Sweet Accounting
Quelle: Ezycount

Start-up Ezycount

Sweet Accounting

Das Cloud-basierte Buchhaltungs-Tool Ezycount aus Sion wurde speziell für die Bedürfnisse von Kleinunternehmen entwickelt. Mit künstlicher Intelligenz und dem Anschluss an die Blockchain plant das Jungunternehmen nun den nächsten Schritt in die Zukunft.
1. Dezember 2018

     

"Ezycount wurde mit viel Schweizer Schokolade hergestellt" liest man auf der Seite des Cloud-­Buchhaltungstools Ezycount von Supervx. CEO Vivien Fuhrer erklärt im Gespräch, dass sich das Süsse und Liebevolle der Kakaosünde auch in der Firma wiederspiegelt: "Die Schoggi ist süss und zeigt eine wichtige Seite unserer Firma: Es ist uns sehr wichtig freundlich zu sein und unseren oft kleinen, selbstständigen Kunden persönlich zu helfen. Viele kleine Unternehmer bitten bei kleineren IT-Aufgaben unseren Support um Hilfe, die wir dann oft nicht einmal verrechnen." Als IT-Experte sei das schliesslich kein Problem und nehme nur wenig Zeit in Anspruch, so Fuhrer weiter. Ezycount habe "ein Schoggi-Image", wie er schmunzelnd abschliesst.

Warum ein weiteres Buchhaltungstool?

Kurz zusammengefasst ist Ezycount eine Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen, die über keinerlei Finanzexpertise verfügen. Das Tool ist cloud-basiert und kann mit einem beliebigen Browser genutzt werden. Eine Online-Recherche nach Buchhaltungstools für Kleinunternehmen stimmt den Suchenden aufgrund der beachtlichen Menge an Produkten im ersten Moment jedoch etwas kritisch. Der Markt bietet, besonders im KMU-Bereich, eine Vielzahl von cloud-basierten Buchhaltungsassistenten in allen möglichen Preisklassen. Fuhrer erklärt sogleich, an wen man sich mit Ezycount konkret wendet: "Es gibt im Markt für Buchhaltungsanwendungen drei Typen von Software: Zum einen sind da etwa Oracle oder Abacus, die für riesige Firmen funktionieren. Die zweite Klasse umfasst die typischen KMU-Produkte wie etwa Bexio. Das sind super Produkte für KMU und funktionieren am besten, wenn man erfahrenere Benutzer in der Firma hat, etwa ein Sekretariat oder eine Buchhaltungsabteilung. Am unteren Ende des Spektrums, für Einzel- und Kleinfirmen ohne Finanzexpertise, gibt es schliesslich nur noch Excel, Banana und eben Ezycount." Die Herausforderungen in diesem Markt betreffend Benutzerführung sind es, was Ezycount als Lösung ausmacht. Fuhrer: "Wir arbeiten hier mit Benutzern, welche die Anwendung etwa einmal im Monat nutzen. In der Realität heisst das aber meistens, dass nur alle drei Monate damit gearbeitet wird." Die resultierende Herausforderung besteht also darin, dass die Benutzer in dieser Zeit vieles schon wieder vergessen haben. Die Oberfläche und der Funktionsumfang müssen stark reduziert sein, damit diese sporadische Nutzung für die Kleinfirmen überhaupt möglich ist. Für die notwendige Simplizität geht man auch Kompromisse ein, die Fuhrer offen kommuniziert: Ohne einen Treuhänder, der sich zum Ende des Geschäftsjahres um den Abschluss kümmert, geht es nicht. Doch durch die höhere Datenqualität und tiefere Fehlerquote verglichen mit den üblichen Excel-Listen, spare neben dem Unternehmer auch der Treuhänder Zeit. Mit einem einzigen eingesparten Stundensatz des Treuhänders beim Abschluss wäre denn auch die Lizenz gleich bezahlt: Die Vollversion von Ezycount kostet 200 Franken pro Jahr, die abgespeckte Variante zur einfachen Rechnungsstellung und Zeiterfassung namens Ezyrechnung gibt es schon für die Hälfte oder, mit etwas integrierter Eigenwerbung von Ezycount, sogar kostenlos. Ezycount hat also nicht den Anspruch, die gesamte Buchhaltung für den Benutzer machen zu können, aber ihm viel der Arbeitslast abzunehmen und die Zusammenarbeit mit dem Treuhänder einfacher, kostengünstiger und sicherer zu machen. "Das spart alles Geld, alleine schon, weil die Informationen, die zum Treuhänder gelangen, weniger Fehler haben. Dadurch ist dieser schneller und alle haben weniger Ärger", führt Fuhrer aus. "Das ist auch im Kontext einer Steuerkontrolle interessant: Wenn das Steueramt zur Kontrolle kommt und die Buchhaltung auf Excel gemacht wird, kontrolliert die Prüfung als erstes, ob das Excel-File selbst keine Fehler beinhaltet." Fehlerquellen wie diese können mit der Nutzung eines Accounting-Werkzeuges von Beginn an vermieden werden.

