Automatisierte Governance in MS Teams

Zu den gängigen Office-Programmen hat sich durch die Pandemie und New Work ein neues Tool etabliert: Microsoft Teams. Durch das schnelle Tempo der Einführung wurde die Governance oft vernachlässigt. Das Resultat ist ein Kontrollverlust, der zu unkoordiniertem Wildwuchs führen kann. Ein Umstand, der nicht nur eine produktive Zusammenarbeit behindert, sondern auch ein Sicherheitsrisiko darstellt.

6. Oktober 2022

Die Einführung von Produktivitätstools wie Microsoft Teams sollte durchdacht mit Governance-Richtlinien erfolgen, damit die vereinfachte und erhöhte Kollaboration nicht mit einem gesteigerten Sicherheitsrisiko einhergeht. Der überstürzte Einsatz ohne klar definierte Richtlinien, Anleitungen und Durchsetzung kann auf ein Durcheinander an Accounts und Arbeitsbereichen hinauslaufen.

Das gegenteilige Extrem sollte aber auch vermieden werden. Übermässige Restriktionen können die Akzeptanz von MS Teams negativ beeinflussen, sodass die Vorteile in den Hintergrund rücken. Wenn die Bereitstellung eines neuen Teams ein langwieriger und komplizierter Prozess ist, werden die Mitarbeitenden diese nicht nutzen und sich selbst Abhilfe schaffen.

Gefährlicher Wildwuchs
Die entstandene Unübersichtlichkeit ist einerseits ein Problem für die reibungslose Zusammenarbeit im Unternehmen. Durch das Fehlen eines Lifecycle-Managements bei Kollaborationstools wie MS Teams entsteht – ohne sich dessen bewusst zu sein – ein Berg von in Vergessenheit geratenen Teams und externen Gästen. Externe Accounts und Schwierigkeiten bei der Identifizierung unbekannter öffentlich freigegebener Inhalte, können zu Datenlecks führen, wenn diese nicht konform archiviert oder die Zugänge deaktiviert werden. In einer zunehmend vernetzten Welt betrifft dieses Problem das gesamte Microsoft-Ökosystem.

«Teamarin» automatisiert das Provisioning
Die Applikation «Teamarin» wurde von der uniQconsulting ag für MS Teams entwickelt, um die Arbeitsumgebung der Mitarbeitenden intuitiv zu gestalten, Kollaboration einfach zu ermöglichen und trotzdem die Sicherheitsaspekte in den Fokus zu rücken. Die Provisioning- und Lifecycle-Lösung gewährleistet richtlinienkonforme Templates, um die Konformität, Compliance und Sicherheit individuell sicherzustellen. Der automatisierte Prozess unterstützt selbstorgani-sierte Arbeitsmodelle mit maximaler IT-Sicherheit: Mitarbeitende können selbst Teams und Channels erstellen, Daten sicher teilen und Gäste einladen, ohne ausgebremst zu werden. Zudem wird auch die Archivierung geregelt, indem relevante Inhalte gesichert und archiviert so-wie die Zugriffsrechte von Gästen automatisiert bereinigt werden.

uniQconsulting hat in ihrer Kompetenzmarke für Microsoft Teams Applikationen einen Nachhaltigkeitsgedanken in das Namens- und Visualkonzept integriert. Die 1964 von der Internationalen Union für Naturschutz (IUCN) erstellte Rote Liste der bedrohten Arten ist ein wichtiger Indikator für den Zustand der biologischen Vielfalt in der Welt. Sämtliche von uniQconsulting entwickelten Software-Lösungen tragen entsprechend ihrer Funktionalität eine Namensvariation eines dieser bedrohten Tierarten. Der Name für die Microsoft Teams Provisioning Lösung orientiert sich am «Golden Headed Tamarin». Das Goldkopflöwenäffchen lebt mit seiner löwenartigen Mähne im brasilianischen Staat Minas Gerais und ist stark bedroht. uniQconsulting spendet zwei Prozent jeder Subscription-Gebühr an eine Organisation, welche sich für den Tier- und Artenschutz einsetzt.