Adieu Brief und Fax

Adieu Brief und Fax

1. März 2013 - Von Jakob Wössner und Simon Zeiss

Der elektronische Datenaustausch (Electronic Data Interchange, EDI) kann auch bei KMU den Aufwand erheblich reduzieren oder die enge Zusammenarbeit von Geschäftspartnern erst ermöglichen. Je nach Situation kommen verschiedene EDI-Varianten in Frage.
Artikel erschienen in IT Magazine 2013/03
(Quelle: iStock Photo)
Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen – im unternehmerischen Alltag ist der Austausch von Dokumenten mit Kunden und Lieferanten seit eh und je eine Routineaufgabe. Aufgrund der häufig sehr hohen Anzahl von Vorgängen kann diese auch bei KMU schnell mit einem hohen Aufwand verbunden sein. So sind 500 Bestellungen pro Monat keine Seltenheit. Und diese ziehen zwangsläufig die anderen Nachrichten-Typen – Bestellbestätigung, Lieferschein und Rechnung – nach sich. Geht man von einer durchschnittlichen Bearbeitungszeit pro Brief- oder Fax-Beleg von fünf Minuten aus, so fallen pro Monat allein für die manuelle Dateneingabe oder Daten­erstellung etwa 160 Stunden an. Daher lohnt es sich unter bestimmten Umständen, den Datenaustausch zu automatisieren und elektronisch abzuwickeln. Voraussetzung dafür ist ein EDI-System (Electronic Data Interchange). Sind bei Unternehmen zudem die Geschäftsprozesse – vor allem im Logistik- und Produktionsumfeld – unternehmensübergreifend aufgebaut und erfordern eine enge und sehr unmittelbare Zusammenarbeit, steigt die Zahl der auszutauschenden Dokumente weiter. Das beginnt bei den Liefer- und Feinabrufen im Just-in-Time- und Just-in-Sequence-Umfeld und endet bei der Abstimmung mit Lager- und Transportdienstleistern. Ohne eine Automatisierung geht es dann kaum noch.


Lohnt sich das?

Vor einer Einführung sollte man zunächst prüfen, ob sich ein EDI-System für das eigene Unternehmen tatsächlich lohnt. Dazu ist es erforderlich, sämtliche Austauschvorgänge zu erfassen, den Aufwand zu bewerten und daraus die Kosten zu errechnen. Im Anschluss daran muss geklärt werden, wie viele und welche Vorgänge sich tatsächlich automatisieren lassen. Das hängt neben rechtlichen Aspekten auch davon ab, welche technischen Voraussetzungen die Geschäftspartner – also die Kunden und die Lieferanten – vorhalten müssen, ob sie bereits entsprechend ausgestattet sind und ob sie sich auf den elektronischen Datenaustausch einlassen. Zuletzt ist auch ein kritischer Blick auf die eigene Systemlandschaft und das im Unternehmen vorhandenen Know-how erforderlich, das Voraussetzung für den elektronischen Datenaustausch ist.
Eine Reihe von Leitfragen kann dabei helfen, sich einen ersten Überblick zu verschaffen:
- Wie hoch ist unser gesamtes Belegvolumen?
- Welche Geschäftsprozesse wickeln wir mit welchen Partnern ab?
- In welchen Regionen der Welt befinden sich die Unternehmen, mit denen wir Geschäftsdokumente austauschen?
- Welche nationalen oder internationalen Standards müssen beim Austausch eingehalten werden?
- Wie komplex ist die eigene Systemlandschaft?
- Welche internen Schnittstellen bestehen bereits?
- Wie ausgeprägt ist das spezifische EDI-Know-how im eigenen Unternehmen?
- Kann der erforderliche Support gewährleistet werden?
 
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