Fallbeispiel: Finanzbuchhaltung digitalisiert und ausgelagert

«Walk the talk» – aus diesem Grund hat sich das Unternehmen Project Competence vor rund zwei Jahren zu einem umfassenden Digitalisierungsprojekt entschieden. Hintergrund war die neue strategische Ausrichtung der Firma, die zuvor rund 18 Jahre im Bereich Projektleitung rund um Change-P­rojekte tätig war, in Richtung Digitalisierungsberatung und Digitalisierungsprojektleitung. «Wir haben in einem Projekt, das wir damals umgesetzt haben, das Potenzial der Digitalisierung bezüglich Kosteneinsparungen und Fokussierung auf die Bereiche eines Unternehmens, die Wertschöpfung generieren, erkannt», erzählt CEO und Firmengründer Markus Mühlemann. «Dieses Projekt hat uns förmlich die Augen geöffnet und wir haben uns entschieden, dass wir das Potenzial der Digitalisierung mit unserem Erfahrungsrucksack aus den Change-Projekten, die wir in all den Jahren umgesetzt haben, auch anderen Unternehmen und insbesondere Schweizer KMU zugänglich machen wollen.»

Dazu war es aber nötig, dass Project Competence sich zuerst selbst komplett digitalisiert – eben: «Walk the talk», Gesagtes soll auch umgesetzt werden. «Denn man kann keine Digitalisierungs-Strategie anbieten, ohne zuerst das eigene Unternehmen konsequent digitalisiert zu haben», ist Markus Mühlemann überzeugt.

Den Start in die eigene Digitalisierung bildete bei Project Competence der Bereich Collaboration und Modern Workplace. Im Zuge dessen wurde die vorhandene On-Premise-Office-Umgebung durch eine Office-Cloud-Umgebung von Microsoft abgelöst – inklusive Azure-Sicherheits- und Authentifizierungsumgebung. «Denn», so Mühlemann, «erst wenn man eine durchgängig sichere Workplace- und Kollaborationsumgebung aufgebaut hat, hat man die Basis geschaffen, um weitere Bereiche des Unternehmens zu digitalisieren.»

Nach der Digitalisierung im Bereich Marketing, wo die Wahl auf die All-in-One-Plattform Hubspot fiel, folgte als nächster Schritt die Digitalisierung der Finanz- und Treuhandleistungen. Hier war die Ausgangslage bei Projektstart so, dass man Sage 50 einsetzte und mit demselben Treuhandunternehmen arbeitete wie heute. Gewisse Leistungen wurden damals inhouse erbracht, andere – «zunehmend mehr» – dediziert beim Treuhänder. «Dies allein sorgte bereits für viele Schnittstellen», so Mühlemann. Ausserdem seien unzählige manuelle Interaktionen notwendig gewesen, beispielsweise deshalb, weil Leads in der «alten Welt» in Excel qualifiziert wurden, Angebote und Verträge in Word geschrieben werden mussten, um die Daten dann in einen sogenannten Invoice-Master zu überführen, damit die Leistungen in Rechnung gestellt werden konnten. Kamen zusätzlich noch Leistungen von Subunternehmen, die auf ein Projekt erfasst werden mussten, oder ein Kreditoren- und Debitoren-Management hinzu, stieg der Aufwand weiter. «Unser Ziel war es nun, Daten über ein einheitliches Portal nur einmal erfassen zu müssen, dabei eine Verknüpfung von Marketing und Sales sowie Finanzen zu erreichen und all das über Dashboards auswerten zu können», erklärt Markus Mühlemann. Und: «Wir wollten das alles komplett an den Treuhänder ausgelagert haben – sprich wir wollten weder mit der IT noch mit sämtlichen Treuhandleistungen etwas zu tun haben.»

Ausserdem, fügt der Firmengründer an, habe man die Anforderung gestellt, dass sich das Projekt nach einem bis maximal zwei Jahren auch finanziell rechnet. Diese Payback-Anforderung habe letztlich auch zum Full Outsourcing geführt, denn nur so sei das ganze preislich machbar gewesen, ergänzt Mühlemann. Denn dank den aufgeteilten Kosten für die User-Lizenzen zwischen Project Competence (für die Projektverwaltung, Leistungs- und Spesenerfassung über das Mitarbeiter-Portal) und dem Treuhänder (Buchhaltung, Lohnwesen und als Backup für die Projektverwaltung und Fakturierung) seien diese für das Beratungsunternehmen auch tragbar.