Arbeitsplätze in Teams reservieren

Unter der Last des New Normal im Arbeitsalltag – dem Pandemie-erzwungenen Home Office und den damit ungenutzten betrieblichen Büroflächen – beschäftigen sich Unternehmen mit der Frage, wie die neue Normalität sich letztlich einpendeln soll. Bleiben alle Arbeitsplätze bestehen, auch wenn sie nur einen oder zwei Tage pro Woche besetzt sind? Könnten mit neuen Workplace-Modellen nicht massiv Kosten eingespart werden? Und wollen meine Arbeitskräfte überhaupt noch ins Büro kommen, wenn der Sars-V2-Spuk endlich mal zu Ende ist?

Ein Trend, der schon länger Einzug hielt und mit der Pandemie eine neue Relevanz gefunden hat, ist der des flexiblen Arbeitsplatzes, auch Desk Sharing oder Dynamic Working genannt. Die Mitarbeiter haben also keinen fixen Arbeitsplatz mehr im Betrieb, sondern suchen sich diesen – im Prinzip jeden Tag von neuem – selbst aus. Technologisch wird dies meist umgesetzt, indem vom Unternehmen Schreibtische mit Bildschirmen, Eingabegeräten und Docking Stations gestellt werden. Die Mitarbeiter klicken nur noch ihren Laptop ins Dock und der Arbeitstag kann beginnen. Für die Mitarbeiter heisst das: Keine persönlichen Ferien- und Haustierfotos mehr an die Wand kleistern, keine physische Dokumentenablage mit den eigenen Notizen mehr auf dem Schreibtisch lagern, keine Kaffeetassen bis morgen früh stehen lassen. Für den Arbeitgeber heisst das vor allem: Büroflächen und damit Kosten sparen.

Auf diesen Seiten widmen wir uns einer der technologischen Herausforderungen dieses Szenarios, der Arbeitsplatzverwaltung. Ti&m, ein Schweizer Spezialist für Digitalisierung und Software­entwicklung, hat mit Ti&m Places eine Teams-App lanciert, die den Prozess der Arbeitsplatzreservation benutzerfreundlich abbilden soll. «Swiss IT Magazine» hat sich die Lösung im eigenen Büro eingerichtet und selbst getestet.

Ti&m Places ist als vollständig in Microsoft Teams integrierte App konzipiert. Das Produkt soll es Benutzern ermöglichen, sich mit nur zwei Klicks einen Tages-Arbeitsplatz im Büro zu buchen. Gleichwohl will Ti&m Places auch für die Admins zugänglich sein – als reine SaaS-Lösung sollen die Kunden die App selbst im Store finden und ganz ohne Hilfe einrichten können.

Tatsächlich ist die Installation grösstenteils ein Kinderspiel: Im integrierten App-Store von Teams ist Ti&m Places sofort zu finden, mit einem Klick kann es Teams hinzugefügt werden, was eine zweimonatige Testphase einläutet, in der die Nutzung kostenlos ist. Im Anschluss werden pro Monat und Nutzer dann 2.50 Franken fällig. Die einzige Voraussetzung für die Einrichtung sind Admin-Rechte für den betreffenden Unternehmens-Account von Microsoft 365. Nutzer können die App ebenfalls selbst manuell aus dem Store beziehen, alternativ kann sie aber auch von Admin-Seite her in wenigen Minuten für die ganze Unternehmensumgebung freigegeben und installiert werden. Die Lizenzen werden den Nutzern dabei aus einem zentralen Lizenzpool automatisch zugeteilt.

Auch die Einrichtung der Büroräumlichkeiten findet gänzlich in Teams selbst statt. Das Unternehmen wird dabei in verschiedene Ebenen unterteilt: Es gibt (gegebenenfalls mehrere) Bürogebäude, darin gibt es Stöcke, in den Stöcken dann Spaces (Bereiche) und darin schlussendlich die Arbeitsplätze. All das wird über eine nutzerfreundliche und einfach zu bedienende Oberfläche eingerichtet. Wer sich hier vom Setup Wizard und seiner eigenen Intuition leiten lässt, sollte die Einrichtung problemlos schaffen, ohne Hilfe in Anspruch nehmen zu müssen. Im Test hat das soweit einwandfrei funktioniert. Als einzige minimale Hürde sei hier die Verknüpfung mit Azure-Active- Directory-Gruppen (AAD Groups) aufgeführt, mit denen die Rechte für Admins und Location Admins (letztere können nur die Konfigurationen der Räumlichkeiten ändern) geregelt werden. Wer selbst AAD-Zugang oder einen kompetenten Kontakt im IT-Engineering hat, sollte aber auch hier keine Probleme vorfinden – es müssen lediglich zwei neue AAD-Gruppen erstellt, diese in Places validiert und die Admins in AAD den Gruppen zugeteilt werden.

Die ganze Einrichtung ist wie erwähnt sehr intuitiv gehalten. So lassen sich beim Setup für die Stockwerke etwa Pläne des Büros als Bilddatei importieren, was die Definition der Spaces greifbar und einfach macht. Innerhalb der Spaces wiederum können mit einzelnen Klicks dann Arbeitsplätze geschaffen werden und wenn man auf eine Arbeitsplatz-Bubble klickt, gelangt man zum Inventar-Management der Arbeitsstation, wo das am Platz verfügbare Equipment aufgeführt werden kann.

Bei der visuellen Gestaltung der Stockwerkpläne gibt es gar etwas kreativen Spielraum: Mit einem hübsch gestalteten Plan aus der Grafikabteilung statt den Architekturplänen sieht die Oberfläche gleich nochmal etwas besser aus, was die Nutzerschaft weiter erfreuen wird.