Unlimitierte Buchungen pro Stunde

Das Produkt definierte sich über eine einfache Benutzerführung und den Fokus auf essentielle tägliche Aufgaben. Schneller Zugriff über den Browser, einfache Kollaboration und sichere Datenübertragung zum Treuhänder sowie das Eliminieren von Fehlerquellen sind elementare Themen, um die nicht affine Zielgruppe bedienen zu können. Dies soll kleinsten Unternehmen einen professionellen Auftritt nach aussen ermöglichen, und die Unternehmer bei der oft unbeliebten Finanzarbeit entlasten. Im Abopreis enthalten ist auch der kostenlose Support, die Initialschulung mit einem Ezycount-Treuhänder sowie Zugang zu den Events von Ezycount, in denen Fragen über die Buchhaltung beantwortet und konkrete Probleme bearbeitet werden können, um die unerfahrenen Kunden weiter zu unterstützen.

Ezycount, so Fuhrer, löse für die Nutzer die klassische Rolle des Sekretariats, also in der Regel jemanden mit einer KV- oder Sachbearbeiterausbildung, ab. Der generelle Trend bei Treuhändern sei ohnehin, dass das Sammeln der Daten immer häufiger automatisiert werde, damit der Fokus bei der Kundenbetreuung auf die Beratung und anderen Hilfestellungen gelegt werden kann.


Diese Aufgabe ist auch messbar, wie er weiter ausführt: "Die Prozesseffizienz lässt sich anhand der Anzahl Buchungen, die pro Stunde abgehandelt werden können, messen. Bei manuellen Buchungen in Excel-Listen sprechen wir von 20 bis 30 Buchungen pro Stunde, ein Treuhänder auf einem herkömmlichen System kommt auf 60 bis 100. Auf Ezycount schaffen normale Anwender mit etwas Erfahrung bis zu 200 Buchungen pro Stunde. Hier sieht man gut, wie wichtig das Design der Prozesse und des User Interface wirklich ist. Das erklärte Ziel ist aber eine unlimitierte Zahl von Buchungen." Erreichen will das Ezycount mit der Implementierung einer künstlichen Intelligenz (KI), welche letztlich den gesamten Prozess der Datenerfassung übernehmen soll.

