Auf dem Weg zur automatisierten Buchhaltung

In der Studie Digital Switzerland aus dem Jahr 2018 bezeichneten sich noch 85 Prozent der Schweizer KMU als digitale Dinosaurier. Zwischenzeitlich hat sich bezüglich Digitalisierung auf staatlicher Ebene und im Zuge der Harmonisierung des Zahlungsverkehrs nach ISO-20022-Standard im Finanzwesen einiges getan. Gleichzeitig haben der letztjährige Lockdown und das monatelange Home Office die KMU sensibilisiert und vielerorts einen digitalen Umbruch ausgelöst.

Das grösste Potenzial zur Digitalisierung besteht aufgrund des hohen Standardisierungsgrades der Tätigkeiten im Finanz- und Rechnungswesen. Nachdem vielerorts die Ordner langsam aus den Regalen verschwinden und die Kunden- und Finanzdaten elektronisch erfasst sind, gilt der nächste Schritt der Digitalisierung der Prozesse und der Gestaltung automatisierter Workflows. Das bedeutet, dass statt durch die manuell gesteuerte Eingabe, die Software in der Lage ist, definierte Abläufe ganz oder teilweise selbstständig zu erledigen. Moderne Buchhaltungssysteme bieten heute die Voraussetzung, um das Zahlungswesen weitgehend zu automatisieren, den Daten- und Informationsaustausch mit den Behörden elektronisch zu regeln und unternehmerische Entscheidungen schnell und sicher basierend auf aktuellen Daten und Zahlen zu treffen. Doch was braucht es dafür?

Die Grundlage bildet eine Buchhaltungssoftware, die als Teil eines ERP-Systems eingesetzt oder an eine Branchen- oder Drittlösung angebunden wird. Das Herzstück ist eine vollständig in die Geschäftsprozesse integrierte Finanzbuchhaltung, wodurch alle finanzrelevanten Mutationen automatisch als Buchung übernommen werden. Ergänzend zur Fibu benötigt es eine Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung und je nach Mitarbeiterzahl eine Lohnbuchhaltung sowie die elektronische Anbindung zur Bank. Zeitgemässe ERP-Softwarehersteller stellen heute für eine Mehrheit der Schweizer Finanzinstitute eine Schnittstelle zur Verfügung, über die direkt aus der Finanzbuchhaltung auf das E-Banking zugegriffen werden kann. Dadurch können Datenaustausch und Transaktionen automatisiert geregelt werden.