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Das Thema QR-Rechnung kann nicht einfach ausgesessen werden

(Quelle: Ricoh)

Das Thema QR-Rechnung kann nicht einfach ausgesessen werden

(Quelle: Ricoh)
21. Juni 2022 - Haben Sie die QR-Rechnung in Ihrer Firma schon eingeführt? Falls nicht, handeln Sie jetzt! Stellen Sie sich vor, die von Ihrem Unternehmen erstellten Rechnungen können nicht mehr bezahlt werden. Das ist kein unrealistisches Szenario, sondern wird auf Sie zukommen, falls Sie die QR-Rechnung noch nicht eingeführt haben.
Zur Erinnerung: Nach einer zweijährigen Übergangszeit werden die in der Schweiz teilweise noch verwendeten Einzahlungsscheine am 30.09.2022 endgültig abgeschafft und durch einen einheitlichen Zahlungsteil mit dem sogenannten Swiss QR-Code ersetzt. Zur einfachen Unterscheidung enthält dieser zweidimensionale Barcode in der Mitte ein Schweizer Kreuz, der ihn eindeutig zu anderen QR-Codes abgrenzt. Alle zahlungsrelevanten Daten sind im Swiss QR-Code enthalten und können präzise ausgelesen werden.

Vielleicht hatten Sie bisher das Gefühl, dass dem Stichtag zur Abschaffung der bisherigen Einzahlungsscheine am 30. September 2022 möglicherweise eine weitere Karenzzeit folgen würde. Dem ist jedoch nicht so. Die Banken machen ernst und schalten das System der ESR-Teilnehmernummern quasi am 1. Oktober 2022 ab. Sind Sie sich daher der Konsequenz bewusst, dass Ihre Kunden nach dem 30. September 2022 keine Ihrer Rechnungen mit ESR/ES-Einzahlungsscheinen mehr bezahlen können? Sie müssen also den Tag der letztmaligen Nutzung von alten Einzahlungsscheinen so wählen, dass der Ausführungstag der Zahlung vor dem 1. Oktober 2022 liegt.

Ein Beispiel: Sie gewähren Ihren Rechnungsempfängern 30 Tage Zahlungsziel. Dann sollten Sie die letzte Rechnung mit ESR/ES-Einzahlungsschein spätestens am 31. August versendet haben. Dies würde allerdings nur unter der Voraussetzung gelten, dass sämtliche Rechnungsempfänger die Zahlung fristgerecht vornehmen. Ab 1. Oktober 2022 werden solche Zahlungen nicht mehr von den Banken verarbeitet. Sie müssten dann für jede noch ausstehende Zahlung einen alternativen Zahlungsweg mit dem jeweiligen Rechnungsempfänger vereinbaren. In Ihrer Debitorenbuchhaltung würde dadurch ein Mehraufwand entstehen.

Die Implementierung der QR-Rechnung kann umfangreiche Anpassungen der IT-Umgebung nach sich ziehen. Unternehmen müssen unbedingt auch die Aufmerksamkeit auf ihren Datenhaushalt richten. Die für den neuen QR-Zahlteil benötigten Daten müssen in passender Form in der Datenbank bereitstehen. Wenn die bisherige ESR-Referenz zum Zahlungsabgleich weiterhin verwendet werden soll, gilt es wichtige Details zu beachten, damit die Zahlungen auch künftig auf das richtige Zielkonto überwiesen werden. Diese Art der Referenz wird nur noch in Kombination mit einer speziellen QR-IBAN möglich sein, die bei der Hausbank zu beantragen ist.
(Quelle: Ricoh)
Steht ein Update Ihres Rechnungsmoduls zur Verfügung und können Sie dieses Update zeitnah einspielen? Falls nicht, existieren alternative Möglichkeiten für die Erzeugung der QR-Zahlteile.

Sprechen Sie uns an! Wir zeigen Ihnen die Möglichkeiten auf.

Unser Product Manager Office Software & Office Services, Philipp Konietzny, steht Ihnen unter product-management@ricoh.ch gerne zur Verfügung.

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