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Künstliche Intelligenz verteilt Belege automatisch

Künstliche Intelligenz verteilt Belege automatisch

Künstliche Intelligenz verteilt Belege automatisch

(Quelle: IOZ)
24. Januar 2023 - Die Oel-Pool AG und ihre Tochtergesellschaft Moveri AG betreiben zusammen über 700 Tankstellen in der Schweiz. In der Weiterverarbeitung von Belegen wie beispielsweise Treibstoffabrechnungen setzen die Unternehmen künstliche Intelligenz ein. Dadurch ersparen sie sich eine riesige Menge mühseliger Handarbeit.
Zum Tankstellennetz gehören die schweizweit bekannten Marken Ruedi Rüssel und Miniprix. Und seit Frühjahr 2022 auch rund 200 Tankstellen, die von BP übernommen wurden. Die Moveri AG kümmert sich um den Betrieb der Tankstellen, die Oel-Pool AG besorgt den Handel mit den Brenn- und Treibstoffen.

Hunderte Belege jede Woche
Das Belegsystem wird aktuell für die Belegverteilung an die rund 200 übernommenen BP-Tankstellen genutzt. Je nach Vertragskonstellation produziert das Operations-Team Treibstoffabrechnungen und/oder Fakturen für weitere Leistungen in Form von PDF-Dokumenten. Diese werden in einem zentralen Ordner gesammelt.

Anschliessend wird ein Workflow ausgelöst, mit dem automatisiert Informationen auf den Abrechnungen ausgelesen werden: die interne Kundennummer, die Rechnungsnummer, das Datum, der Betrag etc. So ist klar, welche Tankstelle welche Rechnung bekommen soll. Aus dem zentralen Ordner werden alle anstehenden Dokumente in unter einer Stunde in den persönlichen SharePoint-Bereich der jeweiligen Tankstelle verschoben. Hier kann dann der Adressat jederzeit über seine Belege verfügen.
Künstliche Intelligenz verteilt Belege automatisch
(Quelle: IOZ)
Das funktioniert, weil die Moveri AG/Oel-Pool AG und die definierten Tankstellen eine gemeinsame SharePoint Online-Plattform nutzen. Pro Woche werden so ungefähr 800 Belege automatisiert mittels der künstlichen Intelligenz verteilt.

KI als Standardwerkzeug aus der Microsoft Cloud

Der Workflow wurde mit «Microsoft Power Automate» erstellt, das KI-Modell stammt aus dem «AI-Builder». Beide Werkzeuge gehören der sogenannten «Power Platform» an. Bei der Realisierung wurden Moveri AG und Oel-Pool AG von der Surseer IOZ AG unterstützt. IOZ ist spezialisiert auf den Einsatz der Technologien Microsoft 365 und Power Platform.

Moveri AG und Oel-Pool AG beweisen in der Belegverteilung Pioniergeist, wie IOZ-Projektleiter Marcel Kurmann festhält: «Der Einsatz der Power Platform nimmt bei den Schweizer KMU immer stärker zu, dabei ist die Nutzung des AI-Builders aber noch selten anzutreffen».

Die automatische Belegverteilung an die zahlreichen Tankstellen ist ein sehr schönes Beispiel, welches die aktuell noch wenig verbreitete Anwendung des AI-Builders aus der Microsoft Power Platform anhand eines konkreten Praxisfalles aufzeigt.

Weitere Infos: www.ioz.ch

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