Home Office, hybride Teams, Fachkräftemangel, immer komplexere Software-Tools und steigende Sicherheitsanforderungen. Unternehmen brauchen Geräte, die zuverlässig funktionieren – und zwar sofort. Die Kernfrage lautet: Macht es im Jahr 2025 wirklich noch Sinn, IT-Geräte zu kaufen? Oder ist Mieten der intelligentere Weg?


Eine aktuelle Marktanalyse zeigt, dass rund 60 Prozent der KMU in der Schweiz noch mit Geräten arbeiten, die älter als vier Jahre sind. Das bedeutet nicht nur Performance-Einbussen, sondern auch steigende Sicherheitsrisiken – ein gefundenes Fressen für Cyberkriminelle. Hinzu kommt ein kultureller Aspekt: Viele KMU sind historisch geprägt von der Logik des Eigentums – «Was man besitzt, hat Bestand». Doch gerade aufgrund immer kürzer werdender Technologiezyklen führt diese Denkweise in eine Sackgasse. Moderne Geschäftsmodelle brauchen Flexibilität und Tempo – mit starren Kaufmodellen kaum erreichbar.

Das Problem mit dem klassischen Kauf

Auf den ersten Blick wirkt der Kauf einfach: Geld gegen Gerät. Doch in der Praxis ergeben sich gleich mehrere Stolpersteine:

Kapitalbindung: Einmalinvestitionen blockieren Liquidität und erschweren die Budgetplanung.

Geräte-Wildwuchs: Unterschiedliche Modelle, spontan beschafft, ohne Standardisierung.

Veraltete Hardware: Geräte laufen oft fünf Jahre oder länger, was Performance und Sicherheit senkt.

Hoher Supportaufwand: Alte Geräte verursachen mehr Tickets, was IT-Teams zusätzlich belastet.

Ein Beispiel: Ein mittelgrosses Dienstleistungsunternehmen kaufte über Jahre «ad hoc» neue Notebooks, wenn alte Geräte ausfielen. Ergebnis: ein Flickenteppich aus sechs verschiedenen Modellen und Betriebssystemversionen. Ersatzteile waren schwer verfügbar, Mitarbeitende beschwerten sich über die Performance, die IT verbrannte Stunden in der Verwaltung.

Noch gravierender: Veraltete Geräte sind ein Sicherheitsrisiko. Fehlende Updates öffnen Tür und Tor für Angriffe. Gleichzeitig entstehen Schatten-IT-Strukturen – Mitarbeitende beschaffen sich privat Geräte oder Tools, um produktiv arbeiten zu können. Die Folge: Kontrollverlust, höhere Risiken, steigende Kosten.
Fazit: Kauf bedeutet oft Planungsfrust, Intransparenz und hohe Opportunitätskosten. Was im Privaten noch funktioniert, wird im Business zur Belastung.

Ein weiteres Problem: Budgets für IT werden oft erst am Jahresende freigegeben, wenn der Kostendruck hoch ist. Investitionen werden verschoben, bis Geräte endgültig ausfallen – mit fatalen Folgen für die Produktivität. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Compliance und Datenschutz – veraltete Geräte erfüllen diese oft nicht mehr. So wird der Kauf nicht nur ein Kosten-, sondern auch ein Risiko-Faktor.

Mieten als smarter Ansatz

Im Privatleben haben wir uns längst an Abo-Modelle gewöhnt: Netflix abonnieren wir mit einem Klick, das Handy beziehen wir im Zwei-Jahres-Abo, Musik-Streaming läuft auf Dauerlastschrift. Genau dieses Prinzip kommt jetzt auch in der Unternehmens-IT an. Die Vorteile von Mieten sind klar:

Planbare Kosten: Monatliche Raten statt grosser Investition.

Cashflow-freundlich: Kapital bleibt im Unternehmen, statt in Hardware gebunden zu sein.

Immer aktuelle Geräte: Austauschzyklen nach 24 bis 48 Monaten sorgen für moderne Ausstattung.

Rundum-Services: Vom Rollout über Support bis zur Rücknahme ist alles abgedeckt.

Transparenz: Restwert wird berücksichtigt – die effektiven Nutzungskosten sinken.

Nachhaltigkeit: Geräte gehen in die Aufbereitung oder ins Recycling – Circular Economy statt Elektroschrott.

Besonders attraktiv ist das Mietmodell für CFOs: Die Ausgaben erscheinen als OPEX und belasten die Bilanz nicht wie CAPEX-Investitionen. Das erleichtert die Finanzplanung, schafft Steueroptimierungsmöglichkeiten und erhöht die Flexibilität. Für IT-Leiter bedeutet es, dass sie sich auf strategische Aufgaben konzentrieren können, statt Hardware zu verwalten.