Das Buchungssystem wird intelligent

Damit spricht Fuhrer sogleich vom nächsten grossen Schritt, der mit Ezycount genommen werden soll: Der Implementierung einer KI zur Erfassung aller Daten, für eine unlimitierte, weil automatisierte, Anzahl an Buchungen pro Stunde. "Es gibt immer mehr Schnittstellen, bei denen wir in elektronischer Form an die Belege kommen", erklärt Fuhrer und führt aus: "Wenn Sie mit einer Maestro-Karte bei Media Markt einen Artikel kaufen, kann man das auf dem Bankauszug nachvollziehen. Sie haben da ein IT-Produkt gekauft und die Mehrwertsteuer dafür bezahlt. Es braucht gar keinen Beleg, um das zu buchen. Das ist rechtlich theoretisch an der Grenze, aber in der Praxis haben wir mit der Angabe der Bank eine vertrauenswürdige Quelle, welche auch vor der Steuerbehörde glaubhaft ist." Zwar gäbe es noch immer Fälle, etwa wenn etwas bar bezahlt werde, bei denen eine manuelle Verarbeitung unumgänglich ist, Fuhrer rechnet aber damit, dass die meisten Informationen über Zahlungen in der Zukunft elektronisch verfügbar sein werden.


Für die Umsetzung der KI-Integration läuft bei Ezycount derzeit der Ezycount Token Sale, eine Finanzierungsrunde, mit der Fuhrer zwei Millionen Franken für die Entwicklung des Systems sammeln will. Die Runde dauert bis ins erste Quartal 2019, mehr Informationen darüber können auf der Website von Ezycount eingesehen werden. Bis in zwei Jahren soll die automatisierte Lösung implementiert sein. "Die Buchungen werden sehr bald schon zu 60 bis 70 Prozent automatisiert sein. Die schwerer zu implementierenden Prozesse folgen dann nach und nach."

Die AI-gesteuerte Automatisierung der Buchungserfassung liess sich Ezycount übrigens patentieren. "Ich denke, dass wir die einzige Lösung für unsere Zielgruppe sind, die so gezielt automatisiert. Falls jemand anderes das auch machen wollte, bin ich gespannt, wie sie um unser Patent herumkommen."

Als weiterer Schritt im Ezycount-Upgrade-Plan der nächsten Jahre soll das System auf die Blockchain gehen. Vorerst ist das noch Zukunftsmusik, Fuhrer vermutet jedoch, dass die Blockchain in der Zukunft die rechtlich zwingende Basis für den Finanzverkehr sein wird. "Das wird jedoch stark abhängig von den Steuerbehörden. Wir gehen davon aus, dass die Behörden in den nächsten fünf bis zehn Jahren einfordern werden, dass Informationen aus Buchhaltungssystemen auf der Blockchain liegen. Die Blockchain ist ein fantastisches Tool für die Steuerautomatisierung und die Prävention von Steuerkriminalität und Korruption."

Not ist die Mutter des Fortschritts

Hinter der Firma, die an zwei Standorten in Sion und Bern mittlerweile elf Mitarbeiter beschäftigt, steht neben Vivien Fuhrer dessen Ehefrau Barbara Fuhrer. Aus deren Umfeld kam auch der Impuls für die Entwicklung des Produktes: Ihr Vater reparierte und verkaufte in der eigenen Garage Motocross-Motorräder und wurde damit mehrwertsteuerpflichtig. Als ihm 2012 bei einem Einbruch der Laptop gestohlen wurde, kamen damit alle Buchungen abhanden, die Buchhaltung aus zehn Monaten war futsch. Es gab keine sichere Alternative, die für den Vater benutzerfreundlich und bezahlbar gewesen wäre, weshalb Fuhrer für ihn ein rudimentäres Online-System entwickelte. Durch Mund-zu-Mund-Propaganda entwickelte sich die Nachfrage nach der Lösung organisch, 2015 gingen Barbara und Vivien Fuhrer mit der Lösung schliesslich offiziell auf den Markt. Finanziert wurde die erste Version der Software mit Hilfe von Investorengeldern.


Es bleibt, besonders angesichts der Prognosen von Fuhrer und dem weiteren Vorgehen in der Entwicklung von Ezycount, spannend. Wenn sich Fuhrers Vorhersagen betreffend Blockchain bestätigen, könnte Ezycount ein kleiner Vorreiter der Accounting-Systeme der Zukunft werden. Wie viel Schokolade bis dahin noch dran glauben muss, ist unbekannt. (win)



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