Auch aus Sicht der Nachhaltigkeit bietet das Mietmodell Vorteile: Anbieter übernehmen Verantwortung für den gesamten Lebenszyklus – von der Erstnutzung über die Aufbereitung bis zum Recycling. Dadurch verlängert sich die Lebensdauer der Geräte deutlich, und wertvolle Ressourcen werden geschont. Für Unternehmen bedeutet das: weniger interner Aufwand und gleichzeitig ein Beitrag zur Erreichung eigener Nachhaltigkeitsziele.

Use Case: Ein KMU im Wandel

Ein mittelgrosses Schweizer Produktionsunternehmen stand vor einem bekannten Dilemma: 180 Mitarbeitende, viele davon mit mobilen Arbeitsplätzen. Geräte wurden meist dann gekauft, wenn Budgets es erlaubten, oft spät und ohne Standardisierung.
Die Folgen: Mitarbeitende arbeiteten mit unterschiedlichen Geräten und Betriebssystemen, die IT verbrachte einen grossen Teil ihrer Zeit mit Support und Troubleshooting.

Mit der Umstellung auf ein Mietmodell erfolgt der Gerätewechsel heute in regelmässigen Zyklen, Bestellungen laufen zentral über ein Portal, neue Geräte kommen vorkonfiguriert. Alte Hardware wird zurückgenommen und wieder aufbereitet.


Der IT-Leiter freut sich: «Früher war jeder Gerätekauf ein Drama. Heute haben wir mehr Standardisierung, bessere Planbarkeit und zufriedenere Mitarbeitende. Der CFO schätzt die Transparenz, die Nutzer die verlässliche Performance.»

Der entscheidende Vorteil: Die IT-Abteilung muss sich nicht mehr um den gesamten Geräte-Lifecycle kümmern und kann ihre Ressourcen stärker auf Innovation und Prozessverbesserung ausrichten.

So gelingt der Einstieg ins Mietmodell

Wer über Mieten nachdenkt, sollte strukturiert vorgehen:
1. Bedarf analysieren: Welche Nutzergruppen gibt es? Welche Geräte werden wirklich benötigt?
2. Standardisierung festlegen: Weniger Modelle = weniger Komplexität und tiefere Kosten.
3. Serviceumfang definieren: Austausch, Rollout, Support, Rücknahme – was soll integriert sein?
4. Partner auswählen: Transparente Verträge, Lifecycle-Management, klare Rückgaberegeln sind entscheidend.
5. Pilotprojekt starten: Erst eine Abteilung testen, Erfahrungen sammeln, dann skalieren.

Typische Stolperfallen: zu viele unterschiedliche Modelle, unklare Zuständigkeiten bei Rückgabe oder ungenaue Vertragsbedingungen. Hier zahlt es sich aus, mit einem erfahrenen Partner zu arbeiten, der nicht nur Geräte liefert, sondern den gesamten Prozess begleitet.


Ein weiterer Erfolgsfaktor: die frühzeitige Einbindung von Finanz- und HR-Abteilungen. Während die IT den technischen Nutzen sieht, betrachten CFOs die Kostenstruktur und HR die Mitarbeitendenzufriedenheit. Ein Mietmodell wirkt hier wie eine Brücke zwischen den Abteilungen – alle profitieren von mehr Planbarkeit und besseren Arbeitsplätzen.

Mieten zahlt sich doppelt aus

Kaufen war gestern – mieten ist für KMU die klügere IT-Strategie. Es geht nicht nur um eine Finanzierungsfrage, sondern um Flexibilität, Nutzerfreundlichkeit und Zukunftssicherheit.

Darum sollte das nächste IT-Projekt nicht nur unter dem Aspekt «Was kostet der Kauf?» geprüft werden, sondern auch hinsichtlich der Frage: «Welchen Mehrwert bringt mir ein nutzerzentriertes Mietmodell?»

Gerade für Schweizer KMU gilt: Wer jetzt auf Mieten setzt, verschafft sich nicht nur wirtschaftliche Vorteile, sondern positioniert sich auch als attraktiver Arbeitgeber mit moderner In­frastruktur und nachhaltigem Ansatz. Langfristig zahlt sich Mieten doppelt aus: Unternehmen gewinnen Planungssicherheit, Mitarbeitende moderne Arbeitsmittel und die Umwelt profitiert von Kreislaufwirtschaft. Gerade in der Schweiz, wo Fachkräftebindung und Reputation als Arbeitgeber entscheidend sind, wird das Mietmodell zum Wettbewerbsvorteil.